Slik beskytter du celler, ark og arbeidsbøker i Excel

Når det kommer tid til å sende Excel-regnearket ditt, er det viktig å beskytte dataene du deler. Du vil kanskje dele dataene dine, men det betyr ikke at det skal endres av noen andre.

Regneark inneholder ofte viktige data som ikke må endres eller fjernes av mottakeren. Heldigvis har Excel innebygde funksjoner for å beskytte regnearkene dine.

I denne veiledningen hjelper jeg deg med å sikre at Excel-arbeidsbøkene dine opprettholder dataintegritet. Her er tre viktige teknikker du vil lære i denne opplæringen:

• Passordbeskyttelse hele arbeidsbøker for å forhindre at de åpnes av uautoriserte brukere.
  
• Beskytt enkelte ark og arbeidsbokstrukturen, for å forhindre innsetting eller sletting av ark i arbeidsboken.
  
• Beskytt celler, å spesifikt tillate eller avvise endringer i nøkkelceller eller formler i Excel-regnearkene dine.
  

Selv brukere med de beste hensikter kan ved et uhell kaste en viktig eller kompleks formel. Det beste du kan gjøre er å fjerne muligheten til å endre regnearkene dine helt og holdent.

Slik beskytter du Excel: Celler, ark, og arbeidsbøker (se og lære)

I skjermbildet nedenfor ser du meg gjennom flere viktige typer beskyttelse i Excel. Vi beskytter en hel arbeidsbok, et enkelt regneark og mer.

 

Vil du ha en trinnvis gjennomgang? Se gjennom trinnene nedenfor for å finne ut hvordan du bruker disse teknikkene. Du lærer hvordan du beskytter arbeidsboken din i Excel, i tillegg til å beskytte individuelle regneark, celler og hvordan du arbeider med avanserte innstillinger. 

Vi starter med bredere regnearkbeskyttelse, og jobber deretter ned til smalere målrettede beskyttelser du kan bruke i Excel. La oss begynne å lære å beskytte regnearkdataene dine:

1. Passord Beskytt en Excel arbeidsbokfil

La oss starte med å beskytte en hel Excel-fil (eller arbeidsbok) med et passord for å hindre andre i å åpne den.

Dette er en bris å gjøre. Mens du arbeider i Excel, navigerer du til Fil kategorien velger info fane. Klikk på Beskytt arbeidsbok dropdown-alternativet og velg Krypter med passord.

Som det er tilfelle med et passord, velg en sterk og sikker kombinasjon av bokstaver, tall og tegn, med tanke på at passordene er store og små bokstaver.

Bla til kategorien Filer> Info, og velg Beskytt arbeidsbok> Krypter med passord.

Det er viktig å merke seg at Microsoft virkelig har styrket alvorlighetsgraden av passordbeskyttelsen i Excel. I tidligere versjoner var det enkle løsninger for å omgå passordbeskyttelse av Excel-arbeidsbøker, men ikke i nyere versjoner.

Sett et komplekst passord for sikkerhets skyld, men sørg for å lagre det trygt.

I Excel 2013 og utover vil passordet implementering forhindre at disse tradisjonelle metodene går forbi. Pass på at du lagrer passordene dine nøye og trygt, eller at du risikerer å miste tilgang til viktige arbeidsbøker permanent.

Excel-arbeidsbok - Merk som endelig

Hvis du vil være litt mindre kraftig med regnearkene dine, bør du vurdere å bruke Merk som endelig trekk. Når du markerer en Excel-fil som den endelige versjonen, bytter den filen til skrivebeskyttet modus, og brukeren må aktivere redigering på nytt.

For å endre en fil til skrivebeskyttet modus, gå tilbake til Fil> Info knappen, og klikk på Beskytt arbeidsbok en gang til. Klikk på Merk som endelig og bekreft at du vil markere dokumentet som en endelig versjon.

Merk en fil som den endelige versjonen for å legge en mild advarsel for brukere av den filen. 

Merking av en fil som den endelige versjonen vil legge til en myk advarsel til toppen av filen. Alle som åpner filen etter at den er merket som endelig, vil se et varsel, advare dem om at filen er ferdig. 

Når en fil er merket som den endelige versjonen, vil arbeidsboken vise dette

Markering av en fil som den endelige versjonen er en mindre formell måte å signalisere at en fil ikke bør endres ytterligere. Mottakeren har fortsatt evnen til å klikk Rediger uansett og endre regnearket. Markere en fil som den endelige utgaven er mer som et forslag, men det er en god tilnærming hvis du stoler på de andre filbrukerne.

2. Passord Beskytt Excel Sheet Structure

Neste opp, la oss lære å beskytte struktur av en Excel-arbeidsbok. Dette alternativet sikrer at ingen ark blir slettet, lagt til eller re-arrangert inne i arbeidsboken.

Hvis du vil at alle skal kunne få tilgang til arbeidsboken, men begrense endringene de kan lage til en fil, er dette en god start. Dette beskytter strukturen i arbeidsboken, og begrenser hvordan brukeren kan endre arkene innsiden av den.

For å slå på denne beskyttelsen, gå til Anmeldelse fan på Excels bånd og klikk på Beskytt arbeidsbok.

Finn gjennomgang-fanen, klikk på Beskytt arbeidsbok, og sett inn et passord for å beskytte strukturen i Excel-arbeidsboken din.

Når dette alternativet er slått på, vil følgende bli trådt i kraft:

• Ingen nye ark kan legges til i arbeidsboken.
• Ingen ark kan slettes fra arbeidsboken.
• Arkene kan ikke lenger være skjult eller skjult fra brukerens visning.
• Brukeren kan ikke lenger dra og slippe arkfanene for å omordne dem i arbeidsboken.

Selvfølgelig kan betroede brukere få passordet til å beskytte arbeidsboken og endre den. For å beskytte en arbeidsbok, klikker du bare på de Beskytt arbeidsbok knappen igjen og skriv inn passordet for å beskytte Excel-arbeidsboken.

Klikk Beskytt arbeidsbok en gang til og skriv inn passordet for å aktivere arbeidsbokendringer.

3. Hvordan beskytte celler i Excel

La oss nå komme til virkelig detaljerte metoder for å beskytte et regneark. Så langt har vi vært passordbeskytte en hel arbeidsbok eller strukturen til en Excel-fil. I denne delen graver vi inn hvordan du beskytter cellene dine i Excel med bestemte innstillinger du kan søke. Vi dekker hvordan du tillater eller blokkerer visse typer endringer som skal gjøres til deler av regnearket ditt.

For å komme i gang finner du Excel Anmeldelse kategorien, og klikk på Beskytt ark. I popup-vinduet ser du et stort sett med alternativer. Dette vinduet lar deg finjustere hvordan du vil beskytte cellene i Excel-regnearket ditt. For nå, la oss forlate innstillingene til standard.

For å beskytte et ark, velg en fane i Excel-arbeidsboken din, klikk på Anmeldelse kategorien og velg Beskytt ark menyalternativ.

Dette alternativet gir mulighet for svært spesifikke beskyttelser av regnearket ditt. Som standard låser alternativene nesten helt ned regnearket. La oss legge til et passord slik at arket er beskyttet. Hvis du trykker på OK på dette punktet, la oss se hva som skjer når du prøver å endre en celle.

Når et ark er beskyttet, vil forsøk på å endre en celle gi denne feilmeldingen. 

Excel kaster av en feil at cellen er beskyttet, noe som er akkurat det vi ønsket.

I utgangspunktet er dette alternativet avgjørende hvis du vil sikre at regnearket ditt ikke endres av andre som har tilgang til filen. Bruk av beskyttelsesarkfunksjonen er en måte som du kan selektivt beskytte regnearket på.

For å beskytte arket, klikker du bare på Beskytt ark knappen og skriv inn passordet for å fjerne beskyttelsen lagt til arket.

Spesifikke beskyttelse i Excel

La oss ta en titt på alternativene som vises når du begynner å beskytte et ark i Excel-arbeidsbøker.

Passordbeskytt regnearkceller i Excel-alternativer.

De Beskytt ark menyen lar deg finjustere alternativene for arkbeskyttelse. Hver av boksene på denne menyen lar brukeren endre litt mer inne i et beskyttet regneark.

For å fjerne en beskyttelse, sjekk den respektive boksen i listen. For eksempel kan du tillate regnearkbrukeren å formatere celler ved å merke den tilhørende boksen.

Her er to ideer om hvordan du kan selektivt tillate brukeren å endre regnearket:

• Undersøk Formater celler, kolonner, og rader bokser for å la brukeren endre det synlige utseendet på celler uten å endre de opprinnelige dataene.
• Sett inn kolonner og rader kan kontrolleres slik at brukeren kan legge til flere data, samtidig som de beskytter de originale cellene.

Den viktige boksenå forlate sjekket er Beskytt regneark og innhold av låste celler eske. Dette beskytter dataene inne i celler. 

Når du jobber med viktige økonomiske data eller formler som skal brukes til å ta avgjørelser, må du opprettholde kontrollen over dataene og sørge for at den ikke endres. Bruk av disse typer målrettede beskyttelse er en viktig Excel ferdighet å mestre.

Oppsummer og fortsett å lære mer om Excel

Å låse opp et regneark før du sender det, er avgjørende for å beskytte dine verdifulle data og sørge for at det ikke blir misbrukt. De tipsene jeg delte i denne opplæringen hjelper deg med å opprettholde kontrollen med dataene selv etter at Excel-regnearket er videresendt og delt.

Alle disse tipsene er ekstra verktøy og trinn for å bli en avansert Excel-bruker. Beskytte arbeidsbøkene dine er en spesiell ferdighet, men det er mange måter å forbedre ytelsen på. Som alltid er det plass til å vokse dine Excel ferdigheter ytterligere. Her er noen nyttige Excel-opplæringsprogrammer med viktige ferdigheter for å mestre neste:

• Pivottabeller er et flott verktøy for å jobbe med regnearkdata. Her er 5 Advanced Excel Pivot Table Techniques for å lære nå.
• ExcelZoo har en oversikt over flere opplæringsprogrammer for å beskytte arbeidsbøker, ark og celler.
  
• Tilstandsformatering endrer hvordan en celle ser ut basert på hva som er inne i det. Her er en omfattende Excel-veiledning om hvordan du bruker betinget formatering.

Hvordan beskytter du dine viktige bedriftsdata når du deler den? Gi meg beskjed i kommentarfeltet hvis du bruker disse beskyttelsesverktøyene eller andre jeg kanskje ikke vet om.