Share
Over 89 milliarder e-postmeldinger sendes hver dag i henhold til ny statistikk publisert i Mashable. Det inkluderer ikke engang de over 55 milliarder personlige e-postene som sendes hver dag.
E-post er en viktig del av måten vi driver forretninger og våre liv på. Likevel, få mennesker vet den riktige måten å starte og avslutte en profesjonell forretnings e-post for å få de beste resultatene.
I denne opplæringen viser jeg deg den beste måten å starte og avslutte en profesjonell forretnings e-post på. Jeg vil også forklare e-post stil og diskutere betydningen av å identifisere målgruppen din.
E-post skriving (grafisk kilde) Før du hopper inn i dette innlegget, lær profesjonelle e-poststrategier i vår nye e-bok, Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery (ta den nå gratis):
Før du kan skrive en effektiv start og slutt på e-posten din, må du identifisere målgruppen for e-posten din. En målgruppe er den du prøver å nå med e-posten din. Det kan være et bestemt individ eller en gruppe mennesker.
For eksempel, en webutvikler som skriver en forretnings e-post til et firma for å se om de trenger webutviklingsarbeid gjort, har en målgruppe av ansattschefen. I motsetning til dette er en epost skrevet til vennen din for å se om det er noen åpninger for en webutvikler i firmaet der de jobber, har en målgruppe til vennen din.
Det er viktig å vite hvem du prøver å nå med din e-post. Målgruppen din påvirker e-post skrivestilen din, inkludert e-post begynnelsen og slutten. Her er de to vanligste målgruppene for e-postmålgruppe:
Det er en god ide å lære så mye du kan om målgruppen din. Hvis du kan, kan du sende e-posten til noen som er kjent for deg innen organisasjonsorganisasjonen du skriver til.
Hvis du ikke kjenner noen i organisasjonen, kan du prøve å lære navnet og tittelen til personen du skriver til og bruk dem i e-posten. Folk er mer sannsynlig å svare når de adresseres direkte.
Det er tider når du kanskje må sende en e-post til et ukjent publikum. For eksempel kan du svare på en annonse for freelance-konsert, og annonsen inkluderer ikke en persons navn. Til tross for din beste forskning på selskapet, kan du ikke finne ut hvem du skal adressere e-posten til. I disse tilfellene er det vanligvis best å starte e-posten din med en generisk, men vennlig, åpning som "Hei".
Unngå "til hvem det kan bekymre seg" som høres ut som stiv og formell.
Publikum påvirker også stilen og tonen i e-posten din. En profesjonell forretnings e-post du sender til en venn kan være mindre formell og mer personlig enn en e-postadresse du sender til noen du nesten ikke vet eller noen du aldri har møtt.
Når det er mulig, adresser e-posten til en person. Men det er noen forretningssituasjoner der du kanskje må sende en gruppepost. Her er bare noen få eksempler:
Jeg er sikker på at du kan tenke på andre eksempler som gjelder for din egen virksomhet.
Hvis du sender en e-post til en gruppe, er det en god ide å vise felles egenskaper til gruppen. Det kan hjelpe deg med å bestemme hvordan du adresserer e-posten din og hvilken tone du skal bruke.
For eksempel vil en epost sendt til en gruppe advokater være mer formell enn en epost sendt til en gruppe studenter.
Stilen du bruker til å skrive e-posten, påvirker hvor effektiv e-posten din vil være. Også begynnelsen og slutten av e-posten din vil variere avhengig av hvilken stil du velger.
Det er tre ting du trenger å vite om e-post stil:
La oss ta en titt på hvert problem med e-post stil.
For mange år siden ble alle profesjonelle forretningsmails sendt med en formell stil. Du har kanskje blitt lært å bruke en formell stil for å skrive alle dine e-postadresser.
Hovedproblemet med mange formelle e-posthilsener er at de høres stivt ut.
Vær oppmerksom på konvensjonene i organisasjonen du skriver til. I dag foretrekker mange organisasjoner en uformell, uformell e-poststil, selv for profesjonelle forretningsmails.
Mens en formell e-postformat fungerer med mange bedrifter, foretrekker noen bedrifter en mindre formell tone. Her er noen tegn på at det er hensiktsmessig å bruke mindre formelt språk i e-postadressen din:
Et av de største problemene med e-post er at mottakeren ikke kan se kroppsspråket ditt. Dette kan føre til misforståelser.
For eksempel pleide jeg å skrive hva jeg trodde var profesjonelle e-poster. Jeg fikk rett til poenget etter å ha adressert mottakeren og bare adressert emnet jeg ønsket å dekke. Jeg var sjokkert da en av mine klienter skrev tilbake og spurte meg hvorfor jeg var så unfriendly i mine e-poster. Jeg måtte revurdere måten jeg skrev e-post på.
For e-post til den klienten la jeg til en vennligere setning i starten av hver e-post, for eksempel:
Som resulterte i en positiv respons. Vær oppmerksom på at du bør unngå å åpne setninger som virker for stive, som:
Målet er å koble til mottakeren før du hopper inn i emnet til e-posten din.
Hvordan starte en bedrifts-e-post? Din e-postbegynnelse er det første mottakeren ser. En god start betyr at du gir et godt inntrykk. En dårlig e-postbegynnelse kan bety at e-postadressen din går rett til papirkurven.
Her er de tre elementene i en god epost som begynner:
La oss se på hvert element.
De fleste e-postmottakere skanner emnelinjene i sin e-postboks for å bestemme hvilke e-postmeldinger som er viktige, og som kan behandles senere eller slettet. Hvis du vil at din profesjonelle forretnings e-post skal leses, er en god e-postlinje avgjørende.
David Masters har gode råd om å lage høypresterende e-postfeltlinjer:
Mestere påpeker at gode emnefeltlinjer er relevante for publikum, spesifikt når det er mulig, og er tilpasset. Også, emnefeltlinjer som prøver for vanskelig å ta tak i leserens oppmerksomhet, mislykkes ofte. Utropstegn svarer ikke til høyere åpne priser. Og send aldri en epost med en tom emnelinje. Mange e-postsystemer sorterer meldinger med tomme linjer til mappen Spam.
Hilsen til en e-post er hvem e-postadressen er adressert til. I mer formelle e-postmeldinger, er det ofte før ordet "Kjære".
Noen eksempler på åpning av formelle forretningsmails omfatter:
"Kjære herre" og "Kjære frue" brukt alene kunne være støtende hvis du ikke vet om du skriver til en mann eller en kvinne. Prøv "Kjære herr eller fru" hvis du vil bruke denne hilsen.
«Hei», mens det er mindre formelt, er også mindre sannsynlig å fornærme og er en god måte å starte en e-post når du ikke kjenner mottakerens navn.
Når du skriver til noen som enten er i autoritet eller eldre enn deg selv, starter du eposten med "Kjære Mr Jones", "Kjære fru Lopez" eller "Kjære Dr. Smith." For eksempel, "Kjære Dr. Smith" ville være en respektfull måte for en student å starte en epost til en høyskoleprofessor. Unngå å bruke "Frøken" eller "Mrs." Siden sivilstatus er vanligvis ikke relevant.
Når du bruker en persons for- eller etternavn, må du alltid sjekke stavemåten til navnet. Et feilstavet navn etterlater et dårlig inntrykk.
Hvis organisasjonen oppfordrer til mindre formelle e-poster, kan det være hensiktsmessig å starte en epost med en enkel "Hei." Hvis du kjenner personens fornavn, inkludere det. For eksempel, "Hei John."
Vær forsiktig, skjønt. Mens uformelle hilsener oppfattes som vennligere, kan du være for uformell. Hvis du er usikker, er det bedre å være litt for formell med din eposthilsen.
Det er slik at det er for uformelt med en e-postadresse. De fleste eksperter er enige om at forkortelser for tekstmeldinger ikke er noen gang en god måte å starte eller avslutte en forretnings e-post på. Her er noen eksempler på tekstmeldingshilsener du ikke bør bruke i en profesjonell forretnings e-post:
Første setning i en e-post bestemmer om mottakeren vil fortsette å lese. En god første setning er hvordan du starter en profesjonell epost. Jeg kan ikke begynne å fortelle deg hvor mange e-poster jeg har slettet fordi den første linjen fortalte meg at personen ikke hadde noe å skrive til meg.
Her er noen eksempler på dårlige åpningslinjer og hvordan de skal løses:
Når du skriver til noen du ikke vet, men har en forbindelse med, henvises til den forbindelsen. For eksempel kan du si "Jeg likte presentasjonen din om brukervennlighet i siste måneds organisasjonsnavn] møte" eller "Jeg leser din siste artikkel om [emne] i XYZ-publikasjonen."
Forsiktig, ikke late som det er en tilkobling når det ikke er det. Hvis du ikke deltok i mottakerens presentasjon eller ikke leste artikkelen sin, vil det være lett for dem å oppdage. Som forfatter får jeg ofte e-post fra folk som hevder å ha lest artikkelen min, men videre diskusjon med dem gjør det klart at de bare så på overskriften.
Har du noen gang kommet til slutten av en e-post og er usikker på hvordan du kan avslutte det? Du er ikke alene. Lukkingen av en e-post er også viktig. Det er en av grunnene til at Envato Market har dusinvis av profesjonelle e-signaturmaler som inneholder alle elementene i en god e-postadresse. Her er et eksempeldesign fra den svarte e-signaturmalen:
Black Email Signature Template. Inkluderer 30 layoutvarianter med HTML- og Photoshop-filer.Jeg husker å bli skremt for noen år siden av en klient som lukket e-posten til meg med ordene "Love Ya." Jeg hadde nettopp ferdig med en stor rush jobb for ham, men jeg kjente ham ikke godt. Det viser seg at han bare var takknemlig for at jeg hadde vært tilgjengelig for å gjøre en så stor jobb med så kort varsel, men hans forkjente slutt gjorde meg litt ubehagelig da.
Her er elementene på riktig måte å lukke en e-post:
Som med åpningsdelen av e-posten, er tekstmeldingsbetingelsene ikke akseptable i en bedrifts-e-post. Her er noen eksempler på nedleggelser for å unngå:
Ta din e-postlæring videre slik at du ikke bare kan skrive bedre, men også holde e-postboksen din organisert og være produktiv. Tidlige svar og holde på toppen av massen av e-post du mottar er like viktig som effektiv e-post skriftlig teknikk.
Ta tak i vår gratis ebook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med handlingsstrategier som hjelper deg med å administrere e-posten din mer profesjonelt.
Du kan opprette effektive profesjonelle forretnings e-postmeldinger og -endringer. For å oppsummere hva vi har lært i denne opplæringen, start og avslutt dine profesjonelle forretnings e-postmeldinger ved å:
Lær mer om å skrive profesjonelle e-postmeldinger i denne omfattende opplæringen:
Eller ta en titt på vår læringsguide (serie av opplæringsprogrammer) på: Skrive Effektiv Business E-post.
Accentsconagua