Share
Å tømme dyret som er innboksen din, kan virke som en skremmende oppgave, men det kan gjøres. Som de fleste av oss mottar jeg dusinvis av e-postmeldinger hver dag, alt fra viktige forretningsoppgaver til de stadig så irriterende spammeldingene. Men i motsetning til de fleste har innboksen sjelden mer enn fem e-postmeldinger som sitter i det til enhver tid.
I denne opplæringen deler jeg alle mine tips, triks og teknikker jeg bruker til å slå en overfylt rotete innboks til en organisert arbeidsflyt. Du lærer hvorfor du arkiverer e-postmeldinger i stedet for å slette dem, hvordan du automatisk filtrerer meldinger og får prioriterte innboks til å fungere for deg, og hvordan du blir kvitt irriterende automatiserte e-poster.
En av mine favoritt Gmail-funksjoner er at du som standard har arkivert en e-post når du er ferdig med å lese den, i stedet for den vanlige sletteknappen som finnes i de fleste e-postprogrammer. Dette er bra fordi det lar deg fjerne innboksen uten å bekymre deg for hvilke behov som er lagret for senere.
For eksempel, anta at du mottar en faktura betalingsbekreftelse e-post. Du kan bli fristet til å beholde dette i innboksen din til du ser betalingen som faktisk legges inn på kontoen din før du sletter denne meldingen. Men med Gmails arkivfunksjon, kan du bare arkivere det uten å gi det en annen tanke!
Arkiverer en e-post i Gmail. Ifølge den første linjen i Gmails støttedokument: "Arkivering fjerner meldinger fra innboksen din, men beholder dem i kontoen din slik at du alltid kan finne dem senere. " Så når som helst får du en epost som du ikke er sikker på hva du skal gjøre med, bare klikk på arkivknapp i stedet for søppelknappen. Hvis du trenger å finne den igjen, bruk Gmails kraftige søkefunksjon for å trekke den opp igjen!
Finne en arkivert e-post i Gmail Med en gratis 15 GB lagringsplass tildelt hver Gmail-konto, og muligheten til å kjøpe mer om nødvendig, kan du arkivere med straffrihet. Faktisk er tommelfingerregelen min at hvis jeg ikke vet hva jeg skal gjøre med en e-post, arkiverer jeg den. Det gir en ren innboks og en ikke-stress-måte å hente post på, alle samtidig.
Du kan kombinere arkivering med etiketter for å organisere e-postene dine, men i de fleste tilfeller kan du bare arkivere meldinger og finne dem igjen med et raskt søk. Det er den enkleste måten å begynne å få innboksen din på, og du kan gå videre med organisasjonsarbeidet ditt senere hvis du vil.
Og hvis du manuelt organiserer innboksen din, må du huske å sjekke ut vår veiledning på hurtigtaster i Gmail for å få fart på arbeidet ditt.
Filtre er lett en av de beste funksjonene til de mest moderne e-postklienter. Men i Gmail er de også utrolig enkle å sette opp. Når du legger til en eller to, vil du bli avhengig. Forutsetningen for et filter er enkelt: Du angir en regel som hvis en e-post inneholder, er fra, eller har X, e-postklienten din vil automatisk gjøre det Y med e-posten.
For eksempel, tenk at du er registrert for å motta en daglig e-post som oppsummerer alle store nyhetshendelser fra forrige dag. Dette er en god tjeneste, men disse e-postene tar opp plass i innboksen din til du kommer deg til å lese og arkivere dem. Du kan i stedet lage et filter som automatisk sender dem bort - eller kanskje bare arkiver disse e-postene etter at du har lest dem.
For å sette opp et nytt filter, klikk på Innstillinger-ikonet øverst til høyre i Gmail. Klikk deretter på filtre fane. Til slutt bla til bunnen av siden og klikk på Opprett et nytt filter.
Opprette et nytt filter i Gmail Nå velger du hvordan du vil finne eller søke etter e-postene du vil filtrere. Vær så spesifikk som mulig her som et altfor generelt filter kan ta mer enn du forhandlet for. Du kan filtrere med så mange av følgende som du vil:
Når du har filtersettet ditt, klikk Opprett filter med dette søket. Neste skjermbilde gir deg en rekke alternativer som Gmail automatisk kan utføre for deg. Det kan gjøre alt fra å sende et hermetisert svar, for å flytte posten ut av innboksen din og til en mappe du kan se på senere. Jeg vil anbefale å gjøre det for eventuelle daglige e-poster du mottar, men trenger ikke å lese før du har fritid.
Opprette et filter i Gmail Prioriterte innboks er en relativt ny funksjon i Gmail. Den legger til noen autofiltrering som standard i innboksen din, slik at du kan holde ting rent uten å måtte sette opp for mange filtre. Gmail-teamet vet at nesten alle mottar tre typer e-post:
For å aktivere prioritert innboks, klikk på Innstillinger-ikonet, velg deretter Innboks fane. I tillegg til standard tre faner kan du også aktivere faner for e-post fra sosiale nettverk, reklamemails og forumoppdateringer. Sett Innboks rul ned fra standard til prioritetsinnboks, rull deretter til bunnen og klikk Lagre endringer.
Prioriterte innboks i Gmail Når en gang er aktivert, begynner Gmail å bruke en rekke signaler for automatisk å bestemme hvilken kategori hver e-post skal falle inn i. Innboksen din har nå en annen kategori for hver kategori. Hvis Gmail gjør en feil, kan du lære om hvilke e-postadresser som prioriteres ved å bytte det gule flagget ved siden av hver e-post.
Unroll.me er en morsom ny tjeneste som fungerer utrolig bra med Gmail. Ved å bare registrere deg og gi Unroll.me tilgang til Gmail, registrerer tjenesten automatisk eventuelle masseemails og nyhetsbrev du mottar. De vil da gi deg tre alternativer:
Den daglige opprullingen er en enkelt e-post sendt til innboksen en gang om dagen med alle masseemailene du mottok, vakkert oppdelt i segmenter. Hvis du ser et segment som du vil se fullt ut, klikker du bare på det og blir tatt direkte til hele eposten. Du kan til og med logge inn på nettstedet og se en sammenfatning av alle e-postmeldinger i kategorier. Det er en annen fin måte å avverge innboks overbelastning og fremdeles få de nyhetene du trenger.
Unroll.me oppdeling av opprullingen. Når du kan arkivere uten frykt og sette abonnementene dine på auto-pilot, blir det lettere å holde en ren innboks. Faktisk bruker jeg for øyeblikket innboksen min som en del av en "å-gjøre" -liste. Hvis en e-post krever handling fra meg, forblir den i innboksen min. Ellers blir det arkivert eller flyttet til en mappe. Hvis det er et abonnement, så vil min autofilter og Unroll.me teamet håndtere det for meg.
Du kan kombinere noen eller alle disse funksjonene for å tamme det irriterende innboksmonsteret. Legg igjen en kommentar nedenfor hvis du har et annet godt Gmail-tips du vil dele, eller hvis du har problemer med å bruke arkiv, automatiske filtre eller prioritetsinnboks.
Accentsconagua