Share
Så du har noen digitale fotografier eller videoer, og lurer på om du virkelig trenger å bekymre deg om å administrere dem eller arkivere dem, eller hva du gjør når du har hundrevis (eller tusenvis) digitale filer. Du trenger minst et grunnleggende system for å organisere filene dine, men hvor starter du?
Hvor stor eller kompleks systemet ditt blir, avhenger av dine behov. I denne veiledningen vil vi jobbe oss gjennom et sett med sentrale spørsmål for å hjelpe deg med å identifisere DAM-behovene dine (Digital Asset Management). Svarene på disse spørsmålene hjelper deg med å planlegge et arkiv som passer dine bilder.
University of Michigan Library Card Catalog, av David Fulmer, beskåret fra originalen, CC BY 2.0.I disse dager er svaret på dette spørsmålet ja for mange, om ikke alle, mennesker. Vi elsker bilder, og vi lager dem i enormt volum.
Digitale bilder må organiseres slik at du kan finne det du trenger, når du trenger det. Colin Rowe, en digital eiendomsadministrasjonsspesialist med Archimedia, beskriver uorganiserte bilder som "digital deponi." Hvis du ikke lett kan få tilgang til bildene dine, tar bildene bare opp plass.
Samlingen er en av de viktigste byggeblokkene i et bildearkiv. En samling er ganske enkelt et sett med bilder og tilhørende filer, og de er en fin måte å holde filene dine organisert og nyttig. Hvis du har flere bilder enn du kan klare, er det første trinnet å tenke på hvordan du kan bryte bildene dine ned i samlinger.
Utover enkle samlinger starter riktig datahygiene ved å navngi bildefilene dine på en konsistent, meningsfull måte og organisere disse filene til en logisk filstruktur. Ved å merke bildene dine med tilleggsord som beskriver innholdet på bildene, bidrar det også til å holde samlingen frisk. All den organisasjonen kan være litt vanskelig, men uten et system for å implementere det.
Kataloget er en annen nøkkelstruktur i bildearkivet ditt. Kataloget er en måte å organisere samlingene og bildene i seg. Et spesialisert katalogprogram eller en app vil hjelpe deg med å standardisere filnavn, legge til søkeord og sortere bildene dine i samlinger. Noen katalogiseringsprogramvare er enkel og fri; andre er tunge løftere designet for å støtte lag. Det du trenger vil avhenge av størrelsen og kompleksiteten til samlingen din.
Digitale fotografier og videoer går tapt hvis bare én person forstår hvor filene er lagret og hvordan de er organisert. Et system som organiserer bilder med et felles sett med prinsipper gjør det lettere for noen andre å få tilgang til eller administrere bildene på dine vegne. Også vurdere å navngi en utpekt og gi ham eller henne den nødvendige informasjonen for å administrere samlingen din hvis du ikke klarer å gjøre det.
Dawn Oosterhoff, låst bilderTrenger du å beholde en digital fil for senere tilgang eller for å oppfylle en samsvar eller forretningsårsak, eller trenger du å sette filen til side for sikkerhet og oppbevaring?
Et backup-system er en kritisk del av et digitalt bildearkiv. Digitale filer kan forsvinne med ett tastetrykk. Vedlikeholde en andre kopi av bildefilene dine er den eneste måten å beskytte samlingen mot et digitalt feil på.
Å holde en andre (eller tredje) kopi av filene dine et annet sted enn hvor du jobber med bildene dine, er din forsikring mot brann, tyveri, flom eller andre katastrofer. Minimere sjansen for at katastrofen vil slå både dine opprinnelige filer og dine kopier ved å holde dem på to forskjellige steder. Katalog og backup programvare kan gjøre denne prosessen mye mindre hodepine.
Administrere veksten i samlingen din er et av de grunnleggende målene for digital eiendomsadministrasjon. Foto av Alex, beskåret fra originalen, CC BY 2.0.I stedet for å slette bilder som du kanskje - og sannsynligvis vil - vil ha igjen, arkiver du bilder som ikke er nødvendig eller ikke nødvendig, veldig ofte. Nye bilder eller bilder som blir tilgang til oftere, må lagres i et system som er enkelt og raskt tilgjengelig, men eldre bilder eller bilder som sjelden er tilgjengelige, kan lagres på langsommere og billigere medier.
Administrere veksten av dine digitale filer kan være komplisert. Det er vanskelig å vite hvor mange bilder, og hvor mange gigabyte data du må beholde. Vil du oppgradere til et nytt kamera med et høyt megapikseltal? Større filer betyr mer lagring. Vil du begynne å spille inn video? Igjen mer lagring. Lei et annet kamera for din voksende bryllupsvirksomhet? Mer lagringsplass.
Veksten kan være uforutsigbar. Det kan komme når du minst forventer det og raskt blir overveldende. Lagringsbehovene dine kan endres over natten. Du vil ikke løpe ut av plassen akkurat når du trenger det mest. Et godt digitalt kapitalstyringssystem har plass til utvidelse og tar hensyn til vekst.
Er det noe i samlingen din som har verdi? Ønsker du andre, spesielt fremtidige generasjoner, å kunne få tilgang til og forstå bildene dine?
Noen katalogiseringsprogramvare er utviklet for å brukes og nås av mer enn én person. Og mens de fleste elektroniske tjenester ikke er egnet for arkivering av bilder, fungerer mange online-tjenester godt for å dele bildesamlinger. Ved å bruke en konsistent, logisk organisasjonsstruktur (navn, mapper og nøkkelord) vil alle sikre at alle kan spare og finne det de trenger.
Digital kapitalforvaltning for bildearkivet kan høres ut som en komplisert og byrdefull oppgave, men et digitalt kapitalstyringssystem må bare være så stort eller komplisert som samlingen krever. Videre vil energien du legger inn i å skape og vedlikeholde systemet, bli returnert ti ganger, da du finner det lettere og lettere å legge til bilder i samlingen din og senere finne nøyaktig de bildene du eller andre vil se.
For å lære mer om digital kapitalforvaltning og å bygge styringssystemet du trenger, følg vår serie Digital Asset Management for alle.
Accentsconagua