Share
Krever jobben din å sende vanlige e-postmeldinger, prosjektrapporter, forslag eller annen lang skriftlig kommunikasjon? I så fall er du ikke alene. Skrive er en stor del av mange jobber. Faktisk, ifølge National Association of Colleges and Employers, ser 8 av 10 arbeidsgivere undersøkt etter skriftlig kommunikasjonsferdighet på kandidat-CVer.
Gode skriveferdigheter kan få deg til å virke mer troverdig. Enda viktigere, å lære å bli en bedre forfatter kan hjelpe deg med å bli mer effektiv på jobben din.
Å lære å skrive bedre kan legge til din troverdighet og hjelpe din karriere. (Image Source) Selv om du ikke er en profesjonell forfatter, kan du lære å skrive bedre. I denne artikkelen gir vi ti trinn på hvordan du blir en bedre forfatter - uansett hvilken jobb du har.
For mange ikke-forfattere kan forespørselen om å skrive noe virke overveldende. Du kan til og med ha tilbakemeldinger til skoleoppgaver. Hvis du ikke likte disse skoleoppgavene, kan du til og med føle deg litt fryktelig på utsikter til å skrive noe for jobben din.
Men hvis du er organisert, kan du skrive et faglig dokument når du blir spurt. De fleste liker ikke å skrive fordi de ikke forstår hvordan de skal gjøre det bra. Men panikk vil ikke hjelpe deg med å fullføre skriveoppdraget ditt.
Det er måter å bli en bedre forfatter. Som en annen arbeidsrelatert oppgave følger god skriving en prosess. I denne artikkelen skal jeg dele den prosessen med deg. Så, om du er tildelt å skrive en rapport, et notat, et brev, eller til og med bare en lang e-post - du kan takle det. Bare følg disse enkle trinnene for å bli en bedre forfatter.
Før du kan begynne å skrive, må du vite hvorfor du har blitt tildelt å skrive noe. Med andre ord, hva er formålet med din skriving? For å oppdage formålet med ditt skriveprosjekt, spør dette spørsmålet: hva er dette for?
Her er noen av de vanligste formålene bak arbeidsoppgaver:
For å gi noen konkrete eksempler, kan du ha blitt tildelt å skrive et prosjektforslag for å få finansiering til et kommende prosjekt. Denne oppgaven vil trolig innebære noen overbevisende skriving. Eller din leder kan ha bedt om en e-post sammendrag av ditt nåværende prosjekt. E-post sammendraget vil trolig involvere informativ skriving.
Noen ganger vil formålet med din skriving være åpenbart. Men andre ganger må du kanskje spørre. Når du forstår hvorfor du trenger å skrive hva du skal skrive, er du klar til å gå videre til neste trinn.
For at du skriver for å være god, må den være nøyaktig. I de fleste tilfeller krever det kunnskap eller forskning. For å starte, lage en liste over alt du vet om emnet du har blitt tildelt. Hvis du ikke vet noe, men tror det skal være en del av skriveoppdraget ditt, skal du ha det på listen med et spørsmålstegn ved siden av det.
Hvis du trenger noen illustrasjoner eller bilder for skriveoppdraget, er det en god ide å finne dem på dette tidspunktet. I noen tilfeller må du kanskje arrangere et bilde som skal lagres eller en illustrasjon skal opprettes. Også, hvis din skriving må godkjennes av selskapets tekniske team eller juridiske avdeling, gi disse områdene en oppgave som prosjektet ditt kommer.
Gå deretter gjennom listen du opprettet, og undersøk den manglende informasjonen (elementene med spørsmålstegnene). I mange tilfeller kan informasjonen være tilgjengelig i ditt firma. Ikke vær redd for å spørre noen om informasjon du ikke har.
Hvis informasjonen ikke er lett tilgjengelig, må du kanskje utføre din egen forskning. Hvis den manglende informasjonen krever mye ekstra arbeid fra din side, spør din leder eller den personen som tildelte skriveprosjektet til deg om de mener at informasjon er virkelig nødvendig for denne oppgaven.
Nå som du har samlet informasjonen som er relevant for skriveprosjektet, er det på tide å begynne å begrense det. Hold fokus når du bestemmer deg for hva du trenger og ikke trenger.
Det kan bidra til å sette informasjonen i grov rekkefølge basert på det som er viktigst for personen som skal motta ditt skriftlige dokument eller e-post. Lukk ut opplysninger som ikke er direkte relatert til skriveoppgaven din, men ikke kaste dem helt. Den ekstra informasjonen kan komme til nytte hvis noen har flere spørsmål etter at du har gjort oppdraget ditt, eller hvis sjefen din tildeler deg et oppfølgingsprosjekt.
For eksempel, hvis du jobber med et prosjektforslag, vil du definitivt inkludere informasjon som forklarer hvorfor prosjektet er viktig. Hvis du har informasjon om prosjektets historie, er det sannsynligvis mindre relevant for forslaget ditt.
På grunn av skoleoppgaver der komplekse skisser ble tildelt som måtte ha romerske tall og obligatoriske avhandlinger, har mange vokst til å hate skisser. Ikke bekymre deg. Denne disposisjonen er ikke en av disse.
For denne korte oversikten er det en introduksjon, minst to eller tre hovedstøttepunkter om emnet du dekker, og en konklusjon. Legg til tittelen på skriveprosjektet, og du er i utgangspunktet ferdig med oversikten. Se, det var ikke vanskelig!
Sørg for at innføringen din er kraftig - det er det første leseren din ser godt når de åpner dokumentet. Likeledes bruke litt ekstra tid på din konklusjon siden det er den siste tingen de vil lese. I tillegg skal konklusjonen inneholde en oppfordring som forteller leseren hva du skal gjøre neste gang du skriver et overbevisende stykke.
Husk at dette ikke er skole. Du skal ikke omdanne denne oversikten. Utsikten er å hjelpe deg med å bli organisert, så du er den eneste du trenger for å kunne fornuftig.
Med hele ditt forberedelse ferdig, er det bare et spørsmål om å fylle ut oversikten med informasjonen du samlet tidligere. Hold formålet med å skrive i tankene mens du skriver.
I de fleste tilfeller vil du bruke aktiv stemme for ditt profesjonelle skriveprosjekt. Det er lettere for de fleste å lese. Hvis du skriver et overbevisende dokument (se trinn 2), for eksempel et salgsbrev eller forslag, vil du inkludere noen salgsord i skriving. Og ikke glem å be om salget i din oppfordring til handling.
Hvis virksomheten din har en stilveiledning for skriftlig kommunikasjon, må du også huske disse kravene når du skriver. Hvis det ikke er noen stilguide, ta en titt på stilen som brukes i lignende kommunikasjon for å få en ide om skrivestilen som er akseptabel for skriving. Hvis du for eksempel skriver en epost som viser dine nåværende prosjekter, kan du spørre en kollega om de har skrevet en lignende e-post, og hvis de ville være villige til å vise det til deg.
Når du har skrevet et utkast, kan du tro at du er ferdig. Men å levere eller sende skriftlig oppgave mens den fortsatt er full av feil, kan få deg til å se mindre enn profesjonell. Gå gjennom dokumentet ditt nøye for å forsikre deg om at det ikke er noen feil.
Begynn med å bruke skriveverktøyets stave- og grammatikkontroller, men ikke stole helt på dem. Stavekontroll og grammatikkbrikker kan savne mange typer vanlige feil. Så, vil du lese om utkastet ditt nøye og gjennomtenkt. Hvis du har en venn eller kollega, kan det være lurt å spørre dem om å lese og se etter feil.
Hvis noen trenger å godkjenne utkastet ditt, kan de kanskje se det når du er ferdig med å sjekke dokumentet ditt. En grundig gjennomgang av skrivingen kan bety forskjellen mellom god skriving og god skriving.
Hvordan dokumentet ditt ser ut kan påvirke hvordan leseren reagerer. For lengre skriveprosjekter, spesielt, vil du bruke en profesjonell mal for å sikre at dokumentet gir det riktige inntrykket. Og om du skriver for sjefen din eller for en kunde, er det første inntrykk viktig.
Også, hvis du har bilder eller fotografier, kan du også legge til dem på dette stadiet. For å få en ide om forskjellen en profesjonell mal kan gjøre, ta en titt på disse artiklene med eksempelrapport og forslagsmaler:
Som du kan se, kan en profesjonell mal trekke sammen skriveoppdraget ditt og gi det et attraktivt, sammenhengende utseende. Heldigvis er det mange høykvalitets maler tilgjengelig. For eksempel finner du hundrevis av høykvalitets forslagsmaler tilgjengelig på Envato Elements og GraphicRiver.
Når det gjelder førsteinntrykk, er det også viktig å se hvordan dokumentet ser ut når det mottas. Tenk på de første inntrykkene før du sender ut skriveprosjektet ditt.
Hvis ditt skriveprosjekt var en e-post, må du sørge for at den har en god emnelinje. En god emnelinje beskriver hva e-posten handler om, uten å være for vag. Samtidig bør e-postlinjen din være kort og til poenget.
Hvis du skriver et lengre dokument, og du skal sende det, undersøk emballasjen. Hvis det er mulig, skal skriveprojektet sendes i en konvolutt eller boks med firmalogoen på den. Det bør også være en rapportomslag og et følgebrev som forklarer hva dokumentet er for.
Avhengig av hvilken type skriveprosjekt du har jobbet med, har du bare brukt hvor som helst fra noen få timer til noen få dager, skriver det. Men den ekstra innsatsen har vært verdt det fordi din skrivebrikke ikke bare er bra, det er flott. Nå er du klar til å sende dokumentet.
Dobbeltklikk leveringsinformasjonen din for å sikre at den kommer til den rette personen. For et trykt dokument, er denne informasjonen sannsynligvis en fysisk adresse. For en e-post, pass på at du sender den til riktig e-postadresse.
Hvis du ikke hører tilbake fra mottakeren, er det greit å følge opp med dem om noen få dager for å sikre at de mottok det. Du kan også tilby å svare på eventuelle spørsmål de har.
Her er Envato Tuts +, vi har mange ressurser for å hjelpe deg med å forbedre dine skriveferdigheter. Mange av våre opplæringsprogrammer gjelder for bestemte typer skriving som du kanskje må gjøre. Her er bare noen av våre skriveopplæringer du kanskje vil utforske:
Selv om du ikke har en skrivebakgrunn, kan du lære å bli bedre på å skrive. Trinnene i denne artikkelen vil hjelpe deg å lære hvordan du skal være en bedre forfatter, uansett hva yrket ditt gjelder. Lykke til med ditt neste skriftlige oppdrag!
Accentsconagua