Slik Mail Merge i Google Dokumenter Med MailChimp

Hva du skal skape

De fleste nettsteder og bedrifter opprettholder en adresseliste over sine brukere og kunder som et middel til å kontakte dem direkte med nyhetsbrev og spesialtilbud. MailChimp er den ledende tjenesten på nettet for å håndtere dette automatisk, men det kan fortsatt være litt overveldende å begynne å bruke. Men ingen bekymringer. Det nye MailChimp-tillegget for Google Dokumenter lar deg designe en e-post ved hjelp av dokumentverktøyene du allerede er vant til, og send den via MailChimp med en liste over kontakter du allerede har i et regneark i Google Sheets.

I denne veiledningen vil jeg vise deg hvordan du designer en e-post for å sende til abonnenter i Google Dokumenter, tilpasse den til hver mottaker, og deretter koble den til din e-postliste i Google Sheets og sende e-postene via MailChimp. Til slutt lærer du hvordan du kan spore hvor godt abonnentene dine svarer på e-posten din.

La oss komme i gang.

Planlegg din e-post

Før du begynner med å designe e-posten din, bør du sørge for at du har en ide om hva du vil at den skal se ut. Et raskt Google-søk etter "nyhetsbrev" vil avsløre sider med inspirasjon for layout og design. For denne opplæringen skal vi produsere en enkel to kolonne e-post.

Det er en god ide å skissere en wireframe-plan for posten din for å vise sin grunnleggende struktur. Du kan gjøre dette med blyant og papir, eller bruk Google Tegninger slik at du alltid har fått den til referanse.

På stasjonen går du til Lag> Tegning. Klikk på Form ikonet i verktøylinjen og velg figurer etterfulgt av torget. Tegn nå et rektangel på siden for å representere hvert element av nyhetsbrevet ditt. Du må velge den kvadratiske verktøyet for hver boks.

Planlegg utformingen av posten din i Tegning

Klikk på Tekstboks ikon og tegne en boks i hver av rektanglene du har tegnet. Skriv inn hva slags innhold som skal gå i hver boks. Å lage en wireframe er mer nyttig for mer komplekse design, eller hvis du skal samarbeide med noen andre på designet på e-posten din.

Legg til tekstbokser for hver seksjon

Design din e-post

Klikk tilbake på Disk-fanen i nettleseren din og velg Opprett> Dokument å åpne et nytt dokument. Klikk i øverste venstre hjørne der det står Navnløst dokument å gi den en tittel.

Først må du tegne tabellene i dokumentet. I henhold til vår wireframe trenger vi den øverste raden til å ha en kolonne, den andre raden har to kolonner, og den tredje har en kolonne. 

I Google Dokumenter må tabellene ha det samme antall rader i hver kolonne. Dette betyr at vi trenger tre tabeller som passer til vårt layout. Sett inn den første. Gå til Tabell> Sett inn tabell og velg 1x1. Klikk under tabellen som er lagt til på siden din, og legg til en annen tabellmåling 2x1. Gjenta med en tredje tabellmåling 1x1. 

Velg hvilken størrelse tabell du trenger

For å gjøre venstre kolonne på mellombordet omtrent to tredjedeler bredden på siden klikker på bordgrensen, og adskiller de to kolonnene og drar den til høyre.

Dra kantene for å endre størrelsen på kolonnene

Legge til innhold

Din grunnleggende struktur er nå på plass, og du kan begynne å legge til innholdet ditt.

Klikk i hvert av tabellene og skriv inn alt innholdet du trenger, inkludert titler, underoverskrifter og kroppstext. Du kan la den stå stille for nå. Høyden på hver rad øker for å passe til teksten. 

Pass på at du lar plass til å tilpasse e-postmeldingen i meldingen. For eksempel, åpne hovednyhetsbrevet med ordet Hei, så senere kan du bruke MailChimp til å sette inn mottakerens fornavn sammen med det slik at de får en personlig hilsen.

Legg til e-postinnholdet ditt

Styling the Text

Med teksten på plass kan du begynne å style den opp. Marker tittelen din, og klikk deretter på Styles alternativet i verktøylinjen og velg Tittel. Dette vil tilordne standard tittelstil til utvalgte ord.  

Styling dokumentet ditt i Google Dokumenter

For å justere stilen endrer størrelsen og andre attributter slik Modig eller Kursiv. For å endre skriftklikk i Font alternativ og velg en fra en liste eller klikk Flere fonter å legge til ekstra. 

Når du har endret stilen klikker du på Styles drop-down igjen, etterfulgt av pilen ved siden av Tittel. Klikk Oppdater 'Tittel' for å matche Vil oppdatere tittelstilen (kun for dette dokumentet), slik at det forblir konsistent hver gang du bruker det. Du kan gjøre dette for alle stilene i dokumentet.

Lagre Style-endringen for å opprettholde konsistens gjennom dokumentet

Sette inn bilder

For å legge til bilder i dokumentet må du bare dra og slippe dem fra skrivebordet til riktig posisjon i filen. Dette forutsetter at du bruker Chrome-nettleseren - i andre nettlesere må du plassere markøren på riktig sted og deretter velge Sett inn> Bilde fra menylinjen.

Bilder kan endres i dokumentet, men det er å foretrekke å endre størrelsen til omtrent den riktige størrelsen først i Photoshop eller den valgte grafikkpakken. Bruk også alternativet "Lagre for web" for å sikre at filstørrelsen holdes så lav som mulig.

Din logo går i toppbordet. Du kan også legge til ett eller flere bilder til hovedinnholdet i nyhetsbrevet ditt. Dra det inn i dokumentet og bruk håndtakene i hjørnene for å justere størrelsen slik at den passer. En liten meny vil også åpne med alternativene På linje (Standaren), Bryte tekst og Bryt tekst. 

Dra et bilde på plass fra skrivebordet ditt

På linje bare etterlater bildet nøyaktig hvor du plasserte det, enten mellom avsnitt eller i midten av en setning. Bryte tekst gjør det mulig å plassere bildet i venstre eller høyre side av kolonnen, og at teksten flyter ved siden av den nedover den andre kanten av kolonnen. Dette er bra for små detaljbilder. Bryt tekst vil vise bildet på egenhånd, med tekst over og under det. Dette er bedre for større bilder.

Formater bildeplasseringen din i Google Dokumenter

Formatering av tabellene

Den endelige delen av å opprette e-postdokumentet er å formatere tabellene. Hver tabell må formateres separat. Klikk i en av dem og gå til Tabell> Tabellegenskaper.

Klikk på Tabellgrense og sett fargene til hvitt for å effektivt skjule grensen og gi designet et rent utseende. Sett også en bakgrunnsfarge for å skille mellom de ulike delene av nyhetsbrevet. Klikk i den høyre kolonnen på midtbordet og velg en subtil farge; Gjør det samme for bunnteksten, velg svart denne gangen og skift tekstfargen til hvit. 

Bli kvitt bordgrensene i Google Dokumenter

Du kan også sette bakgrunnsfargen på topptekstabellen for å matche bakgrunnsfargen på logoen.

En kommentar om responsiv design 

Det er verdt å merke seg at bruken av tabeller i dette designet gir en fast bredde til nyhetsbrevet, og vil ikke tilpasse seg forskjellige skjermstørrelser. Dette formatet ser bra ut på en desktop, bærbar eller tavle-skjerm, men hvis du tror at de fleste av abonnentene dine vil se på e-posten din på en smarttelefon, bør du vurdere å ikke bruke tabeller i det hele tatt, og ha alt innholdet i en enkelt kolonne akkurat som du ville et vanlig Word-dokument. 

Slå sammen med en postliste

Med e-posten din er du nå klar til å sende den til din adresseliste, som du kan gjøre ved å bruke Merge by MailChimp add-on.

Gå til Add-ons> Få tilleggsprogrammer. Søk etter Slå sammen og installer den ved å klikke på knappen merket +GRATIS. 

Velg Sammendrag-tillegget fra Google Docs 'tilleggsgalleri

Klikk nå Add-ons> Slå sammen med MailChimp> Send e-post og et popup-vindu åpnes. Det er tre trinn å fullføre. Velg først Google arkfilen som inneholder adresselisten din. Alle tilgjengelige Arkene vil bli vist, klikk på den høyre etterfulgt av Å velge.

Velg regnearket som inneholder adresselisten din

Et sidebjelke åpnes nå i dokumentet ditt som inneholder Merge-appen. I Datakilde fanen kontrollerer at det er riktig Overskrift rad har blitt valgt. Dette er rækken i regnearket ditt, som inneholder overskriftene (f.eks. Navn, e-postadresse, telefonnummer) i stedet for dataene i seg selv.

Kontroller også at E-postadressekolonne Innstillingen peker til kolonnen i regnearket der e-postadressene er lagret. 

Fortell Google Dokumenter hvilke kolonner har e-postadressene dine

Tilpass posten

Deretter legger du til dynamisk innhold i posten din for å tilpasse det. Åpne Merge Tags fane. Overskriftene for hver kolonne i adresselisten din vil bli vist. Hvis du legger til noen av disse i e-postadressen din, vil du legge til de tilsvarende dataene for hver av abonnentene dine. For eksempel kan du nevne deres navn, eller hjemby, eller noe annet, din epostliste påmeldingsskjema spurte dem om.

Når du opprettet hovedinnholdet for e-posten vår, åpnet vi med Hei og la en plass ved siden av den. Plasser markøren her og klikk deretter på Merge-koder tab Fornavn (eller hvilken tag du har som tilsvarer dette). E-postens kropp vil nå åpnes med Hei * | Fornavn | *, der * | Fornavn | * vil bli endret for hva som helst av abonnentene dine fylt ut i det feltet. (Igjen, vil koden gjenspeile overskriften i regnearket ditt, så det kan være * | Navn | * eller * | Fornavn | * etc.)

Navnet * | Fornavn | * vil bli erstattet av brukerens faktiske navn

Klikk på E-post info kategorien og skriv inn en Fra navn, en Emnefeltet for e-postadressen (dette er hva mottakeren vil se i innboksen, så sørg for at den er sterk nok til å få dem til å åpne den), og adressen din, som er nødvendig for å overholde spamlovene.

Test og send

Til slutt klikker du på bunnen av Merge sidebar Forhåndsvisning for å se hvordan e-posten din vil se ut, Send en test å sende en kopi til deg selv og Send e-post å sende den til listen din når du er klar. 

Sporing av svaret

Når du har sendt din epost, blir Merge sidebar til en sporingsfunksjon. Det er en ganske rudimentær funksjon, noe som gir deg en rask oversikt over hvor mange av abonnentene du åpnet e-posten, hvor mange klikkte på abonnementsknappen og hvor mange e-postmeldinger som ble spurt. For å få mer detaljert analyse må du bruke den fullstendige versjonen av MailChimp i stedet.

Grunnleggende sporingsinformasjon viser hvem som har lest din epost

Konklusjon

Flett av MailChimp er en rask og enkel måte å sende en masse-epost til alle abonnenter. Selv om den ikke er så fullverdig som den fullstendige tjenesten som tilbys på MailChimp.com, er det en flott enkel måte å bruke dokumentverktøyene du allerede er vant til i Google Dokumenter, for å sende masse e-post til kundene dine og mer.

!