OneNote GTD Produktivitet med Freeform Notes

Du har sikkert hørt om Få ting gjort eller GTD, produktivitetsmetoden populært av David Allens bok med samme navn. I det skisserer han fem faser for å oppnå stressfri produktivitet, ved å samle inn informasjon, deretter behandle og gjøre de tingene du trenger å gjøre. Det, i et nøtteskall, er GTD-systemet.

GTD-systemet hjelper deg ikke bare med å sortere gjennom alt du trenger å gjøre, men også å prioritere dem, så det blir mer automatisk å utføre oppgaver som krever umiddelbar oppmerksomhet før du utfører oppgaver som ikke presser. Det er tonnevis med programmer som hjelper deg med å jobbe på denne måten, fra den populære OmniFocus til enklere verktøy som Wunderlist, men Microsofts gratisformat-notatapp OneNote kan også være et flott GTD-verktøy.

OneNote hjelper deg med å holde oversikt over ulike typer informasjon, for eksempel å undersøke produkter du trenger å kjøpe, lagre informasjon om varer du allerede har kjøpt, nettsteder du må bruke tid på, artikler du må lese, møte notater du trenger å beholde og referer til og selvfølgelig bilder og lyd for noe av dette. Det er fleksibelt nok til å la deg jobbe med GTD-metoden på den måten du vil, og i denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du gjør OneNote til det ultimate verktøyet for å hjelpe deg med å få gjort ting.

screen~~POS=TRUNC

Organisering med seksjoner, sider og seksjonsgrupper

I OneNote lager du enten en ny notatbok eller en ny seksjonsgruppe i en eksisterende notatbok. (I denne veiledningen har jeg opprettet en ny notatbok.) Opprett en rekke faner - hva OneNote ringer seksjoner - med følgende navn:

• Samling
• Nåværende
• Anmeldelse
• En dag - kanskje
• Arkiv

Lag også en seksjonsgruppe som heter Henvisning (diskuteres mer detaljert nedenfor). Hvis du er ny i 2013 eller Mac versjoner av OneNote, kan du lure på hvor knappen er å lage en seksjonsgruppe. Det er ikke en! For å opprette en seksjonsgruppe høyreklikker du et tomt sted ved siden av raden av faner og velger Ny seksjonsgruppe fra popup-menyen. (Se nedenfor.)

Din notatbok skal nå se slik ut:

I OneNote 2013 høyreklikker du et tomt sted ved siden av raden av faner for å opprette en ny seksjonsgruppe

Innsamling Tab

Fanen Samling er et triageområde for å samle all informasjon: Det er der du sender elementer som enten får umiddelbar oppmerksomhet eller at du skal håndtere senere. Du vil ikke beholde elementer i denne kategorien, fordi det bare er et første stopp. Hver dag eller to, tøm den ut ved å flytte elementer til andre faner.

Nåværende faneblad

Nåværende fanen er for prosjekter du gjør nå. Inne i denne kategorien, opprett hovedsider og undersider som du trenger. En ting som er fint om OneNote er at det ikke bare kan en hovedside ha undersider, men du kan kollapse og utvide undersidene ved å klikke på den lille nedpilen på høyre side av hovedsiden. Nåværende faneblad i min notatbok ser slik ut: 

Du kan ha sider nestet under toppnivå sider, og selektivt kollapse undersider

Også hvis du bruker 2013- eller Mac-versjonene av OneNote, er det å opprette underliggende sider en annen skjult funksjon. Hvis du vil legge til en underside for den valgte siden, trykker du på Ctrl + Alt-Shift-N (Windows) eller Command-Option-Shift-N (Mac).

Review Tab

Review-fanen er for elementer du må lese, se på, lytte til eller tenke på. De kan være bøker, artikler, nettsider, notater fra møter eller telefonsamtaler, og så videre. Til slutt vil du kanskje flytte disse elementene til referanseseksjonen (se nedenfor). På min datamaskin er dette Review-fanen.

OneNote lager automatisk linker fra webadresser

Someday-Kanskje

Det er noen ting du vil tenke på for en senere tidsramme. Dette er oppgaver eller ideer som ikke er kritiske, og du kan eller kanskje ikke gjøre dem. I stedet for å tette opp dine aktive, viktige seksjoner, sett disse elementene inn i delen Someday-Kanskje. På min datamaskin ser det slik ut:

OneNote tillater ikke skråstreker i kategorinavn, så jeg ringte dette "Someday-Maybe" i stedet for "Someday / Maybe".

Arkiv

Etter at du har fullført en oppgave eller et prosjekt, vil du ikke at det tar opp plass i dine pågående aktiviteter, men du vil sannsynligvis heller ikke slette den. Du vil kanskje se elementene, senere. For det har du kategorien Arkiv.

I min notatbok bruker jeg den til å lagre informasjon om kjøp som jeg har laget. Hvis jeg trenger å kjøpe en annen eller trenger å returnere noe, har jeg all informasjonen der. Det gjør det også lettere om du må spesifisere kjøp på skattetid.

For kjøp som du gjør online, er dette enkelt, fordi du kan kopiere kvitteringer fra nettsider og bekreftelsesmeldinger direkte til OneNote. For varer du kjøper personlig, betyr det at du tar det ekstra trinnet med skannerkvitteringer, og bruker skanneren din med Skannede bilder knappen på Sett inn-fanen. På datamaskinen min ser arkivet Arkiv slik ut:

Du kan skanne dokumenter direkte inn i OneNote

Referansefane-gruppen

Siden OneNote etterligner en notatbok, er det som gjør det best å samle inn og holde fast på mange opplysninger ubestemt. Derfor foreslår jeg at du oppretter en hel seksjonsgruppe for Referanser (se første skjermbilde ovenfor).

Det du legger inn i Referanser-delen, er opp til deg, men her er hvordan jeg organiserer det. Jeg har en fane for diverse tekniske notater som er delt inn i informasjon om maskinvareproblemer og problemer for programvare. Det er en annen fan for nettsteder som jeg vil merke seg om.

Siden jeg gjør WordPress-utvikling, har jeg en fane som har generell informasjon og kodeutdrag for WordPress som jeg kan bruke på nytt. Det er en annen fan for kodestykker av andre språk, som JavaScript og PHP. Og jeg har også faner for å holde info for programmer som jeg underviser.

Så ser referansefanegruppen min ut som dette:

En seksjonsgruppe er en samling av faner nestet inne i hoveddelen. Du kan til og med ha seksjonsgrupper innenfor seksjonsgrupper.

Eksempler på GTD i aksjon

Her er tre eksempler på å fange data, og deretter sende dem på vei.

Angi tekst og grafikk direkte

Jeg har allerede en side som jeg opprettet, med tittelen på Business Improvement-møte notater. På denne siden er eksempler som jeg skrev, og et bilde som følger med notatene. Dette er for en pågående rekke møter og diskusjoner. Jeg kan til og med merke det som Viktig.

Typisk side med skrevet tekst og et satt inn bilde

Data kopiert fra et nettsted

La oss si at vi vil ha et godt sett med hurtigtastene som skal brukes på en Mac i OS X, så vi går til denne siden på Apples nettsted:

http://support.apple.com/kb/ht1343

Velg alt på siden, og kopier deretter til utklippstavlen (Ctrl-C i Windows eller Kommando-C på Mac).

Bytt til OneNote, opprett en ny side, og gi den en tittel på OSX-tastaturgenveier. (Eller ikke gi den en tittel, og kopier og lim inn fra nettsiden.) Klikk på siden, og lim deretter inn (Ctrl-V i Windows eller Kommando-V på Mac). Skjermen vil nå se slik ut:

Når du leter inn tekst og bilder fra en nettside, holder OneNote vanligvis formateringen. 2013-versjonen gjør den beste jobben der, blant annet fra andre nettlesere enn Internet Explorer.

Vær oppmerksom på at Mac-versjonen av OneNote på tidspunktet for denne skrivingen er ny, og støtter ikke fullstendig formatering fra nettsider. Så når du limer inn, får du teksten, men koblinger kan bli fjernet, og bilder vil ikke komme inn i det hele tatt. Men formatering, koblinger og bilder du samler inn og oppretter i Windows-versjonen, blir synkronisert riktig på Mac.

Alternativt kan du installere OneNote Web Clipper i nettleseren din, og lagre en hel side i Notebook-notatboken din i ett trinn.

Info sendt fra Outlook

En annen måte å samle inn informasjon på er å sende den direkte fra Outlook. (Merk: Bare Windows-versjonen har denne funksjonen.) Gå inn i Outlook, og åpne en melding du vil lagre i OneNote. På båndlinjen klikker du på knappen for Send til OneNote.

Send til OneNote-knappen kan være større på datamaskinen din

I Velg plassering dialog som vises, velg din Samling kategorien, og klikk deretter OK.

Du kan sette inn en e-postmelding i en hvilken som helst del av en hvilken som helst notatbok som er åpen

OneNote dukker opp, og e-posten blir en ny side.

Når du sender en e-postmelding til OneNote, blir den en ny side, med overskriften formatert som et bord

Behandler informasjonen

Nå som vi har samlet inn informasjon og opprettet en organisasjonsstruktur, la oss behandle det vi samler inn. Avhengig av dataene du samlet inn, hvor du behandler varene, kan det være annerledes, men dette gir deg en ide.

E-posten om Velkommen til iPad Air er noe jeg ikke trenger å ta hensyn til med en gang, men det er noe jeg vil se på senere når jeg har tid. Så jeg høyreklikker sidetittelen i navigeringslinjen, og velg Flytt eller Kopier. I dialogboksen som vises, velger jeg Review-fanen, og klikker deretter OK.

I likhet med e-post, kan du flytte hvilken side som helst i hvilken som helst del av en hvilken som helst åpen notatbok

Jeg gjør det samme Bevege seg Prosedyre med OS X-tastaturgenveie-siden. Dette hører til i Henvisning seksjonsgruppe, inne i Tech Notes. Hvis jeg finner at jeg har mange notater relatert til OS X, kan jeg lage en ny kategori bare for dem.

Til slutt vil jeg flytte siden med møtenotater i gjeldende delen. I stedet for å bruke dialogboksen Flytt, drar jeg siden på Nåværende faneblad og hold fingeren nede på museknappen i ett eller to sekunder til OneNote bytter til fanen. Da slipper jeg museknappen, og siden blir deponert der.

Konklusjon

Getting Things Done-systemet er et effektivt rammeverk for å holde deg oppdatert, så du kan prioritere og jobbe med dem. Og det er fleksibelt fordi hver av oss jobber på en litt annen måte. OneNote er også fleksibel, så hvis du oppdager at du vil omstrukturere notisboken, må du ha en hel del for noe, i stedet for bare en side. Du kan endre den når som helst. Bruk det, men det er mest behagelig for deg.

Prøv det, og vær så snill å dele hvilken kombinasjon av notater, notatbøker, koder og mer som gjør det perfekte OneNote GTD-systemet for deg. Eller, hvis du vil prøve noe annerledes, må du sjekke ut vår veiledning om hvordan du gjør en oversikt-app til et GTD-system.