Alt du trenger å vite for å jobbe produktivt i Trello

De fleste todo listappene er for lineære og strukturerte. Hvis du vil gå utover statusen "ferdig" og "ikke ferdig" for oppgavene dine - si å vise ting som er i gang eller har flere skritt før de blir ferdige - så er de langt fra optimal. Et av de beste alternativene er den lavteknologiske løsningen av stående Post-It notater på en tavle for å bidra til å visualisere listene i logiske lister du enkelt kan bevege deg rundt.

Trello er en flott webapp som gir deg et digitalt arbeidsområde som er like enkelt å bruke som whiteboard og Post-It notater, men fullverdig nok for distribuerte lag for å ta ideene til et virkelig prosjekt. Denne opplæringen hjelper deg med å komme i gang med å bruke Trello, og hvordan du skal sette den på jobb for teamet ditt.

Hvorfor Trello?

Da jeg var ansatt som foreleser på college, var en del av jobben min å se etter datamaskinene med mine kollegaer og se om de jobbet i riktig stand eller ikke. Jeg eksperimenterte med flere verktøy der ute, inkludert gjøremålslister, mind maps, database apps. Til en viss grad hjalp de alle, men de var ikke uten sine mangler.

Av alle verktøyene ble gulv-til-tak-tavler som var dekket i gjøremålslister, vist å være minst effektive. Dette skyldes at listerne tilbød arbeidskonflikten vår. De minnet oss om å gjøre et visst antall oppgaver, men viste oss ikke verdifull sanntidsinformasjon som er nødvendig for effektiv beslutningstaking.

Vi eksperimenterte med tankekart. Mens vi var i stand til å håndtere en felles tilbakemelding og forstå hva som skjedde, var informasjonen ikke åpenbar. Det hjalp oss ikke til å fullføre oppgaver eller skille mellom arbeid som deles av teamet mitt, og tilbød oss ​​i utgangspunktet liten evne til å få status overblikk. Det vi trengte var et dynamisk system, en som ville hjelpe oss med å prioritere og vise oss hva vi jobber for, hva vi har fullført, hva som blir forsinket og så videre.

Med Kanban (i japansk, kan = "visuelt" og forbud = "kort") system, kunne vi imidlertid se større oversikt over arbeidet vårt. Bare visualiseringen glødet våre tanker og den klare kontekstuelle meldingen tillot oss å ta bedre beslutninger. På sitt enkleste er Kanban implementert ved hjelp av en whiteboard med Post-It notater. Rækker er trukket på brettet, og en Post-It skriblet med noen oppgaver beveger seg fra rad til rad ettersom arbeidet blir gjort. Trello tar dette konseptet og gjør det så enkelt som noen kan bruke til omtrent ethvert prosjekt.

Forstå Trello's Terminology

Skjermbilde som viser et komplett Trello bord 1. Rød farge viser styret 2. Grønne farger viser lister
3. Rosa farge viser kort 4. Gul farge viser sidefelt og aktivitetsseksjon

Trello er basert på tre underliggende elementer: brett, lister og kort. EN borde brukes til å huse et prosjekt, produkt, ressurs eller organisasjonsstruktur som er under kontinuerlig utvikling. Det er den digitale tavlen for dine falske Post-it notatoppgaver. Du kan bruke et annet styre per prosjekt, per lagmedlem, eller du kan bare bruke et enkelt styre for personlig prosjekt.

Innenfor bordet er lister, som bare gir deg kolonner for å organisere oppgavene dine i lister. De kategoriserer og sporer dine oppgaver (kort) på en visuell måte, som kan flyttes som du vil inne og mellom lister. kort er det samme som å gjøre ting som fyller listen din. Kortene er de grunnleggende byggeblokkene til Trello, hvor hvert kort er et av de små prosjektene eller oppgaver et lagmedlem arbeider med.

Når du klikker på et kort, vises egenskapene til kortet, og du kan legge til elementer som en sjekkliste, forfallsdato, legge til lagmedlemmer, legge ved filer og mer. Det er en sidebar helt til høyre som inneholder alternativer for å tilpasse styrets oppførsel, utseende og innstillinger for tillatelse. Sidebjørnet har også en aktivitet avsnitt, der du kan se alle aktivitetene som går på tavlen i sanntid.

Disse grunnleggende elementene vil forbli samme uansett hvilket bord du lager. Styret representerer ditt overordnede mål og kort er dine gjøremål, som kan flyttes mellom lister, avhengig av deres fremgang i prosjektet. Men fordi Trellos fleksible og frittstående design ikke forteller deg hvordan du skal arbeide, kan du komme opp med hvilket system som gir mening for deg for prosjektet du prøver å administrere.

Bygg ditt eget produktivitetssystem

Ditt første skritt i å bruke Trello er å skape et nytt styre. Klikk på knappen (+) ved siden av profilnavnet ditt øverst til høyre, velg Nytt styre og gi det et navn. Vi kaller dette forumet "Blogging Workflow."

Opprette et nytt styre

En Trello-brett kan være enten offentlig eller privat. Hvis du er den eneste som bruker Trello, kan du gjøre bordet ditt privat, da Trello boards er en fin måte å organisere dine personlige prosjekter også. Men hvis du har et lag å jobbe med, gir Trello deg et enkelt alternativ til å samarbeide med andre. For å legge til medlemmer, velg Legg til medlemmer fra sidelinjen og hvis kollegaen din ikke allerede er på Trello, skriv inn e-postadressen for å invitere dem til styret ditt. Når medlemmet aksepterer invitasjonen, kan du begynne å engasjere dem i prosjektet ditt.

Eller hvis du vil jobbe offentlig - kanskje for å dele kommende funksjoner, legger laget ditt til produktet ditt, eller får forslag fra publikum om hva laget ditt skal gjøre neste - du kan sette brettet som offentlig. Trello-teamet bruker et offentlig styre for deres utviklingskartkart, slik at du kan se hva som kommer opp neste, og foreslå funksjoner du vil se lagt til.

Arbeide med lister

Når du først lager et brett i Trello, har det tre lister: Å gjøre, Driver med, og Ferdig. Et standardkort er flott for planleggingspartier eller et lite prosjekt, men Trello lar deg også omdøpe og legge til nye lister på et styre. For å legge til en liste, klikk enten på Legg til en liste ... knappen ved siden av den høyeste listen på tavlen, eller dobbeltklikk på hvilket som helst åpent mellomrom på tavlen for å legge til dem.

Hver liste har få flere handlinger som kan være nyttig. For å få tilgang til dem, klikk på den lille rullegardin trekant i hvilken som helst liste for å vise menyen. Kopier liste lager en duplikatkopi av en liste, nyttig hvis du har en standardmal av en liste du vil duplisere. Abonnere gir beskjed når endringer gjøres til kort i en liste. Flytt alle kort Flytter alle kortene til en annen liste, nyttig hvis du vil skifte alle forrige kort til ny liste. Og Arkiver alle kort setter alle kortene i listen i arkivet, nyttig hvis du vil arkivere alle kortene samtidig i listen.

Liste alternativer i Trello bord

Før du begynner å lage lister, anbefaler jeg at du tenker på hvilken type lister som skal hjelpe deg med å organisere arbeidet ditt. Har hvert medlem behov for en liste (sier "Rahuls oppgaver", "Johns oppgaver"), eller vil du heller bruke lister for et bestemt trinn i prosessen (for eksempel "ufordelt", "Pågår", "Ferdig")? ? Det er ingen generell tilnærming til å lage lister som passer til alle lag; alt avhenger av dine behov. Så for prosjektet "Blogging Workflow" kan lister være: Ideer, Forskning, Utarbeidelse, Redigering, Publisert, På vent, Someday.

Du kan legge til så mange lister som du vil, og det kan være fristende å legge til et dusin lister. Men husk at jo flere lister du har, jo mer vil du miste din evne til å se det store bildet på et øyeblikk. Det er best å ha et halvt dusin eller så lister for å hjelpe deg å kunne se alt på en gang.

Arbeider med Trello kort

Nå som lister er satt opp, kan du legge til noen kort. Kort er i hovedsak individuelle oppgaver, og du kan legge dem enten via Legg til et kort ... skriv inn bunnen av lister eller gjennom kontekstmenyen øverst i lister.

Et kort skal være en klar, handlingsbar melding eller oppgave som kan oppsummeres i en enkel beskrivelse. Du kunne skriv en lang beskrivelse, og du kunne lage et kort som dekker et stort prosjekt, men du ville være langt bedre å legge til lengre beskrivelser inne i kortet og for å sikre at kortet ditt inneholder bare en handling.

Som et eksempel er et kort med tittelen "Lag en ny Facebook-side på nettstedet ditt" for bredt. Du kan ikke frigjøre Facebook-siden av seg selv - du trenger mye informasjon og skritt for å lage en Facebook-side, og dermed er det et prosjekt i seg selv. Du ville være bedre å bruke en kolonne eller til og med et bord til det - eller i det minste bryte det ned i flere handlingsbare kort.

Som et annet eksempel, et kort med tittelen "Wifi" som i beskrivelsen sier at en wifi-ruteren trenger oppsett er for vag å være lett nyttig og handlingsbar. Det ville være bedre å vise oppgaven "Setup Wifi Router" og deretter ta med ytterligere info i beskrivelsen.

Deretter er det en annen måte å legge til mening på kort: etiketter. Disse fargene med et navn lar deg raskt tildele oppgaver til en seksjon, og gir deg en umiddelbar visuell forbindelse til oppgavetypen. De er også søkbare for å gjøre det enkelt å finne oppgaver med disse etikettene.

Hvis du vil legge til etiketter, klikker du blyantikonet på svinger og velger deretter Rediger etiketter. Du vil legge merke til 6 etiketter å velge mellom i Trello, men før du må navngi dine etiketter. Klikk Endre etikettnavn for brett og navn dem, prosjektet mitt har en arbeidsflyt fra idé til innlegg, så jeg endrer navn på dem som på listen. Men prosjektet ditt kan ha forskjellige behov, så merk dem etter dine krav.

Legg til etiketter på kortet ditt

Frister er en annen viktig Trello-funksjon. For å legge til en forfallsdato, klikk på blyantikonet når du svinger over et kort og velg deretter Endre forfallsdato. Du vil legge merke til et pent kalenderoppsett, derfra, velg dato og klokkeslett. Et badge med forfallsdato vises på kortet. Et lysegråt merke betyr at kortet er forfalt i mer enn 24 timer i fremtiden, gult betyr at det er innen 24 timer etter forfalt, og rød betyr at kortet skal skje i dag.

Angi forfallsdato for kortet ditt

Når du jobber med et lag, vil du være i stand til å tilordne bestemte oppgaver til forskjellige lagmedlemmer. Hver person som er medlem av en oppgave vil motta varsler når noe på det kortet endres, eller når det er på grunn. Og du kan legge til så mange medlemmer som du trenger for en oppgave - en fin måte å starte gruppediskusjoner rundt noe du planlegger.

Hvis du vil legge til medlemmer i en oppgave, klikker du på Endre medlemmer knappen når du svinger over kortet, så søk etter det medarbeider du vil ha eller klikk på deres avatar. Klikk på avataren igjen hvis du vil fjerne noen fra kortet.

Tilordne oppgave til andre medlemmer

Nå som du har tildelt oppgave til et annet medlem, kan du holde kontakten gjennom kommentarer. Hvert kort har sin egen kommentar tråd, og når du vil nevne noen på laget ditt, legger du til brukernavnet ditt med et @-symbol før det for å sikre at de blir varslet. Sammen med kommentarer, kan du også legge ved filer direkte til kort for å holde viktige ting sammen.

Så, når du jobber og tilordner oppgaver, vil du sannsynligvis ønske å flytte kortene dine rundt. Avhengig av kolonnene du konfigurerer, vil du kanskje flytte kort i kolonnen med oppgaver som er tildelt en bestemt person, eller flytte dem når de nærmer seg ferdigstillelse og beveger seg gjennom arbeidsflyten din. Flytte et kort er like enkelt som å dra og slippe det inn i listen og posisjonen du vil ha. Ellers kan du klikke på Flytt kort knappen og velg brettet, listen og posisjonen hvor du vil ha kortet.

Flytt kortet ditt fritt til annet bord, liste eller posisjon

Det er et mer pent alternativ i kortene dine: sjekklister. Hvis oppgaven din har underoppgaver, kan du legge dem til som en sjekkliste inne i kortet, rett ved siden av dine kommentarer og vedlegg. Så, hvis du bestemmer deg for at oppgaven skal ha sitt eget kort, kan du klikke på Konverter til kort link.

Konverter sjekkliste til et kort

E-postkort til Trello-styret

En annen fin funksjon er at du kan opprette nye Trello-kort via e-post. Hvert Trello-kort kommer med en spesiell e-postadresse; Bare gå til sidefeltet, klikk Innstillinger for e-post til bord og ta tak i e-postadressen. Når du komponerer en e-post, blir emnet for e-postkortet tittelen, og kroppen blir kortbeskrivelsen.

Kort sendt til e-postadressen vil bli sendt til bunnen av den første listen som standard, men hvis du vil endre det, åpnes Innstillinger for e-post til bord og endre standardlisten og posisjonen derfra. I tillegg legges vedlegg til kortet, og du kan bruke etiketter med hashtags i motivet, f.eks. #Labelnavn, #labelcolour. Du kan også tilordne medlemmer som bruker "@" i emnet.

E-postkort til ditt Trello bord

I Chrome Nettmarked er det en Gmail til Trello-utvidelse. Dette gratis verktøyet for Gmail gir en ekstra "Legg til kort" -knapp i Gmail-brukergrensesnittet for å legge til e-posten du leser for øyeblikket, til et Trello-kort. Det er et godt alternativ hvis du raskt vil slå e-postene dine til Trello-oppgaver.

Integrer Gmail til Trello for enkel og effektiv prosjektstyring

Du kan selvsagt si at dine support-e-postmeldinger automatisk blir videresendt til din Trello-postadresse, så de blir omgjort til oppgaver. Det er mange måter du kan bruke til å bruke.

Søk og snarveier

Du har kanskje startet styret med beste intensjoner og tanker, men etter hvert som du legger til flere ting, kan den velforvaltede organisasjonen eller private styret gjøre det vanskelig å finne det du leter etter. Trello har en søkeboks øverst til venstre og er virkelig et kraftig verktøy i hånden. Ved å kjenne noen søkeoperatører kan du raskt finne informasjonen som er relevant for deg. Du kan enten søke på tvers av alle brettene ved hjelp av søkefeltet eller filtrere det nåværende brettet med Filter i styret menyen på sidepanelet.

Type @username å søke etter kort som er tildelt en bestemt bruker. For eksempel vil @rahul bare vise Rahuls kort. Type #merkelapp å søke etter kort med en bestemt etikett. For eksempel, @rahul #red viser alle Rahuls kort merket rødt. Type er åpen eller er: arkivert å søke i åpne eller arkiverte kort. For eksempel, @rahul #red er: arkivert returnerer Rahuls arkiverte kort med rød etikett.

Type har: vedlegg å søke etter kort med vedlegg. For eksempel, @rahul har: vedlegg returnerer Rahuls kort med vedlegg. Type frist å søke etter kort på grunn av innen 24 timer. på samme måte grunn: uke, grunn: måned, forfaller: forfalt arbeid også som forventet. For eksempel, @rahul på grunn: uke viser alle Rahuls kort på grunn av en uke. Til slutt vil du legge merke til at når du skriver inn et søk, vil Trello foreslå deg flere søk operatører. Ta deg tid til å lære alle disse søk operatørene, da de kan være veldig nyttige for deg på lang sikt.

Søk i Trello-styret er effektivt og har et vakkert brukergrensesnitt

Trello er også lastet med tastaturgenveier. De lar deg gjøre alt på et kort, fra arkivering og flytting, til å bytte medlemmer og etiketter, med en enkel tastetrykk. Det er en komplett liste på snarveier siden, så sørg for å sjekke dem ut.

Integrer IFTTT med Trello

Så mange oppgaver du gjør hver dag, kan automatiseres ved hjelp av verktøy som IFTTT. Det er et verktøy som automatisk kan gjøre noe i dusinvis av apper når noe annet er skjedd, så si det kan gjøre en oppgave i Trello for deg når en ny fil legges til en bestemt Dropbox-mappe. Hvis du aldri har brukt IFTTT før, må du sjekke ut vår veiledning for å hjelpe deg med å komme i gang med det.

Vi har allerede diskutert at hvert Trello-styre kan motta e-post for å generere et nytt kort i listen, nå er det som gjenstår å lage en oppskrift i IFTTT som tar for eksempel en favoritt tweet og sender en epost med den til ideer liste. Det finnes en annen oppskrift som vil sende tekstmeldinger med en hashtag til ditt Trello bord, flott for de gangene du reiser eller vil sende en rask oppgave uten å åpne appen. Vil du ha et kort for å minne deg om en ukentlig gjennomgang hver mandag? Deretter kan du bruke denne oppskriften til å planlegge utløse en e-post til styret ditt ukentlig.

Lag en Trello-app for datamaskinen

Trello fungerer bra fra hvilken som helst nettleser, og har innfødte iOS- og Android-apper for mobilenheten, men det finnes ingen innfødt app for Mac eller PC. I stedet kan du lage din egen semi-native app ved hjelp av Fluid på din Mac. Fluid lar deg lage skrivebordsprogrammer fra favorittwebappsene dine eller nettstedet ditt. Sjekk vår veiledning om Fluid for å komme i gang med det, og kom tilbake hit for noen Trello-spesifikke tips. Det er to viktige aspekter jeg vil at du skal huske før du oppretter Trello desktop app.

I URL-feltet i stedet for å legge til https://trello.com Du bør legge til Trello-kortadressen din, hvis du ikke er sikker på hvordan du gjør dette, klikker du på et hvilket som helst kort og noterer URL-adressen i adresselinjen av nettleseren din og lim inn denne nettadressen i URL-feltet av væskeapp. På denne måten kan du lage stasjonære apper av flere Trello-kort.

Opprett stasjonære apper av flere Trello-kort

En annen flott funksjon er at hvis du har flere Trello-kontoer, vet du at det kan være vondt å logge inn og logge ut hver gang. For å løse dette problemet, opprett Fluid-appen din, og gå deretter til Innstillinger → Sikkerhet, velg å skiller informasjonskapsler fra Safari og gjenoppstart appen. Utfør de samme trinnene avhengig av antall Trello desktop app du vil opprette, og nå kan du jobbe med ditt eget Trello-kort, så vel som firmaets Trello-kort samtidig.

Opprett flere Fluid apps av samme web-app med forskjellige kontoer

Alternativt, på en Mac eller PC, kan du lage en lignende nesten innfødt app med Chrome. Denne opplæringen dekker alt du trenger for det.

Konklusjon

Trello kan være litt forvirrende for å komme i gang med å bruke hvis du kommer fra tradisjonelle gjøremålslister, men hvis du alltid har elsket å styre oppgavene dine med stykker papir som er klistret til et brett, finner du Trello som du Er allerede vant til å jobbe. Denne opplæringen har gitt deg det grunnleggende du trenger for å få Trello til å jobbe for dine prosjekter, og vi vil gjerne høre hvordan du bruker den. Eller, hvis du trenger hjelp med å komme i gang med Trello, sørg for å gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.