Hvordan skrive ut etiketter i Word, Sider og Google Dokumenter

Med verden som beveger seg papirløs, finner jeg meg selv å skrive ting mindre og mindre hver dag. Et sted som jeg fortsatt gjør, finner meg selv å skrive hele tiden, men når du lager etiketter, enten det er en forsendelsesetikett, en varelabel eller en adresse på et brev. Nylig bestemte jeg meg for å kjøpe en etikettskriver, bare for å finne ut at den medfølgende etikettutskriftsprogramvaren var mindre enn stjernen.

Heldigvis gir de fleste produktivitetsappene deg mulighet til å skrive ut etiketter, spare tid og lage en mer profesjonell pakke eller brev. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du skriver ut etiketter i Word, Pages og Google Docs. Vi vil dekke to typer etiketter: navnetiketter og adressetiketter.

Hvis du trenger hjelp med å lage etikettene dine i utgangspunktet, kan du prøve noen av de elegante etikettmalene på Envato Market.

Skrive ut etiketter med ord

Utskrift av etiketter ved hjelp av Word kan gjøres på to måter: via kontaktene dine eller via en applet kalles Mail Merge som trekker informasjon ut av et Excel-regneark. I denne veiledningen vil jeg vise deg hvordan du gjør begge deler.

Det er en ferdig laget etikettmal i Microsoft Word.

Først åpner du Word og åpner Word Document Gallery. Hvis galleriet ikke åpnes automatisk, gå Fil> Ny fra mal ... fra Apple-verktøylinjen for å åpne den. Se mot venstre side av galleriet og klikk på knappen som heter etiketter. Deretter ser du mot midten av skjermen og velger Label Wizard knappen og trykk Fortsette.

Bruke kontakter for å lage etiketter

Bruke etikettvinduet til å redigere adressetiketter

Se mot toppen av menyen under Adresse Overskrift. Ved siden av adressetekstboksen ser du en lilla adressebokikonet. Klikk på dette for å bli brakt til en skjerm hvor du kan velge kontakter for å lage adressetiketter for. Klikk på kontaktens navn for å legge det til listen som kan vises i adresseboktekstboksen.

Merk: Hvis du lager returadresseetiketter, merker du av for Bruk adressen min Hvis du vil lage alle etikettene på siden, har du navn og adresse. Det er den enkleste måten å raskt lage et ark med egne returadressemerker.

Nå som du har valgt dine kontakter, kan du tilpasse etiketten din ved hjelp av Font knappen til høyre for kontaktknappen. Når du er ferdig med å tilpasse, se under Merkelapp header, velg hvilken type etikett du skriver ut til, og bruk deretter Antall etiketter boks for å velge hvor mange etiketter du vil skrive ut. Når du er ferdig, trykker du på OK knappen for å lage dine etiketter.

Bruke Mail Merge til å lage etiketter

Formatering av et Excel-dokument for bruk sammen med Mail Merge. 

For å starte, opprett en ny Excel-fil og bruk den første raden for å nevne kolonnene du bruker til å samle inn informasjon. Hvis du for eksempel lager adressetiketter, kan du se kolonnene "navn", "gate" osv. Under disse etikettoverskriftene, skriv inn informasjonen du vil skrive ut på etiketten. Pass på at du holder alle etikettene knyttet til en plate i samme rad.

Bruke Mail Merge for å konvertere adressene dine til etiketter.

Se nå til nederste venstre hjørne av etikettveiviseren og klikk på knappen merket Mail Merge. Vinduet Merge sammendrag vises nå.

Opprette etiketter ved hjelp av Mail Merge.

Under det første alternativet i Mail Merge, klikk på knappen merket Lag ny. Fra rullegardinmenyen vil du velge alternativet merket etiketter. Deretter blir du bedt om å velge hvilken type etikettpapir du skal skrive ut til, samt hvilken type skriver du skal skrive ut til. Hvis du ikke finner etiketten på listen, ser du ned til bunnen av Etikettalternativer vindu og klikk på knappen merket Ny etikett ... og skriv inn etikettens dimensjoner. Når du har valgt etiketten, klikker du på OK knappen ligger nederst til høyre på skjermen.

Åpner Excel-dokumentet ditt i Mail Merge.

Se under alternativ to i vinduet Mail Merge og klikk på knappen merket Få liste. Fra rullegardinmenyen, klikk på alternativet merket Åpne datakilde. Du blir nå bedt om å åpne en Excel-fil. Velg den du nettopp har opprettet.

Åpne et annet dokument inne i arbeidsboken din.

Et popup-vindu vil nå vises, og du blir bedt om å ordne kolonnene dine om hvordan du vil at de skal skrives ut på etikettene dine. Du kan ordne disse etikettene ved å klikke på navnene deres fra Sett inn sammenslåingsfelt nedtrekksmenyen. Velg feltet du vil ha på toppen først og stable resten i sin respektive rekkefølge. Når du er ferdig med å skrive inn disse feltene, klikker du på OK knappen for å bli brakt tilbake til vinduet Mail Merge.

Filtrerer poster for enkel utskrift av bestemte etiketter. 

Det fjerde alternativet i vinduet Mail Merge lar deg filtrere mottakere. Dette kommer til nytte hvis Excel-dokumentet ditt har, sier adresser fra flere stater. Hvis du bare vil skrive ut etiketter for Illinois, kan du filtrere tilstandsfeltet i Excel-dokumentet ditt for å bare trekke informasjon som er lik «IL». Du kan gjøre dette ved å sette sammen sammenligningen med "Lik"Alternativet og deretter skrive inn" IL "i boksen Sammenlign til. Når du er ferdig med å velge filtre, trykker du på OK.

Bruk nå trinn fem til å forhåndsvise etikettene dine. Når du er ferdig forhåndsvisning, klikk på trinn seks. Herfra kan du velge å skrive ut de nye etikettene ved å klikke på skriverikonet, eller du kan velge å se de nye etikettene i Word ved å klikke på papirikonet.

Skrive ut etiketter med sider

Mens Sider har en rekke gode innebygde maler for visittkort og brev, har Apple ikke inkludert noen maler for å skrive ut etiketter med programvaren. Imidlertid tillater Apple Pages-brukere å installere tredjeparts maler, og folkene på Avery har utviklet noen ganske kjempebra etikettmaler som er tilgjengelige gratis.

Hvis du vil lage en enkel navnemerke eller en etikett til etikettbokser, finner jeg meg ofte ved å bruke ID-etikett-ID-etikettmalen. Når jeg skriver ut adressetiketter for fraktpakker eller sende brev, bruker jeg vanligvis kvadratetikettmalen som også er tilgjengelig gratis.

Dessverre er det for øyeblikket ikke mulig å importere informasjon fra tall til sider for etikettopprettelse, så du må skrive inn etikettinformasjon for hånd. Men hvis du lager enkle adressetiketter eller navnekoder, vil dette sannsynligvis ikke være for stort av et problem.

Installere maler til sider

Når du har lastet ned malen du vil bruke til å skrive ut etiketter, kan du bare åpne den nedlastede filen, endre malen og skrive ut etikettene. Når du lukker Sider eller vil opprette et nytt sett med etiketter, må du imidlertid åpne den tomme Sider-filen du lastet ned fra nedlastingsmappen din, da de ikke er tilgjengelige via Start-menyen i Sider.

Lagre Avery-layoutet som en mal. 

Å legge til en Avery-mal til iWork er overraskende enkel. Alt du trenger å gjøre er å åpne den nedlastede malen og se på Apple-verktøylinjen. Herfra, gå til Fil> Lagre som mal ...> Legg til i malvelger. Du blir nå bedt om å gi nytt navn til malen din.

Nå, når du vil lage en etikett i Sider, velger du bare din mal fra Mine maler alternativet i valgmuligheten Sidermall.

Skrive ut etiketter med Google Dokumenter

Google Docs har nylig lagt til muligheten til å skrive ut etiketter med tillegg av tillegg. Add-ons for Google Dokumenter er laget av tredjepartsutviklere for å gjøre Google Dokumenter mer. Tenk på det som en App Store av sorter for den nettbaserte produktivitetspakken.

Legge til et tillegg i Google Dokumenter.

Hvis du vil skrive ut etiketter i Google Dokumenter, må du først legge til tilleggsfortegnelsen for Avery Label Merge til Google Dokumenter. For å gjøre dette, opprett et nytt dokument i Google Dokumenter og se mot toppen av vinduet. Du bør se en knapp merket Add-ons mot toppen av vinduet. Fra rullegardinmenyen, klikk på knappen merket Få tilleggsprogrammer ...

Installere tilleggsversjonen for Avery Label Merge.

Fra tilleggsvinduet bruker du søkefeltet som er plassert øverst i høyre hjørne av vinduet for å søke etter Avery Label Merge tillegg. Når du har funnet tillegget, installerer du det ved å klikke på legg til-knappen som er plassert mot øvre høyre hjørne av skjermen.

Lag et Google-ark, formatert for adressemerker.

Nå bruker du Google Dokumenter til å lage et nytt regneark ved hjelp av Google Sheets. Dette regnearket er der du legger all informasjon du vil bruke på etikettene dine. Bruk den første raden i hvert regneark som etiketter for kolonnene. Så hvis du lager adressetiketter, vil du merke en kolonne "navn", "gate" osv. Når du har merket disse kolonnene, skriver du inn den tilsvarende informasjonen du vil skrive ut på etiketter under hver etikett. Husk at hver rad er egen etikett, så hopp over til en ny rad for hver ny etikett. 

 Velger hvilket regneark du vil trekke informasjon fra.

Gå nå tilbake til ditt nye dokument og klikk på Add-ons merkelapp. Hold markøren over alternativet merket Avery Label Merge og klikk på Ny flette. Fra popup-vinduet velger du hvilken type etikett du vil lage: en adresselabel eller et navnetikett. Deretter blir du bedt om å velge hvilken type Avery-etikett du skal skrive ut på, og du vil da bli bedt om å velge hvilket regneark du vil ha Avery-tillegget for å trekke informasjon fra. Velg regnearket du nettopp har opprettet, og trykk på Å velge knappen ligger nederst til venstre i vinduet.

Velg Avery-etikettproduktet du bruker.

Se mot høyre hjørne av Google-dokumentet under Avery-etiketthåndteringsboksen. Herfra ser du en liste over navnene på kolonnene dine i arket du nettopp har opprettet. Velg kolonnene du vil gjerne inkludere i dokumentet ditt ved å klikke på dem. Deretter ser du mot bunnen av vinduet ved siden av overskriften merket rader og sørg for at du slår sammen informasjon fra de riktige radene fra arket.

Ordne informasjon i etiketten.

Når du har sikret all informasjonen du har angitt, er riktig, ser du mot midten av Google-dokumentet. Du bør se en tekstboks formet som en firkantet etikett med navnene på kolonnene dine i dobbelt parentes. Ordne disse navnene rundt etiketten som du vil ha dem skrevet ut.

Nå er du klar til å lage dine etiketter. Se til bunnen av Avery-etikettbehandlingsboksen, og klikk på knappen merket Slå sammen. Deretter blir du bedt om å se etikettene dine i et nytt Google-dokument der du kan skrive ut etikettene dine.

Det er det! Ha det morsomt utskrift etiketter.

Og det er alt der er til det, du kan nå skrive ut etiketter i de fleste store produktivitetspakker. Det bør dekke de fleste standardetiketter, siden selv merkede etiketter uten Avery bruker de samme størrelsene, slik at du kan bruke disse samme verktøyene til å skrive ut på dem også. Hvis du treffer noen snags når du lager etiketter, eller har andre tips å dele, vil vi gjerne høre dem i kommentarene nedenfor!