Slik beskytter du ark og låseceller i Google Ark

Hvorfor er sikkerheten i Google-regneark viktig? Hvorvidt endringene er hensiktsmessige eller utilsiktede, er den beste måten å hindre dem på, å implementere harde kontroller i regnearket som lar dataene dine låse seg for endringer.

I denne opplæringen lærer du hvordan du låser celler i Google Sheets. Du lærer også arkbeskyttelse for å sikre at kritiske data aldri blir fjernet fra regnearkene dine. La oss hoppe inn.

Hvorfor beskytt arkene dine?

Hvis du vil kontrollere hvem som kan adgang regnearket, må du tenke på tillatelser for Google regneark. For Ark betyr det at du kan kontrollere hvem som har en lenke for å vise eller redigere arbeidsboken. 

Men du kan også beskytte arkene og arbeidsbøkene for å kontrollere endringene som kan gjøres i regnearket. Det er fokuset på denne opplæringen, og her er noen grunner til at du kanskje vil gjøre det i stedet for bare å hindre tilgang til regnearket helt:

• Mange regneark er strukturert med "input" -celler der du angir nøkkelvariabler og andre beregningsceller som er basert på disse inngangene. I disse tilfellene er det viktig å holde innspillene beskyttet.
• Hvis du skal dele regnearket ditt med et stort publikum, hjelper det om du kan "brukeresikre" arkene ved å låse nøkkelceller og sørge for at de ikke er ved et uhell endret.
• Generelt inneholder regneark ofte viktige beregninger som du vil forsikre deg om, er beskyttet mot uønskede endringer og bevare integriteten til beregningene..

Noen av disse er grunn nok til å lære Sheets cellebeskyttelse. La oss se hvordan disse funksjonene fungerer.

Slik beskytter du Google-ark (Watch & Learn)

La oss gå gjennom nøkkelteknikker for å beskytte celler i et Google-regneark i denne screencast. Du ser at jeg bruker noen av beskyttelsesverktøyene for å sikre at ingen utilsiktede endringer gjøres i regnearkene dine.

 

I denne opplæringen skal du se at det er virkelig to unike tilnærminger for å legge til regnearkbeskyttelse:

• Du kan beskytte sikker celler og områder, som er nyttig når du vil la brukeren gjøre endringer i det meste av regnearket, men låse i visse celler.
• Du kan beskytte hele regneark, med muligheten til å stille inn spesifikke celler som du vil la brukeren redigere.

Les videre for en guide (inkludert skjermbilder) for å bruke alle disse teknikkene og mer.

Slik låser du celler i Google Sheets 

Noen ganger er det bare et bestemt sett med celler som du vil låse opp i et regneark. I disse tilfellene kan du låse (bestemte) celler i Google Sheets.

Først opp starter du ved å markere en celle eller et utvalg av celler du vil beskytte. Deretter går du til Data> Beskyttede ark og områder menyen for å begynne å beskytte disse cellene. Se eksempelet nedenfor for menyalternativet.

Bruke Data> Beskyttede ark og områder menyalternativ for å begynne å beskytte bestemte celler i et Google-ark.

Jeg anbefaler alltid å gi dette beskyttede området et navn i sidefeltet. For mitt eksempel vil jeg bare referere til det som Skattesats. Deretter klikker du på Angi tillatelser som du kan se nedenfor.

Sidebjelken lar deg sette inn et navn for dette området for å minne deg om hvilke celler du beskytter.

Nå velger du alternativene du vil bruke på neste meny jeg viser nedenfor. Jeg legger det til "Begrens hvem som kan redigere dette området", og la den settes til "Bare deg" for dette første eksempelet.

Velg hvem som kan redigere det beskyttede området ved å velge "Begrens hvem som kan redigere dette området ..." 

Et annet alternativ er å endre rullegardinmenyen til Tilpasset å legge til flere samarbeidspartnere som kan redigere disse dataene. De fleste vil bli låst ute av å redigere cellene, men noen du angir, kan redigere det valgte området.

Legg til bestemte brukere som kan redigere de beskyttede områdene dine slik at samarbeidspartnere kan oppdatere regnearket.

En av fordelene ved Sheets er evnen tiltillate noen celler som skal endres av brukere du inviterer til å samarbeide. Ved å bruke disse innstillingene, sikrer du at betroede samarbeidspartnere kan søke oppdateringer på regnearket.

Myke advarsler for redigering av celler

Hva om du ikke vil helt klart begrense redigering av visse celler? Du kan vise en advarsel før bestemte celler er redigert for å ringe ut at bestemte celler er viktige og ikke bør endres.

For å gi en advarsel om redigering av celler, følg de samme trinnene som er dekket ovenfor for å komme i gang. Men når du kommer til Rettighetsredigeringstillatelser vindu, kryss av Vis en advarsel ...  alternativet før du trykker på Ferdig for å legge til advarselen.

Velg Vis en advarsel når du redigerer dette området for å plassere en "myk" beskyttelse på redigeringsceller i vinduet Redigeringsrettigheter.

Hver gang disse cellene er redigert, vil brukeren se en advarsel som den nedenfor, advarsel om at cellene ikke er ment å bli redigert.

Advarselsmeldingen vil la brukeren vite at cellen ikke er ment å endres, men lar dem fortsatt gjøre det.

Denne tilnærmingen er forskjellig fra å plassere vanskelige begrensninger for å redigere et regnearks celler. Det er mer som en advarsel enn en reell begrensning, og er en god ide når du vil la avanserte brukere gjøre tweaks. 

Google arkbeskyttelse

Nå som vi har lært hvordan du beskytter individuelle celler i et Google-regneark, la oss håndtere bruken av å beskytte hele arkene. I denne tilnærmingen er hele arket beskyttet som standard, og du må spesifisere celler som kan redigeres.

For å beskytte et helt ark, bla tilbake til Data> Beskyttede ark og områder Meny. Denne gangen trenger du ikke å velge noen celler før du starter. Bare klikk på Ark, og velg deretter regnearket for å beskytte fra rullegardinmenyen.

Beskytt et helt ark fra Data> Beskyttede ark og områder menyen, og velg Ark mulighet til å velge et regneark.

Nå har du beskyttet hele arket. Endringer vil ikke være mulig med mindre du tillater bestemte celler (mer om det om et minutt.) Se skjermbildet nedenfor for et eksempel på hva som vil skje hvis noen prøver å gjøre endringer i arket.

Beskyttede celler eller ark vil kaste denne feilen når du prøver å gjøre endringer i det. 

Vil du legge igjen noen celler eller områder som er åpne for endringer? La oss lære mer om det.

Unntak for arkbeskyttelse

Når du har et helt regneark beskyttet, kan du likevel tillate bestemte, valgte celler eller områder som skal redigeres. Hvis du vil at det meste av regnearket er beskyttet, anbefaler jeg at du starter med å beskytte hele arket, og deretter tillate at noen celler kan redigeres.

Gå tilbake til Data> Beskyttede ark og områder menyen for å åpne opsjonene. Med valget Ark valgt, må du sørge for at du merker av Unntatt visse celler alternativet, og klikk deretter

Du kan legge til flere intervaller ved å klikke på Legg til et annet utvalg. Fortsett å legge til flere valg av celler for å tillate endringer og endringer, og klikk Angi tillatelser når ferdig.

Du kan legge til unntak for beskyttede ark for å tillate endringer ved å klikke på Unntatt visse celler menyvalg og plukke ut bestemte celler for å gå ut til redigeringer.

Det er enkelt å legge til disse unntakene hvis du vil tillate noen endringer i regnearket ditt.

Du kan klare alle disse ved å returnere til det Data> Beskyttede ark og områder Meny. Du kan legge til, fjerne eller justere noen av arkbeskyttelsene du har konfigurert for å finjustere disse regnearkbeskyttelsene.

Oppsummer og hold læring

Regneark er så viktig at det noen ganger blir avgjørende at dataene i dem er beskyttet nøye. Når det er tilfelle, tenk på de viktigste verktøyene du kan bruke for å sikre at regnearket ditt er beskyttet.

For flere opplæringsprogrammer for å få mest mulig ut av Google-arkene, gi noen av veiledningene under en titt:

Hvordan beskytter du Google regneark? Begrenser du brukere fra å legge inn regnearket i det hele tatt, eller implementerer du celle-for-celle eller ark-for-ark kontroller? Gi meg beskjed i kommentarfeltet nedenfor.