Share
Selv om Google Docs og Microsofts Office.com-apper har tatt over en god del av Cloud Office-industrisektoren, er det noen fantastiske alternativer fra uavhengige applikasjonsutviklere som Zoho, et populært webappeselskap som har et stort bibliotek med webapper: fra kunde støtte suiter til kontor suiter.
Zohos cloud office suite, passende navn Zoho Docs, har vært en fremtidsrettet konkurrent til tilbud fra Google og Microsoft for en stund, og den har ikke fått den spotlighten den fortjener. I denne opplæringen skal jeg vise deg hvordan du bruker Zoho Docs som din hverdags, one-stop-shop for dokumentredigering og oppretting.
For å kunne bruke Zoho Docs må du ha en Zoho-konto. Denne kontoen kan brukes på alle Zohos webapps og -tjenester. Du kan opprette en Zoho-konto ved å gå over til Zoho Docs nettsted og se mot den røde Registrer deg nå knappen ligger mot midten av siden. Fyll ut registreringsinformasjonen og klikk den grønne Melde deg på knappen som ligger mot bunnen av vinduet.
Du blir nå omdirigert til Zoho Docs hjemmeside. Herfra kan du (i fremtiden) vise alle dine lagrede dokumenter, laste opp dokumenter og opprette nye dokumenter.
Opprette et nytt dokument i Zoho Office. For å starte, se mot øvre venstre hjørne av vinduet og klikk på det grønne Skape knapp. En rullegardinmeny vil nå vises. Fra denne menyen har du muligheten til å opprette et nytt dokument, regneark eller presentasjon. Jeg begynner med å vise deg hvordan du bruker Zoho Docs til å lage dokumenter.
Navngi ditt nye dokument. Ved å klikke på Dokument knappen, blir du brakt til et Zoho Writer-vindu. Herfra kan du navngi dokumentet ved å klikke inn på Navnløst dokument tekstboks som er plassert til høyre for Zoho Writer-ikonet. For å lagre den nye tittelen, trykk bare på Komme tilbake nøkkel på tastaturet.
Du legger til tekst i dokumentet ved å ganske enkelt klikke inn i det nye tekstdokumentet mot midten av siden og begynne å skrive som du ville med noen annen dokumentredigeringsapp.
Zoho Docs er ganske begrenset når det gjelder formateringsalternativer for Zoho Writer. Appen gir imidlertid nok formateringsalternativer for de fleste dokumenter som essays og brev. Du kan få tilgang til disse formateringsalternativene ved hjelp av verktøylinjen som ligger øverst i applikasjonen. Det finnes en rekke faner på denne verktøylinjen, og jeg skal vise deg hvordan du bruker grunnleggende for dem alle.
Bruk fanen Hjem i Zoho Writer. Den første kategorien til venstre, den Hjem fanen, er der du finner alle dine grunnleggende tekstformateringsverktøy. For eksempel kan du kopiere, lime inn og kutte tekst, samt endre skrifttypestil, skrifttypefarge og skriftstørrelse fra denne kategorien. På toppen av dette er alle kuldealternativene tilgjengelige fra Hjem-fanen.
Selv om denne kategorien kan virke ganske enkel, er det to funksjoner jeg vil gjerne dekke mer i dybden. Hvis du ser direkte til høyre for skriftvalgene, ser du en knapp som er formet som to bokstaver "A" s med en pensel på toppen av dem. Hvis du klikk inn i denne knappen vises en rullegardinmeny som gir deg tre alternativer: "Se / rediger gjeldende dokumentstil", "Lagre gjeldende dokumentstil som", og "Tilbakestill dokumentstil".
Redigerer skriftstiler i Zoho Writer. Ved å klikke på det første alternativet, "Vis / Rediger gjeldende dokumentstil", kan du gjøre akkurat hva det sier det gjør: rediger gjeldende stil på dokumentet. Når du klikker på dette alternativet, vises et popup-vindu som lar deg redigere skrifttypestilingen og størrelsen på dokumentteksten og overskriftene med letthet. Du kan lagre den nye tekststilen ved å merke av Lagre som boksen mot bunnen av hurtigmenyen. Du kan da gi stilen et navn i tekstboksen til høyre for boksen. For å lagre den nye stilen klikker du på OK knappen ligger nederst i Vis / Rediger-vinduet.
Hvis du vil bruke din nyopprettede stil, klikker du på Forhåndsvis / bruk lagrede stiler knappen øverst i rullegardinmenyen. Du kan se alle dine lagrede stiler ved å klikke på Stilnavn rullegardinmenyen fra midten av menyen. Etter å ha valgt stilen du vil bruke, klikker du på Søke om knappen fra bunnen av menyen til du gjettet det, bruk den valgte stilen til dokumentet.
Lagrer gjeldende skriftinnstillinger som en ny stil. Hvis du har redigert et dokumentets stil, og ønsker å lagre det som en forhåndsinnstilling, klikker du på Lagre gjeldende dokumentstil knapp. Deretter blir du bedt om å gi den nye stilen et navn. Lagre det ved å klikke på OK knappen fra bunnen av popup-vinduet.
Endre linjeavstand i Zoho Writer. En annen funksjon jeg vil gjerne påpeke er avstand. Hvis du vil endre dokumentet fra et enkelt mellomrom til et dobbeltrom, ser du mot høyre side av verktøylinjen og klikker på knappen som ser ut som et avsnitt med en vertikal pil til venstre for den.
Når du klikker på denne knappen, vises en rullegardinmeny. Fra denne rullegardinmenyen kan du velge mellomrom for dokumentet (1.0, 1.2, 1.5 eller 2.0). I tillegg kan du fra denne menyen legge til plass før eller etter det valgte avsnittet ved hjelp av Legg til plass før avsnittet eller Legg til plass etter avsnitt knappen fra rullegardinmenyen.
Til slutt, fra rullegardinmenyen mellomrom, kan du mer nøyaktig redigere mellomrom og innrykk ved hjelp av Avstand og innrykk knappen nederst i rullegardinmenyen. Når du gjør dette, vises et popup-vindu der du kan skrive inn informasjonen. Når du er klar til å lagre mellomrom og innrykksinformasjon, klikker du på OK knappen fra bunnen av menyen.
Bruk Quick Parts til å legge til informasjon i dokumentet. Til høyre for Hjem-fanen er Sett inn-fanen. Fra denne kategorien kan du legge til bilder, figurer og sidepauser ved hjelp av de respektive knappene på venstre side av menyen. En av mine favorittfunksjoner på Sett inn-fanen er imidlertid Hurtige deler knapp.
Denne knappen lar deg enkelt legge inn opplysninger om deg selv og dokumentet du redigerer. Hvis du for eksempel klikker på den første knappen til venstre, blir navnet ditt automatisk lagt inn i dokumentet. Hvis du klikker på datoknappen, blir dagens dato oppgitt. I tillegg, hvis du klikker på venstre knapp, blir du bedt om å sette inn en YouTube-kobling. Videoen vil da bli satt inn i dokumentet.
Legge til tabeller i dokumentet ditt. Til slutt kan du også bruke Sett inn-fanen for å legge til tabeller i dokumentet. For å gjøre dette, klikk på Bord knappen og bruk popup-vinduet til å velge hvor mange kolonner og rader du vil ha i bordet ditt. Ditt bord vil da bli lagt til i dokumentet og klar til redigering.
Bladlayoutfanen er ganske enkel: den inneholder alle dine grunnleggende layoutformateringsalternativer. Fra denne fanen kan du for eksempel endre sidestørrelse, sideorientering, marginer, redigere overskrifter og bunntekster, og til og med legge til vannmerker og endre sidfargen din.
Hver av disse alternativene kan redigeres ved å klikke på respektive knapp. Når du klikker, vises en rullegardinmeny fra under knappen. Fra rullegardinmenyen kan du raskt endre alternativer med et museklikk.
Tekst vannmerker i Zoho Writer. Dette er imidlertid ikke tilfelle for vannmerket og fanebladet. Hvis du vil legge til et vannmerke i dokumentet ditt, klikker du på vannmerke knappen, vil en popup-meny vises. Fra popup-vinduet kan du velge om du vil legge inn et tekst- eller bildevannmerke.
Hvis du velger å legge til et tekstvannmerke, kan du sette inn den respektive teksten fra Skriv inn tekst knappen, og rediger deretter skrifttype, størrelse og farge fra de respektive knappene nedenfor. Til slutt velger du om vannmerket ditt er et vertikalt eller horisontalt vannmerke. Klikk på Forhåndsvisning knappen under dette alternativet for å forhåndsvise det nye vannmerket, og når du er klar til å legge til det, trykker du på Søke om knappen fra bunnen av menyen.
Hvis du legger til et vannmerke for vann, laster du opp et bilde ved hjelp av Bildefil knappen fra midten av menyen. Under denne knappen kan du bruke Bildestørrelse knappen for å redigere vannmerkeets størrelse og bruk Vask ut menyen for å kontrollere bildens fading.
Endre fanebladinnstillinger i Zoho Writer. Til slutt, hvis du klikker inn i Tab Innstillinger knappen, kan du redigere Tab Stop-posisjonene dine. Tab Stop-posisjoner er i hovedsak hvor tekstmarkørbevegelsen stoppes når du trykker på tabulatortasten, eller med andre ord er det innrykksinnstillingene dine. Du kan legge til flere ledd ved hjelp av Legg til knappen som ligger nederst til høyre i popup-vinduet. Når du er klar til å bruke det nye innrykket, velger du det fra Tab Innstillinger vindu.
Visningsfanen lar deg justere visningen av dokumentet du redigerer. I tillegg kan du gå inn i fullskjermmodus og til og med skjule linjalen din og kommentarer på siden for en renere skriveopplevelse.
Den riktige tittelen Review-grensesnitt lar deg gi ditt nyopprettede dokument et endelig utseende før du publiserer eller sender til samarbeidspartnere. Du kan bruke denne fanen til å finne og erstatte ord i dokumentet ditt, legge til kommentarer, stavekontroll, legge til egendefinerte ord i Zoho Docs-ordlisten, vis en tesaurus, sjekk et ordtall eller til og med lage og vise versjoner av dokumentet ditt.
Legger til kommentarer til dokumentet ditt. Å legge til kommentarer i dokumentet ditt er viktig hvis du planlegger å dele dokumentet ditt med samarbeidspartnere (mer om det senere). Å gjøre dette er enkelt: Kontroller at tekstmarkøren din er plassert der du vil legge til din kommentar og se mot venstre side av gjennomgangskjermen. Klikk på kommentarer knappen, og fra rullegardinmenyen, klikk på Ny kommentar knapp. På høyre side av Zoho Writer-vinduet vises en sidebarmeny.
Fra dette sidebjørnet legger du til en ny kommentar til dokumentet ditt ved hjelp av chat-boksen. Når du er klar til å legge inn din kommentar til dokumentet, trykker du på Legg til knappen som ligger mot bunnen av kommentaren-menyen.
Når du har lagt til en kommentar til dokumentet ditt, kan du se det ved å se mot høyre side av dokumentet. Din kommentar vises ved siden av dokumentet ditt, nær hvor markøren var når du legger til kommentaren.
Fra rullegardinmenyen Kommentar kan du slette kommentarer fra Få til knapp. Du kan velge å slette den valgte kommentaren, alle kommentarer, eller kommentarer fra en bestemt forfatter.
Til slutt, hvis du bare vil se uløste kommentarer, kan du velge å bare vise disse kommentarene fra bunnen av kommentarmenyen.
Opprette en versjon av dokumentet ditt. Å lage versjoner av et dokument kan hjelpe deg med å holde oversikt over store endringer og andre endringer i et dokument. Du kan opprette en ny versjon av dokumentet ditt ved å klikke på Opprett versjon knappen som er plassert til høyre til høyre på Review-fanen. Fra popup-vinduet kan du navngi versjonen din og klikke på Skape knappen for å lage din versjon.
Det er verdt å merke seg at Zoho automatisk lager versjoner av dokumentet ditt for deg når du fortsetter å redigere dokumentet. Disse tilfellene er nyttige hvis du trenger å rette opp eller se en større endring i dokumentet.
Vise versjoner og revisjoner i Zoho Writer. Hvis du vil laste inn en versjon av dokumentet, ser du til høyre hjørne av Review-fanen og klikker på knappen merket Se versjonshistorikk. Herfra kan du se alle dine opprettede versjoner. For å laste en, bare klikk på den.
Hvis du vil sammenligne to versjoner, merker du av i boksene til venstre for versjonsnavnet og ser mot toppen av Zoho Writer-skjermen. Klikk på Sammenligne knappen og all den endrede teksten blir uthevet.
Legge til samarbeidspartnere i dokumentet ditt i Zoho Writer. En av de beste delene ved å bruke Zoho Writer over en off-line office suite er at du kan bruke Zoho Writer til å samarbeide med venner, familiemedlemmer og medarbeidere. For å legge til samarbeidspartnere i dokumentet ditt, klikk på Dele kategorien og se til venstre side av fanen og klikk på knappen merket Del innstillinger.
Fra vinduet Delingsinnstillinger kan du legge til samarbeidspartnere i dokumentet ved å skrive inn e-postadressen og klikke på Dele knapp. Samarbeidspartneren vil da bli sendt en link for å bli med i dokumentet. Når samarbeidspartneren kommer inn i dokumentet, vil de kunne redigere dokumentet etter ønske.
Endre varslingsinnstillinger i Zoho Writer. Hvis du vil motta e-postvarsler når dokumentet ditt er redigert, se til høyre for Del innstillinger knappen og klikk på Melding knapp.
Fra popup-vinduet Varsling kan du velge når du vil ha e-postvarsler. Det er ganske mange frekvensalternativer å velge mellom: Fra en e-post for hver rediger til en e-post for kommentarrespons.
Endelig er en annen bemerkelsesverdig funksjon av Zoho Writer EchoSign-integrasjon. Hvis du trenger å oppgi et dokument, klikker du på Digisign knappen som ligger til venstre til venstre i vinduet. Fra popup-vinduet, logg inn på EchoSign-kontoen din og begynn å signere dokumenter.
Eksportere dokumenter i Zoho Writer. Hvis du vil eksportere det nyopprettede Zoho-dokumentet, ser du det øverste venstre hjørnet av Zoho Writer-skjermen og svinger over Fil knapp. Fra rullegardinmenyen, klikk på filformatet du vil eksportere dokumentet til.
Det er enkelt å importere dokumenter til Zoho Writer. Bare se mot toppen av Fil menyen og klikk på Importer fil ... knapp. Du blir deretter bedt om å laste opp det eksisterende dokumentet fra stasjonen din, eller hvis filen din er vert online, kan du importere den fra en nettadresse ved å klikke på Fra URL boks øverst i vinduet. Du kan deretter skrive inn nettadressen.
I tillegg, fra filvinduet kan du utføre en rekke andre oppgaver jeg har dekket i denne artikkelen.
Det avsluttes den første delen av min Zoho Docs opplæring. Du er nå satt til å bruke Zoho Writer i din daglige arbeidsflyt for å lage og redigere dokumenter. Hold deg oppdatert på del to hvor du lærer å bruke Zoho Sheet for å lage regneark i skyen.
Accentsconagua