Share
E-post overbelastning har nådd epidemienivå. Bedrifter er bogged ned via e-post, og den konstante strømmen av nye e-postprogrammer til personlig bruk understreker bare hvor irriterende de fleste av oss finner epost.
Heldigvis er dette ikke en krise uten en løsning. Mens andre selskaper har tilbudt kreative (og, noen ganger ikke-så-kreative) kommunikasjonsverktøy som en del av løsningen på dette problemet, tok Asana en mye bredere tilnærming til å løse e-postproblemet på arbeidsplassen. Ved å fokusere på sentralisering av kommunikasjon og en rekke andre prosjektledelsesfunksjoner i deres nettbaserte applikasjon, har Asana effektivt gjort det mulig å jobbe produktivt med andre mennesker eksternt, uten å bruke e-post og uten å stole på flere andre teknologier eller plattformer. Og det fungerer.
Pakket pent i et rent formatert brukergrensesnitt, kan Asana-appen på overflaten synes å være altfor forenklet. Sannheten er, det er et ekstremt kraftig verktøy uten mangel på tidsbesparende brukervennlighet, tips og triks. Og mens teamet i Asana har gjort en god jobb med sine videofiler, vil denne artikkelen sette alt sammen for den nye brukeren. Jeg vil utforske noen av de grunnleggende som vil gi deg raskere, slik at du og teamet ditt kan få hodene dine ut av den svimlende e-vortexen raskere enn senere.
Asana er helt gratis for lag med 15 medlemmer eller mindre. For grupper som er større enn 15 medlemmer, kan du velge en pakke som passer til laget ditt, som begynner på $ 50 / month. Det går ut til rundt $ 3 / måned / bruker, avhengig av lagstørrelsen din, som er veldig rimelig i forhold til konkurrentene.
Nå, la oss dykke inn i Asanas flotte funksjoner som vil holde teamet ditt borte fra e-post.
Som en del av registreringsprosessen vil Asana i hovedsak skape ditt første arbeidsområde for deg. Arbeidsområdet er visning på høyeste nivå, eller toppen av prosjektledertrakten, og derfor er den vanligvis utpekt som organisasjon eller firmanavn. Som du ser snart, er det plass til andre brede betegnelser under arbeidsområdet paraply.
For mindre lag er det nok et arbeidsområde som er alt du trenger, men flere arbeidsområder kan opprettes for individuell bruk eller deles med andre lag.
Det viktigste trinnet i forberedelsen av skiftet ditt fra e-post (eller et annet prosjektstyringssystem) til Asana-appen krever litt planlegging på slutten med hensyn til brukskonvensjoner. For eksempel:
Disse svarene hjelper deg med å segmentere lagene dine på en effektiv måte. Helt enkelt kan lag i Asana tenkes på samme måte som de ville være på arbeidsplassen din - som grupperinger av enkeltpersoner som jobber sammen på et bestemt prosjekt eller prosjekter (Et gjentakende tema med Asana: Lett å bruke, lett å forstå).
Riktig teamsegmentering vil tjene til å redusere mange av de frivoløse frem og tilbake e-postmeldinger som ofte er et resultat av feilkommunikasjon og / eller feilinformasjon.
Det kan være nyttig å zoome ut og vurdere Asana-arbeidsflyten (eller trakten) for å organisere teamets planlegging. I hovedsak ser denne arbeidsflyten ut som dette:
Arbeidsområder -> Prosjekter -> Oppgaver -> Deloppgaver
Riktig planlegging er den mest effektive måten å straks fase e-post ut av prosjektledelsen din i stor grad. Og integrering av Asana arbeidsflytteori i høyt nivå tenkning bør bidra til å sikre synergier mellom dine white-boarding-sesjoner og erfaringen i appen din i teamet ditt.
Siden vi allerede har rørt på arbeidsområder, hopper vi til en kort oversikt over de gjenværende trinnene i trakten.
Et prosjekt er hva det er - ingen triks her. Hvis et arbeidsområde er 30.000 fotutsikten i Asana, er et prosjekt 10.000 fot visning (gi eller ta noen tusen meter).
Det er viktig å merke seg at et prosjekt kan eller ikke har et endelig sluttpunkt. Med andre ord, noen prosjekter kan og vil være kontinuerlig innsats, mens andre vil være mer målrettet. Å identifisere dette pågående prosjektet vil ikke bare redusere den prosjektrelaterte e-postutvekslingen, men vil også utvilsomt redusere behovet for kontinuerlig planlegging og møter utenfor Asana etter at laget ditt har startet.
Avhengig av omfanget av arbeidet ditt, kan det hende du finner det nyttig å bore ned oftere enn ikke, eller omvendt. Den gode nyheten er at Asana er utstyrt for å håndtere begge typer prosjekter med samme nåde og effektivitet.
Som logikken ville diktere, er oppgavene de enkelte komponentene i et bestemt prosjekt. For løpende prosjekter kan oppgavene dupliseres / gjentas, eller de kan deles opp i deloppgaver og vurderes over en lengre tid. For mer målrettede prosjekter kan oppgavene best synliggjøres som de spesifikke elementene på oppgavelisten din. Uansett er fleksibiliteten der for at Asana skal fungere for deg, og ikke omvendt.
Vi har alle sannsynligvis sendt og mottatt mer enn en av de irriterende "statusoppdaterings" e-postene som gir gruppemedlemmene og ledelsen en følelse av at fremdriften blir gjort på et bestemt prosjekt du er involvert i. En av de store tingene om Asana er at disse e-postene blir helt irrelevante og like unødvendige. Appen fungerer som et sanntidssporingsverktøy av forskjellige typer. En rask titt på prosjektets oppgaveliste bør holde alle i løkken om fremdrift og nåværende mål.
Asana kan være en timesaver når du bruker det alene, men det er mer en livredder når du bruker det med et lag. E-post kan fortsatt eksistere som et nødvendig onde fra tid til annen. Men i de fleste arbeidsrelaterte tilfeller kan du lene deg på Asana for å strømlinjeforme og inneholde lagets kommunikasjon. Interaksjon, oppdateringer og deling er alle en del av appopplevelsen.
Nedenfor vil vi berøre disse kjernekommunikasjonsaspekter av Asana, som i hovedsak er funksjonene som er avgjørende for å få teamet ditt av e-postt toget.
Asana bruker notater, kommentarer og oppgaver for å støtte den daglige interprosjektkommunikasjonen de fleste lag stoler på, for å arbeide effektivt sammen. Hovedforskjellen er at ved å inneholde all kommunikasjon i appen, blir informasjonsutvekslingen helt gjennomsiktig for hele teamet, og dermed eliminerer behovet for mange av e-postene og møtene som støtter å holde alle oppdaterte på fremdriften.
På denne måten er det lett å forstå hvorfor Asana fungerer som et kommunikasjonsverktøy først, og et organisasjonsverktøy andre. Uttrykket "prosjektledelse" gjør sannsynligvis ikke det rettferdighet.
Asana-innboksen kan betraktes som et følge / ufølge verktøy for spesifikke oppgaver eller prosjekter. Dette gjør at oppdateringer kan strømme inn i hovedvisningen din - akkurat som de gjør på dine favoritt sosiale medier - for rask og enkel surfing. Tross alt er Asanas grunnleggere tidligere Facebook-ansatte.
Jeg bør merke at hvis du fremdeles foretrekker å motta oppdateringer i e-postinnboksen din, kan du også ha din Asana-innboksvarsler videresendt til din e-postkonto.
E-post har kanskje vært mest effektive de siste årene ved samtalefiltrering, håndtering av vedlegg og håndtering av kalenderintegrasjoner. Vær sikker på at Asana er utstyrt for å støtte hver av disse e-postintensive funksjonene i selve appen.
Tagging, vedlegg og kalendersynkronisering utruller Asana-funksjonene som er kjernen for å få laget ditt av e-post og på en strømlinjeformet kommunikasjons- og prosjektledelses plattform.
For å forbedre din personlige opplevelse i appen foreslår jeg sterkt å tilbringe noen timer, eller hvor lang tid det tar, å mestre tastaturgenveiene i Asana. De fleste er ganske intuitive, og å kjenne dem vil i stor grad redusere tiden du bruker for å holde prosjektene dine, oppgaver og samhandlinger oppdatert..
På dette tidspunktet bør du ha en solid forståelse av et av de beste produktene for "arbeidsplass e-post erstatning" på markedet. I tillegg til innboksavlastning har jeg personlig funnet Asana å være ekstremt brukbar, og gir en flott UX og begrenser mengden tid du vil bruke til å lære tauene. Og når du er kjent med funksjonene og verktøyene, vil du sannsynligvis finne bruksscenarier å være nær ubegrensede, og akselerere marsjen mot strømbrukerstatus.
Alt dette blir sagt, hvis du trenger mer veiledning om oppsett, er interessert i å se noen solide, videofilmer, leter etter flere ideer om hvordan du maksimerer produktiviteten, eller er bare ren nysgjerrig, har Asana satt sammen en veldig flott, omfattende brukerhåndbok. Det er verdt bokmerket, akkurat som denne artikkelen.
Accentsconagua