Share
Trenger du å vite hvordan du skriver en formell epost? Hvis du er vant til å skrive uformelle e-post til venner og familie, kan du ikke vite hvordan du skal skrive en formell e-post på riktig måte.
Ikke bekymre deg. Du er ikke alene. Mange mennesker sliter med å skrive en formell epost. Denne artikkelen vil hjelpe.
Formelle e-postmeldinger kalles ofte når du sender en e-post til noen du ikke kjenner godt. En formell e-post er også det riktige valget for noen forretningssituasjoner. Hvis du ikke er sikker på om du skal sende en formell eller uformell e-post, er det vanligvis bedre å sende en formell melding.
Er du klar til å lære å skrive en formell epost? (grafisk kilde) I denne artikkelen lærer du hvordan en formell epost adskiller seg fra en uformell e-post. Vi gir eksempler på de ulike delene av en e-post, slik at du kan se forskjellen mellom uformelle og formelle e-postmeldinger. Vi vil også vise deg hvordan du skal skrive en formell epost, formelle en formell epost og sende en formell epost. I tillegg lærer du hvordan e-signaturmaler kan gi din formelle e-post mer innflytelse.
Få mer nyttige e-posttips og profesjonelle strategier i vår gratis eBok, Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery.
La oss nå begynne med å lære alt om hvordan du skriver formelle e-poster:
En formell e-post sendes vanligvis til noen du ikke kjenner godt eller til noen som har myndighet. Eksempler på noen som du kan sende en formell epost til å inkludere professoren din, en offentlig tjenestemann eller til og med et selskap du driver med.
Hvis arbeidsplassen har et formelt miljø, bruk formelle e-poster med sjefen din og kollegaene, med mindre du blir fortalt å gjøre noe annet. Mange arbeidsplasser beveger seg mot et mer uformelt miljø, og dette overfører ofte til e-postkommunikasjon. Hvis du ikke er sikker på hva som passer for din arbeidsplass, spør.
En formell epost adskiller seg fra en uformell e-post. En uformell e-post går vanligvis til en person du kjenner godt, ofte er det noen du er på god måte med for eksempel en venn eller et familiemedlem. Når du sender en uformell e-post, trenger du ikke å bekymre deg så mye om struktur og tone.
Faktisk er en del av det som gjør en formell e-post forskjellig fra en uformell e-post, strukturen. En formell epost har en veldig definert struktur, med en bestemt hilsen (åpningsdelen av e-posten), signaturdel, åpningsdom og kropp.
Du bruker også språk annerledes i en formell epost enn i en uformell e-post. Unngå å bruke forkortelser, sammentrekninger, slang, uttrykksikoner og annen uformell terminologi. Tonen i en formell e-post er også annerledes. En uformell e-post kan ikke engang bruke komplette setninger eller riktig grammatikk, men en formell epost gjør det alltid.
Her er et eksempel på formelt e-post språk:
Møtet er planlagt 5. desember kl 9:30. Alle studenter må delta. Prosjektoppdateringene dine er nødvendig.
Sammenlign det formelle språket med det uformelle e-postspråket i denne e-postadressen:
Påkrevd møte-5. desember, 9:30. Oppdateringer nødvendig. Se deg der. :)
Begge uttalelsene har samme informasjon. Men tonen til den første er mye mer formell. Legg merke til ufullstendig setning, slang og uttrykksikon i det uformelle eksempelet.
Mens en uformell e-post ofte kan sendes raskt, tar det vanligvis litt mer tanke og litt mer tid å skrive en formell epost. Det må tas hensyn til hvert e-postelement.
Med det for øye, la oss ta en nærmere titt på noen vanlige elementer i en formell epost:
Emnelinjen er hva leseren ser i innboksen sin. Hvis emnelinjen er misvisende eller mangler informasjon, kan e-posten din ikke bli lest. Meldingen kan til og med sendes til spam. Jo mer formell e-postadressen din er, desto mer detaljert skal emnelinjen din være. Men vær forsiktig med å gjøre emnelinjen for lang.
Her er et eksempel på en formell emnefelt linje:
Påkrevd Studentmøte: 5. desember kl. 9:30.
Sammenlign denne emnelinjen med denne uformelle e-postlinjen:
Kommende møte
Legg merke til at den første emnelinjen er mer informativ og fullstendig. Den uformelle emnelinjen, sendt til noen du kjenner godt, knapt berører emnet.
Hilsen adresserer direkte personen du sender e-posten til. Den brukes alltid i formelle e-postmeldinger, men noen ganger hoppes over uformelle meldinger. Her er noen eksempler på formelle og uformelle salutasjoner:
Hvis du sender e-posten til en gruppe, adresserer du hele gruppen. Her er et eksempel:
Kjære studenter,
Hvis du har personens navn, vil du også sende e-posten, det er riktig å bruke navnet sitt sammen med hvilken som helst tittel personen har. Her er et eksempel på formell hilsen til et individ:
Kjære Professor Smith,
Hvis du ikke vet navnet på personen du prøver å nå, bør du gjøre alt for å oppdage den informasjonen. Som en siste utvei er det greit (men mindre effektivt) å adressere e-posten til tittelen til personen du håper å nå. Her er et eksempel på en formell hilsen uten navn:
Kjære HR-direktør,
I sjeldne tilfeller hvor du ikke kjenner en persons navn eller tittel, er det greit å bruke denne hilsen:
Til den det måtte gjelde,
Kontrast de formelle hilseneksemplene med følgende uformelle hilsener:
Hei klasse!
Hei Taylor,
Som du kan se, er de formelle og uformelle salutasjonene svært forskjellige.
Åpningen av en formell epost krever ofte at avsenderen skal introdusere seg selv. Derimot sendes uformelle e-post til noen du kjenner, og introduksjonen er ikke nødvendig.
Her er et eksempel på en åpning i en formell epost:
Jeg heter Jordan Smith. Jeg er professor i statistikk for XYZ University. Denne meldingen er for alle nåværende studenter.
I denne artikkelen finner du enda flere eksempler på e-poståpninger:
Kroppen til en formell e-post utdypes vanligvis på formålet med e-posten. Utarbeidelse kan ikke være nødvendig i en uformell e-post. Selv om kroppen inneholder detaljert informasjon, er det viktig å skrive tydelig og konsistent i en formell epost. Husk at leseren din ikke er kjent med deg og kanskje ikke er kjent med emnet ditt. Du vil ikke at e-postmottakeren skal misforstå et viktig punkt.
Hvordan du avslutter en formell e-post er like viktig. Siden e-postbekreftelsen er det siste mottakeren ser på, kan e-postbekreftelsen gi deg et varig inntrykk.
En god formell e-postavslutning påminner også leseren som du er siden den skal inneholde ditt fulle navn, kontaktinformasjon og tittel (hvis det er aktuelt). Hvis du kan, bruk en profesjonell signaturmal for ekstra effekt. (Lær mer om signaturmaler i neste avsnitt.)
I kontrast kan en e-postavslutning være svært uformell for en uformell e-post. I noen tilfeller hvor mottakeren er kjent for deg, kan du til og med utelate e-postbekreftelsen.
Den vanligste måten å starte en formell e-post avsluttende er med ordet "Med vennlig hilsen". Det kan være en felles avslutning, men det er også en sikker avslutning.
Her er et eksempel på en formell e-post avsluttende:
Vennlig hilsen,
Jordan Smith
Professor i statistikk, XYZ College
[E-postadresse går her]
[Telefonnummer går her]
I disse artiklene gir vi enda flere eksempler på formelle (og uformelle) e-posttilkoblinger:
Du har nå informasjonen du trenger for å skrive hver del av en formell epost. Formelle e-postmeldinger ligner veldig profesjonelle e-poster, siden profesjonelle e-postmeldinger ofte skrives i formell stil. Prinsippene som gjelder for profesjonelle e-poster, er også nyttige for formelle e-poster. Lær hvordan du skriver en effektiv profesjonell epost i denne opplæringen:
Mens mange uformelle e-poster er ustrukturerte, er det viktig å formatere og strukturere formell epost. I det minste bør en formell epost inneholde alle følgende elementer:
Som vi nevnte tidligere, er det mange likheter mellom en forretnings e-post og en profesjonell e-post. Denne opplæringen forklarer den riktige måten å strukturere en forretnings e-post på:
Valg av epostfonter er også viktig når du formaterer en formell epost. Selv om mange moderne e-postplattformer lar deg bruke mange forskjellige skrifttyper, er det best å holde fast i en felles, lesbar skrift som Verdana, Calibri, Times New Roman eller Georgia. Helvetica og Arial er vanlige sans-serif-fonter du kan bruke også.
Unngå nyhetsfonter som Comic Sans, håndskriftfonter som Bradley Hand, og skriptfonter som Brush Script. Husk at hvis du velger en uvanlig font for din formelle e-post, kan det hende at denne fonten ikke støttes av noen e-postplattformer.
Hold deg også til en eller to skrifttyper i din formelle epost. Bruk av for mange forskjellige skrifter kan gjøre e-posten din ser for uformell. For mange fonter kan til og med gjøre din formelle e-post mindre lesbar.
Når du har skrevet og formatert din formelle epost, er du nesten klar til å sende meldingen. Men før du trykker på det Sende knappen, vurder din e-post nøye. Se etter:
Husk, en slurvet e-post full av feil gjør et dårlig inntrykk.
Vær også oppmerksom på e-postadressen du bruker til å sende e-posten hvis du vil bli tatt på alvor. Mange av oss opprettet e-postadresser når vi er yngre som ikke passer for formelle e-poster. Hvis du kan få det, må e-postadressen din for formelle e-poster være en variant av navnet ditt uten ekstra tegn.
Her er noen eksempler på riktig og upassende e-postadresse:
KittenL0ver73%@example.com
Lagre denne typen e-postadresse for uformelle e-postmeldinger til familie og venner.
[email protected]
Denne e-postadressen kan brukes til formelle og profesjonelle e-poster.
Merk: Disse e-postadressene som brukes her og i denne artikkelen er bare for eksempel formål. De er ikke ment å representere ekte e-postadresser.
Hvis du er student eller skriver på vegne av en organisasjon, er det en god ide å bruke e-posten fra din utdanningsinstitusjon eller organisasjonen du representerer. De fleste høyskoler, for eksempel, gir sine studenter e-postadresser i formatet:
[email protected]
En måte å legge til ekstra innvirkning på din formelle epost er å bruke en profesjonelt utformet signaturmal. En signaturmal legger til grafisk interesse for e-posten din. En signaturmal inneholder også din komplette kontaktinformasjon.
Her er et eksempel på en e-postavslutning med en profesjonelt utformet signaturmal:
Her er et eksempel på en formell e-postmelding med en signaturmal.Merk: Det forrige eksempelet bruker 1127 E-post Signaturmal fra Envato's GraphicRiver, som er en god kilde for profesjonelle e-postmaler som den som ble brukt i eksemplet ovenfor.
Legg merke til forskjellen som en kvalitetsmal gjør. For flere gode eksempler på e-signaturmaler, se artikkelen:
Du har kanskje ikke mye erfaring med å skrive formelle e-poster, men hvis du trenger å skrive en, er det viktig å gjøre det riktig. Å skrive en formell epost er ikke vanskelig når du vet hva du skal gjøre.
En formell e-post er ganske forskjellig fra en uformell. Det er en riktig struktur, formatering og tone som du bør bruke til en formell e-post.
Nå som vi har forklart hva du trenger å vite om formelle e-poster, er du klar til å skrive, formatere og sende din egen formelle epost. Lykke til!
I tillegg til å skrive gode e-poster, er det også viktig å holde på toppen av e-postboksen din.
Lær alt om profesjonelle email management strategier i vår gratis eBok, The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.
Vi viser deg hvordan du kommer i gang med Inbox Zero, hvordan du implementerer den, og hvordan du vedtar sunne e-postvaner. Ta det gratis med ditt abonnement på Tuts + Business Newsletter.
Accentsconagua