Den ultimate guiden til OmniFocus 2

De mest avanserte oppgavestyringsappene er ofte det mest forvirrende å bruke når du bare er i gang. Det er lett nok å forstå hvordan du legger til oppgavene dine på Reminders.app eller Wunderlist, men legg til i prosjekter, sammenhenger, gjentatte forfallsdatoer, tilpassbare perspektiver, AppleScript og mer, og du har mye mer å forstå for å komme i gang.

Det er utfordringen å komme i gang med OmniFocus. Den opprinnelige versjonen ser ganske ut som et regneark - forståelig siden det var opprinnelig et tillegg for OmniOutliner, en disposisjon-app. Den nyutgitte OmniFocus 2 har et nyere grensesnitt og er mye enklere å bruke, men inneholder også mange kraftige funksjoner som kan hjelpe deg med å holde deg oppdatert, og det kan være vanskeligere å finne ut. I denne veiledningen tar jeg deg gjennom hvordan du bruker OmniFocus 2 til Mac, og hvordan du kan dra nytte av de beste funksjonene for å holde tritt med oppgavene dine.

Legge til oppgaver i OmniFocus

OmniFocus 2 for Mac

OmniFocus, for alle dens funksjoner, er ikke så vanskelig å komme i gang med å bruke. På sitt mest grunnleggende har du en liste over oppgaver midt på skjermen. Klikk på Ny handling knappen for å legge til en ny oppgave, og du kan umiddelbart begynne å skrive inn oppgaven din. Trykk på returknappen, og du kan begynne å skrive en annen oppgave. Deretter, for å sjekke ut en oppgave, klikker du den grå sirkelen til høyre (i stedet for den tradisjonelle avmerkingsboksen du vil finne i andre gjøremålslapper og den eldre OmniFocus 1).

Når du legger til oppgavene dine, vil du legge merke til at det er flere svake gråteksteksjoner under oppgaven din. Den første er en knapp for å legge til et notat for oppgaven din; klikk den knappen eller trykk på Kommando + 'for å legge til et notat. Du kan skrive inn en beskrivelse for oppgaven din ved å bruke standard tastaturgenveier som Kommando-B og Kommando-I for å formatere teksten. Du kan også lime inn tekst og media fra andre apper, eller kan til og med dra og slipp vedlegg for å beholde relevante filer med oppgaven sin.

Deretter har du et sted å skrive inn prosjektet og kontekst vil en oppgave bli tildelt. Vi ser på begge disse videre, men når du legger til oppgaver, kan du begynne å skrive prosjektnavnet og OmniFocus vil vise lignende prosjekter for å velge fra, eller du kan trykke på Kommando-retur for å legge til teksten du har skrevet som en ny prosjekt (eller kontekst, henholdsvis). Det er da utsettelsen (dagen du vil starte arbeidet med en oppgave) og på grunn (dagen som en oppgave må være ferdig) dato; begge kan akseptere en sann språk dato som i morgen, neste tirsdag, eller +2w i to uker fra i dag. Best av alt, du kan trykke på kategorien for å flytte mellom seksjonene, eller trykke på retur hvor som helst for å starte en ny oppgave.

Først og fremst er det en flaggknapp-den oransje firkanten øverst til høyre i ruten. Klikk for å markere viktige oppgaver, som en tredje måte å finne ut hva du virkelig trenger å gjøre. Du kan også endre noen av disse alternativene fra inspektørpanelet helt til høyre, noe som også gir deg et sted å få dine oppgaver jevnlig tilbake til ditt valg.

Legg raskt på oppgaver ved å trykke Command-Shift-O hvor som helst på Mac-en

Deretter er det hurtigmeldingsdialogboksen du kan åpne fra en hvilken som helst app på din Mac ved å trykke på Command + Shift + O (eller en hvilken som helst annen snarvei du vil ha via innstillingene). Det fungerer akkurat som å legge til en oppgave hvor som helst annet: skriv inn oppgaven din, kategorien mellom de andre tekstfeltene for å legge til ekstra info, og trykk på returknappen for å lagre oppgaven. Det er den enkleste måten å legge til oppgaver uten å forlate tastaturet. Det er også en snarvei for Clipping-tjenesten som du kan konfigurere fra Mac-tastaturet, for å kopiere alt på Mac-en, og legge den til som en oppgave direkte.

Sist men ikke minst, kan du legge til oppgaver fra OmniOutliner. Hvis du har brukt den til å lage din egen oppgaveliste, kan du bare kopiere og lime inn disse oppgavene, eller importere OmniOutliner-filen direkte til OmniFocus, og den vil gjenkjenne prosjektene og forfallsdatoene og importere dem tilsvarende. Det er et fint alternativ å planlegge prosjekter i en oversikt, og så raskt gjøre dem til handlinger som kan gjøres.

Organiser dine oppgaver i prosjekter og med kontekster

Prosjekter og delprosjekter gir deg plass til å organisere alt

Den beste grunnen til å bruke en avansert oppgavebehandling er for verktøyene som gir deg mulighet til å organisere oppgavene. I OmniFocus er den primære måten å organisere oppgaver på, i prosjekter. I likhet med en mappe beholder de alle dine relaterte oppgaver sammen. Du kan starte et nytt kort prosjekt for et arrangement du setter sammen, eller et langsiktig prosjekt for ditt samlede arbeid, og legg til alle relevante oppgaver der.

Deretter i inspektørpanelet helt til høyre ser du alternativer for å spesifisere hvordan prosjektene dine fungerer. Som standard er prosjekter Parallell, hvor oppgaver kan fullføres i hvilken som helst rekkefølge. Du kan også sette et prosjekt som sekvensiell hvis oppgavene må fylles ut i rekkefølge - hvis du velger dette, vil oppgavene lenger nede i listen i prosjektet bli falmet ut, og vises ikke på din Prognose eller send deg påminnelser til de tidligere oppgavene er fullført. Deretter kan du til og med legge til en forfallsdato for hele prosjektet, for å sikre at alle oppgavene er ferdige til tiden, selv om du glemmer å legge til en forfallsdato for hver oppgave.

Hvis du vil, kan du ha delprosjekter for et ekstra organisasjonsnivå. Du kan også ha sub-oppgaver; bare velg en oppgave og trykk på Kommando-] for å gjøre det til en underoppgave av oppgaven over den. Dette gir deg friheten til å ha så mye eller som lite hierarki til dine oppgaver som du vil.

Kontekster, som ligner på koder, gir deg en ekstra måte å organisere oppgaver på

Da er det sammenhenger. I GTD-arbeidsflyten kan kontekster legge til informasjon om hvor en oppgave skal finne sted eller noe annet viktig som gir oppgaven mer, vel, sammenheng. I dine prosjekter har du oppgaver som ligner: Du må kanskje kjøpe ting for både arbeid og hjemprosjekter, så a butikk konteksten ville sette dem begge sammen. De ligner på koder i andre gjøremålslapper, bortsett fra at du bare kan ha en kontekst på en oppgave samtidig.

Hold alt synkronisert

Du har oppgavene dine oppført og organisert, og du må beholde dem overalt. Det er der OmniFocus-synkronisering kommer inn. Det er offisielle OmniFocus-apper for iPhone og iPad, samt uoffisielle Android- og webapps som fungerer med OmniFocus, slik at du kan ta oppgaver med deg hvor som helst. For det må du synkronisere.

Den enkleste måten er å bruke Omni Sync Server. Du registrerer deg for en gratis konto, og bruker den til å synkronisere med noen av OmniFocus-appene. Det vil også gi deg en e-postdropp-e-postadresse hvor du kan sende e-postmeldinger og få dem lagt til som nye oppgaver. En fin måte å integrere OmniFocus med andre enheter, inkludert arbeids PC. Alternativt, hvis du har en WebDAV-server, kan du skrive inn legitimasjonene dine og synkronisere databasen din alene.

Synkronisering av OmniFocus via Omni Sync Server er det enkleste, men det er hyggelig å ha alternativer.

Du finner noen flere alternativer i innstillingene du kanskje vil tilpasse, inkludert dato og klokkeslettalternativer, innstillinger for Mac OS-varsler for å varsle deg når oppgavene skyldes, og mer. Det er langt færre innstillinger enn i den siste versjonen, siden det ikke er noen temaalternativer, og den eneste måten å tilpasse grensesnittet er å omorganisere verktøylinjeknappene, men det er fortsatt nok innstillinger du vil se gjennom for å sikre at de er satt inn slik du vil.

Men for nå er det på tide å begynne å gjøre oppgavene dine ferdige.

Se hva som skjer med prognosen

Den beste nye funksjonen i OmniFocus 2 er Forecast-visningen, som tar stedet for den gamle Due perspektiv. Denne visningen viser en kalender med antall oppgaver du har per dato til venstre, og en liste over alle oppgavene i den rekkefølgen de forfaller i hoveddelen. Interspersed mellom dine daglige oppgaver, finner du en lineær kalendervisning som viser hver kalender synkronisert til din Mac. Det er den delen av OmniFocus du vil bruke mest på din tid, mens du fullfører arbeidet ditt hele dagen.

Se oppgavene dine i den rekkefølgen de er på grunn av, sammen med kalenderhendelsene dine

Du kan også tilpasse prognosevisningen hvis du vil, så vel som hvilken som helst annen visning i OmniFocus, fra Utsikt knapp. Angi start- og sluttidspunktet for dagen du vil ha, og fjern merket for kalendere du ikke vil vise opp langs dine oppgaver. helligdager og Facebook-arrangementskalendere er sannsynligvis ikke nødvendig langs dine viktige arbeidsoppgaver.

De Utsikt menyen lar deg velge hvilke kalendere og tidsrammer du vil vise

Deretter er det ny Åpen ruten. Trykk på Command-O eller klikk på Åpen knappen for å åpne en Alfred-lignende søkeboks hvor du raskt kan hoppe til en hvilken som helst del av OmniFocus eller noen av prosjektene dine enkelt. Det er et alternativ nederst for å åpne listen i et nytt vindu, som du bør sjekke om du ikke vil forlate din nåværende visning i OmniFocus.

Hopp raskt til delen i OmniFocus du vil ha

Se Oppgaver slik du vil

Hver hoveddel av OmniFocus-fanene på venstre side er faktisk perspektiver som du kan tilpasse som du vil hvis du eier Pro-versjonen av OmniFocus. Det er det Utsikt alternativer som du kan justere fra hvilken som helst versjon av OmniFocus, men hvis du vil lage et tilpasset perspektiv, trenger du Pro-versjonen. Klikk på Vis perspektiver knappen i perspektiver menyen, og du vil ha alle verktøyene du trenger for å lage dine egne synspunkter. Du kan velge hvilken rekkefølge du vil ha oppgaver i, hvilke oppgaver du vil vise, og mer.

Å legge til dine egne perspektiver er en flott OmniFocus Pro-funksjon

Det er en annen måte Pro-versjonen hjelper deg med å fokusere på oppgavene dine: Fokus knapp. Velg en oppgave hvor som helst, klikk Fokus, og du ser bare oppgaver fra det prosjektet. Det er en fin måte å skyve hjemmeoppgaver ut av ditt sinn når du skal fokusere på arbeid.

Pass på at du er på sporet med gjennomgang

Det er en siste ny funksjon i OmniFocus 2 som er kommet over fra iPad-versjonen: The Anmeldelse skjerm. GTD-metoden sier at du bør gjennomgå prosjektene regelmessig for å sikre at de er på rette spor, og det er akkurat det denne visningen er designet for. Du kan se hvert av prosjektene dine, sørg for at oppgavene er fortsatt relevante, og klikk deretter på Marker vurdert knappen for å lagre datoen du har gjennomgått prosjektet. Det er ikke noe du må gjøre, men det er en enkel måte å holde oppgavelistene dine ryddige.

Ta deg tid til å se over hvert av prosjektene dine for å se hva du mangler

Automatisering OmniFocus

OmniFocus er kraftig alene, men det er å integrere med andre apps som det er mest kraftige. Mange verktøy, som e-postappene MailMate og Airmail, lar deg sende e-post direkte til OmniFocus. For alle andre apper og alle funksjoner du ønsker OmniFocus selv hadde, kan du bygge dine egne integrasjoner ved hjelp av AppleScript hvis du eier Pro-versjonen. Det er et fullt bibliotek med funksjoner som dekker alle funksjoner i OmniFocus. Hvis du er ny på AppleScript, må du sjekke ut vår AppleScript Beginners Guide før du dykker inn.

OmniFocus AppleScript-biblioteket

Det finnes en rekke fine måter du kan bruke OmniFocus med skripting som gjør det enda sterkere for å administrere oppgavene dine. Du kan finne en rekke skript og arbeidsflyter på nettet for å bruke det direkte, selv om du ikke har noen erfaring som koder AppleScript. Et godt eksempel er et skript som fullfører en oppgave, og deretter gjør en ny oppgave minne deg om å svare på oppgaven senere, noe som er flott for oppgaver der du må sende e-post til folk senere. Du finner enda flere ideer på Inside OmniFocus-siden som viser unike måter å bruke OmniFocus 'perspektiver, skript og mer på..

Konklusjon

OmniFocus 2 er langt enklere å komme i gang med enn tidligere versjoner, men det kan fortsatt være litt overveldende om det er første gang du har brukt det. Denne opplæringen skal gi deg alt du trenger for å slå bakken og holde oppgavene dine bedre enn noensinne i OmniFocus, men hvis du har problemer med det, vær så snill å legge igjen en kommentar nedenfor, og vi vil gjerne hjelpe deg kom i gang.