Slik måler du risikoen i din bedrift

Velkommen til del 2 i serien om risikostyring. I første del lærte du om hovedtyper av risiko en bedrift kan møte:

• strategisk risiko
• overholdelse risiko
• operasjonell risiko
• finansiell risiko
• reputational risiko

Disse generelle kategoriene er nyttige, men for å få en vellykket risikostyringsstrategi må du bli mye mer spesifikk. Du må undersøke virksomheten din og identifisere bestemte ting som kan gå galt. Og du trenger også en måte å estimere hvor sannsynlig de skal skje, og kvantifisere hvilken innvirkning de vil ha.

Med andre ord trenger du en måte å måle risiko på i virksomheten din. Du lærer nøyaktig hvordan du gjør det i denne opplæringen. Risikostyring kan være et svært komplekst område, med meget detaljerte metoder og formler for beregning av risiko. I denne opplæringen bruker vi imidlertid en enkel tilnærming som enhver eier av små bedrifter enkelt kan adoptere.

1. Se på alt du gjør

Det første trinnet i å måle risiko i bedriften er å få en mye klarere ide om hva risikoen er.

Vi identifiserte hovedområdene i den siste opplæringen, så nå er det på tide å dykke mye dypere inn i hver enkelt. Gå over forretningsplanen din og alle virksomheten din, og spør deg selv en serie med tøffe "Hva om ...?" spørsmål.

Som bedriftseier betaler det seg som regel en optimist, men i dette tilfellet må du tenke på de verste saksforholdene. Sett på pessimistens lue for en stund, og gjør en liste over alt som kan gå galt.

Her er noen eksempler på spesifikke spørsmål du kan spørre i hvert område av risiko. For flere ideer, se denne nyttige RBC-guiden for å håndtere risiko.

Strategisk risiko

1. Er virksomheten svært avhengig av en bestemt teknologi som kan erstattes?
2. Hva om kostnaden for råvarene doblet?
3. Kan folk overleve uten vårt produkt / service?
4. Hva ville skje hvis en sterk konkurrent kom inn på markedet og startet en priskrig?
5. Er det en sjanse for at det vi tilbyr, bare vil gå ut av mote, og har vi en plan for å tilpasse?

Overensstemmelsesrisiko

1. Utvider vi til nye markeder som kan utsette oss for nye regulatoriske krav?
2. Hvor sikker er vi at vi har overholdt hver enkelt regel og regelverk som gjelder for vår virksomhet?
3. Hva om det er en regel som vi uvitende har brutt, og vi må betale en bot?
4. Hvis vi ansetter flere ansatte, utsettes det oss for eventuelle nye arbeidsbestemmelser?
5. Hva om regjeringen besluttet å sette nye, tunge restriksjoner på vår kjernevirksomhet?

Operasjonell risiko

1. Hvor pålitelige er våre systemer og teknologi? Hvor ofte mislykkes de??
2. Hva ville skje hvis vi mistet strøm i mer enn 24 timer?
3. Har vi tilstrekkelige kontroller på pengestrømmen inn og ut av selskapet? Er vi ansvarlig for tap enten fra misbruk / svindel eller fra menneskelig feil?
4. Hvilke naturkatastrofer er mulige i vår plassering?
5. Ville tap av en nøkkelpersonell forårsake alvorlige problemer?

Finansiell risiko

1. Hva om vår største klient gikk bust og ikke kunne betale sin siste regning?
2. Har vi en høy gjeldsbelastning? Hvor mye av det er til variable priser?
3. Hva om renten på våre lån økte dramatisk? Kan vi fortsatt betale?
4. Gjør vi forretninger internasjonalt, eller planlegger å? Hvor sårbare er vi å forandre i valutakurser?
5. Hvor mye penger skylder våre kunder oss, og hva ville skje hvis mange av dem var sent betalte?

Reputasjonsrisiko

1. Hva ville skje hvis vi fikk en negativ vurdering fra et svært innflytelsesrike magasin eller nettsted?
2. Hva om en av våre nøkkelpersoner ble involvert i en skandale?
3. Er det en sjanse for en stor søksmål mot oss fra kunder eller andre bedrifter?
4. Har vi noen effektive måter å måle offentlige følelser på? Har vi PR-folk eller annet personale som er i stand til å håndtere en krise?
5. Hvordan ville vår virksomhet bli påvirket av en masse dårlige anmeldelser eller negative kommentarer på sosiale medier?

Sett det sammen

Å stille disse spørsmålene og mer skal hjelpe deg med å identifisere noen spesifikke risikoer som virksomheten din er utsatt for. Oppgi disse risikoene i enkel punktform for nå. Vi legger til flere detaljer senere. For eksempel kan listen din inkludere:

• Nøkkelklient XYZ Corp betaler for sent fakturaen.
• Tap av strøm i mer enn 24 timer.
• Vår Chief Operating Officer, Janet, forlater selskapet.
• En ny konkurrent undergraver prisen på vårt hovedprodukt.
• Scathing produkt gjennomgang fra et innflytelsesrike magazine / nettsted.

2. Estimere sannsynligheten

For hver risiko du har identifisert, spør deg selv hvor sannsynlig det skal skje.

Du har å gjøre med mange ukjente faktorer her, selvfølgelig, så det er ikke nødvendig å streve for vitenskapelig nøyaktighet og prøve å beregne den nøyaktige prosentvise sannsynligheten for hver hendelse. En enkel fempunkts skala vil være tilstrekkelig for de fleste bedrifter. For eksempel:

1. veldig usannsynlig
2. ganske usannsynlig
3. middels sannsynlighet
4. ganske sannsynlig
5. svært sannsynlig

Tanken er bare å gi deg en måte å rangere hver risiko ved sannsynligheten for at det skjer. Hvis en av dine nøkkelklienter for eksempel har betalt fakturaer for sent, så kan du score den risikoen som en "4" eller "5".

En naturkatastrofe vil derimot sannsynligvis score som "1: veldig usannsynlig" for de fleste bedrifter. Virkningen vil selvfølgelig være høy, men vær ikke bekymret for det for nå; vi vil dekke innvirkning i neste avsnitt. Akkurat nå, bare gå gjennom listen over risikoer du identifiserte i trinn 1, og tilordne en omtrentlig "sannsynlighet" score til hver enkelt.

Det høres enkelt, men faktisk kan dette være en av de vanskeligste trinnene, spesielt for mindre erfarne bedriftseiere. Hvis de fleste av tingene på listen aldri har skjedd før, hvordan kan du bestemme hvor sannsynlig de skal skje i fremtiden?

Det er her et godt nettverk av kontakter kan hjelpe deg. Selv om tingene på listen din aldri har skjedd med deg, er det sikkert at de har skjedd med noen andre på en gang. Så snakk med andre mennesker på ditt felt, spesielt de med et tiår eller to erfaring. Sjansen er at de har sett de fleste av tingene som kan gå galt, og kan gi deg råd om sannsynligheten for hver enkelt.

Du kan også gjøre din egen forskning om bestemte problemer, hvor nyttig statistikk kan være tilgjengelig. I tilfelle av et teknisk problem som en serverbrudd eller et problem med webområdet ditt, kan du for eksempel kontakte leverandøren din og spørre hvor ofte slike ting skjer. Hvis nettstedet ditt vert løfter 99,9% opp tid, kan du trygt markere det som en "lav" risiko.

Hvis du fortsatt trenger hjelp, kan du vurdere å ansette en risikostyringskonsulent. Det vil selvfølgelig være en avgift, men det kan være verdt det hvis de hjelper deg med å identifisere og håndtere dine risikoer mer effektivt. Forsikringsselskaper vil noen ganger tilby en lignende tjeneste, men husk at de kan ha en interessert interesse i å styre deg mot et bestemt forsikringsprodukt.

3. Vurder effekten

Nå som du har bestemt hvor sannsynlig hver hendelse er, er neste skritt å anslå virkningen. Hvis dette skjedde, hvordan ville det påvirke virksomheten din? Ville det være et ulempe, eller en stor trussel mot overlevelse?

Som tidligere kan du bruke en enkel fempunkts skala:

1. minimal innvirkning
2. liten innvirkning
3. middels påvirkning
4. stor innvirkning
5. ødeleggende innvirkning

Gå gjennom listen over risikoer fra trinn 1, og legg til en effektpoeng ved siden av sannsynlighetsgraden du allerede har opprettet. Så du vil ende opp med to numeriske poeng ved siden av hvert element på listen din.

Den beste måten å tenke på påvirkning er når det gjelder hvor mye penger du vil miste. Det er sannsynligvis ikke realistisk å tildele et presist dollarbeløp til hver risiko, men prøv å estimere omtrentlig rekkevidde. Ta hensyn til både de direkte kostnadene ved å håndtere arrangementet og tapet av inntekter du kan forvente.

For eksempel, la oss si at hovedbutikken din blir oversvømmet. Du må begynne med å anslå kostnadene ved rengjøring, reparere bygningen, erstatte vannskadet lager, kjøpe nye skjermhyller osv..

Men du må også ta hensyn til virkningen av butikken din, som blir stengt, så lenge det tar å reparere skaden. Hvor mye vil du miste på den tiden?

Hvis du for eksempel foretar $ 5000 på en gjennomsnittlig dag, kan du for eksempel betale 10 000 dollar i fortapt inntekter, med mindre du gir kundene dine en svært klar og enkel alternativ måte å kjøpe fra deg.

Ikke fokuser for mye på presisjon med disse dollarestimatene, fordi det er så mange ukjente faktorer. Og penger er selvsagt ikke den eneste måten å måle innvirkning på. Det er bare en måte å hjelpe deg med å rangere risikoen din, og tilordne hver av dem en score fra 1 til 5.

4. Opprett et risikobillede

På dette stadiet bør du ha en liste over spesifikke risikoer som kan påvirke din bedrift, og to poeng ved siden av hver av dem: en for sannsynlighet og en for innvirkning.

Nå skal vi opprette et risikotaport som oppsummerer disse risikoene og deres relative betydning. Det er faktisk veldig enkelt å gjøre dette. Bare multipliser de to tallene sammen, for å gi en samlet risikoscore. 

Her er et eksempel på hvordan det kan se ut:

Du vil ha mye mer risiko enn dette, selvfølgelig, men dette bordet gir deg minst en ide om hvordan det fungerer. I dette eksemplet tror jeg at min nøkkelklient er svært sannsynlig (5) for sent å betale sin faktura, men virkningen vil ikke være så høy (2). Det vil være ubeleilig, men jeg kan overleve på betalingene fra andre kunder. Så 5 x 2 = 10, en middels risiko score.

På den annen side er det å miste operativansvarlig meg en stor risiko. Hun har mye spesialisert kunnskap om virksomheten, samt kontakter med viktige kunder. Hvis hun gikk til en konkurrent, ville det ha stor innvirkning (4). Og det vurderer også en "4" for sannsynligheten - kanskje hun har fortalt meg at hun er ulykkelig i sin rolle og ser etter en ny utfordring. Så 4 x 4 = 16, en høy risiko score. Dette er noe å fokusere på.

Neste skritt

I denne opplæringen har du lært hvordan du identifiserer viktige risikoer i bedriften din, og tilordner score til dem basert på deres estimerte sannsynlighet og innvirkning. Husk selvfølgelig at disse resultatene bare er estimater. De er utformet for å hjelpe deg med å prioritere, men du bør gjerne bruke din egen vurdering også.

Også, du kan komme opp med dine egne skalaer og tiltak, kanskje ved hjelp av bokstavkarakterer i stedet for tall, eller ti kategorier i stedet for fem. Du kan se andre eksempler på denne Queensland-regjeringens nettside, eller denne fra Nord-Irland. Tanken er å kvantifisere risikoen din på en måte som gir mening for bedriften din, slik at du kan prøve å identifisere de mest kritiske.

Det neste trinnet er selvfølgelig å komme opp med en plan for å håndtere hver risiko. Hvilke vil du fokusere på? Hvilke strategier vil du bruke for å adressere dem? Vil du prøve å eliminere dem, administrere dem, akseptere dem eller overlevere dem til noen andre (for eksempel ved å kjøpe forsikring)?

Vi vil dekke alt dette i neste opplæring i serien. I mellomtiden vennligst legg inn noen kommentarer eller spørsmål i delen nedenfor.