Share
Har din småbedrift behov for en arbeidstakerhåndbok?
For mange bedriftseiere kan en arbeidstakerhåndbok høres ut som den slags byråkratisk byråkrati som bare store selskaper trenger å bekymre seg for. Og noen kan ikke vite hva det er eller har tenkt på det. Men faktisk, når du begynner å ansette mer enn en håndfull medarbeidere, kan en håndbok være svært verdifull.
I denne opplæringen lærer du hvordan du skriver en ansatthåndbok. Oppdag nøyaktig hva en arbeidstakerhåndbok er, hvorfor din småbedrift kan trenge en, og hva skal gå i den. Vi vil også se på noen nyttige maler og eksempler for å hjelpe deg med å komme i gang med å lage din egen håndbok for småbedrifter.
Er du klar til å skrive din håndbok for småbedrifter? (Foto kilde)En arbeidstakerhåndbok, også noen ganger kalt en ansatthåndbok eller en retningslinjer og prosedyrerhåndbok, er et dokument som forteller dine ansatte hva de kan forvente når de jobber for deg.
Selv om det ofte handler om praktiske detaljer som ferie tid, fordeler, disiplinære prosedyrer og så videre, kan det også være et flott sted å introdusere dine ansatte til selskapet på andre måter. Du kan forklare selskapets verdier og hvilken arbeidsplass du har i den. Du kan la ansatte vite hvem de kan kontakte hvis de har spørsmål eller problemer. Det er mye mer du kan dekke også, vi kommer nærmere inn i innholdet senere i opplæringen.
Det er ikke satt format for å skrive en ansatthåndbok. Dette er ditt dokument, og du kan velge hvordan du vil kommunisere med dine ansatte. Faktisk kan tonen og formatet du bruker, kommunisere noe om bedriftens verdier. Håndboken kan være leken eller formell, moderne eller tradisjonell, grafisk lastet eller tekst-tung. Vi ser også på noen eksempler og maler senere i opplæringen, slik at du kan se hvordan andre selskaper har håndtert det.
Tradisjonelt var det en trykt bok, og mange selskaper bruker fortsatt det formatet. Men du kan også gjøre den tilgjengelig i digital form, kanskje tilgjengelig på et selskapsintranet eller en delt filserver. Det er spesielt nyttig hvis dine ansatte ofte reiser eller jobber eksternt - så kan de få tilgang til det fra hvor som helst.
Hovedformålet med en arbeidstakerhåndbok er å stille forventninger. Det lar dine ansatte vite hva slags fordeler og støtte de kan forvente fra deg, og også hvilke standarder eller arbeid og oppførsel du forventer av dem i retur. Det gir klarhet på begge sider.
Når du bare har startet og bare har en eller to medarbeider, trenger du kanskje ikke en ansatthåndbok, men uformell kommunikasjon kan fungere bra i den skalaen. Men når du begynner å utvide, vil du virkelig begynne å se fordelene med å ha den klare dokumentasjonen på plass. Vi ser på noen av fordelene i neste avsnitt.
Hvis du ikke er overbevist om behovet for en håndbok eller håndbok i virksomheten din, kan du lese denne delen for å oppdage noen fordeler.
Hovedpunktet i en arbeidstakerhåndbok er å dokumentere alt et medarbeider trenger å vite for å gjøre jobben sin. Men noen ganger vil selve handlingen med å dokumentere alle disse tingene hjelpe deg med å komme frem til bedre måter å gjøre ting på.
Det kan hende du skriver opp delen om deltagelsespolitikk, for eksempel når du innser at for noen jobbfunksjoner, kan det ikke være noe om noen kommer sent, så lenge de får jobben (mens for andre klokker på et bestemt tiden kan være veldig viktig). Så du kommer opp med en mer fleksibel formel enn den du brukte før.
Du vet sikkert hva det er å starte en ny jobb. Så mange nye ansikter, et ukjent kontor, forskjellige prosesser og sjargong fra de du har vært vant til på din gamle jobb. Og du har vanligvis tusen spørsmål å spørre, og du føler deg dårlig om å spørre dem fordi alle rundt synes å være så opptatt med sitt eget arbeid.
En velskrevet arbeidshåndbok er perfekt for å hjelpe nye medarbeidere til å finne føttene raskere. Mens de ikke kan lese hele bokomslaget for å dekke, kan de bruke det som en rask referanse for å få mange av spørsmålene deres besvart enkelt.
Hvis du ikke har en ansatthåndbok, forvent konstant spørsmål - ikke bare fra nye ansatte, men også fra eksisterende. Hvor mange feriedager får vi? Hvilke nasjonale helligdager blir vi betalt for? Hva er reglene for interessekonflikter eller jobber andre steder?
Det er mange ting på arbeidsplassen som kan føre til forvirring, og du kan ende opp med å bruke mye tid på å fylle de samme spørsmålene - eller verre, å ha ansatte som følger feil politikk fordi de ikke spurte.
Noen ganger har selskapene sine retningslinjer dokumentert, men på en fragmentert måte. Noen ting registreres på intranettet, men på forskjellige steder, mens andre kun ble kommunisert via e-post. Når ansatte trenger å se noe opp, må de gå i gang med en forseggjort skattejakt.
Dette kan være irriterende for dine ansatte, og det er tydeligvis ikke en effektiv måte å jobbe på. En arbeidstakerhåndbok samler alt sammen til ett sted, slik at det er raskt og enkelt å finne informasjon.
Selv om det er lett å komme seg ned i det nitty gritty av politikk og prosedyrer, er en arbeidstakerhåndbok også din sjanse til å fortelle selskapets historie og få dine medarbeidere tilpasset sine verdier. Hvorfor eksisterer firmaet ditt? Hva jobber du med? Hva er din posisjon på ting som mangfold og samfunnsansvar? Dette kan være en fin måte å få medarbeiderne motiverte og energized og for å sikre at alle er på samme side om firmaets verdier.
Jeg nevnte i første del at det grunnleggende målet med arbeidstakerhåndboken er å stille klare forventninger på begge sider. Denne klarheten kan også gi deg juridisk beskyttelse.
For eksempel, la oss si at du må brenne en av dine ansatte for dårlig oppmøte eller for å trakassere en kollega. Ansatte kan prøve å saksøke deg for urettferdig oppsigelse, og hevder at det aldri ble gjort klart for dem at disse tingene var grunnlag for å bli sparket. Hvis du har angitt disse retningslinjene i håndboken din og dokumentert det faktum at alle ansatte får kopier av det, har du et sterkere forsvar.
Som nevnt tidligere, er det ikke nødvendig format for hvordan man skriver en ansatthåndbok, men det er noen vanlige seksjoner som mange bedrifter og små bedrifter inkluderer. I denne delen ser vi på de seksjonene og hva du kanskje vil inkludere. Men vær oppmerksom på at du alltid kan legge til dette eller tilpasse dokumentet for å dekke det som er viktig for bedriften din.
Viktig notat: I enkelte jurisdiksjoner er det arbeidslover som fastsetter bestemte ting du må inkludere i arbeidstakerhåndbøker. Envato Tuts + har et verdensomspennende publikum, så vi kan ikke dekke alle de lokale variasjonene her. Sørg for å undersøke lokale bestemmelser som kan gjelde. Det er også en god ide å ha en ansattshandbok gjennomgått av en advokat slik at du kan være sikker på at du overholder alle relevante lover og ikke gjør deg sårbar overfor fremtidige rettssaker.
OK, nå, la oss se på de vanlige seksjonene for å inkludere i en håndbok for små bedrifter.
Ansattehåndbøker begynner ofte med en generell introduksjon og oversikt over selskapet. Du kan inkludere en kort historie om virksomheten, en tidslinje for viktige hendelser og en erklæring om viktige verdier og mål.
Dine ansatte bruker mye tid på jobben, og deres sikkerhet er det viktigste. Denne delen forteller folk hva de skal gjøre i tilfelle en nødsituasjon eller ulykke på jobben, hvordan du får tilgang til førstehjelp, brannsikkerhetsprosedyrer og så videre.
Dette er din mulighet til å vise din forpliktelse til like mulighet på arbeidsplassen og å opplyse at du ikke vil tolerere diskriminering eller trakassering basert på alder, rase, religion, kjønn eller seksuell orientering, funksjonshemming osv..
Du kan også gi mer informasjon om hva som utgjør diskriminering og trakassering, slik at folk er klare på hva som dekkes, og gir ansatte en prosedyre de kan følge hvis de tror at de blir plaget eller diskriminert på arbeidsplassen. For mer om mangfold, se vår serie om mangfold på arbeidsplassen.
Gi opplysninger om når og hvordan ansatte kan forvente å bli betalt, hvordan skatt og andre fradrag skal tas ut, og om de vil bli kvalifisert for overtid (hvis noen ansatte får betalt overtid og andre ikke gjør det, eller hvis noen er heltid og andre deltid, gjør disse klassifiseringene veldig tydelige). Du kan også inkludere detaljer om andre typer kompensasjoner som bonuser og aksjeopsjoner hvis det er aktuelt.
Deretter detaljere eventuelle selskap fordeler du tilbyr, for eksempel helseforsikring, pensjoner, og så videre. Du kan også inkludere detaljer om betalte avgangspolitikker her, for eksempel foreldreorlov, sykefravær, feriepenge og så videre. For mer informasjon om fordeler, se den forrige veiledningen i denne serien:
Hvilke standarder forventer du fra dine ansatte? Her kan du spesifisere alt fra en kleskode til det forventede nivået av tilstedeværelse og punktlighet. Du kan også håndtere ting som bruk av internett og sosiale medier, hvis du vil legge restriksjoner på det.
Det er imidlertid opp til deg hvor mye detalj du går inn i. Noen selskaper foretrekker ikke å gi en straffelovende liste over regler her, i stedet gi generelle retningslinjer og lar ansatte bruke sitt eget skjønn. Du får se noen eksempler senere. Det kan likevel være noen ting du trenger å være strenge og klare om med håndboken for småbedrifter, men som for eksempel behovet for å holde bedriftens og kundedataene konfidensielle.
Gi ansatte en klar ide om hva som er grunnlag for disiplinære tiltak og hva slags tiltak vil bli tatt. La dem også få vite hva de kan gjøre hvis de føler at de har blitt behandlet urettferdig. Deretter kan du sette ut retningslinjene for hva som skjer ved oppsigelse.
Husk at eventuelle disiplinære prosedyrer du legger ut i denne delen, kan være bindende, så vær forsiktig med å forplikte deg til alt du ikke vil følge i hver enkelt sak. Hvis du for eksempel oppgir i håndboken at du gir en rekke muntlige og skriftlige advarsler for disiplinære problemstillinger, kan du komme i trøbbel hvis du senere brenner en ansatt uten å ha gitt alle disse advarslene.
Det er viktig å dokumentere at hver ansatt ble gitt en kopi av håndboken. Så har alle ansatte signert kvittering for mottak av håndboken - dette er vanligvis inkludert i slutten av boken, for den ansatte skal signere og løsne, slik at du kan beholde kopien i hans eller hennes personellfil. I tilfelle det er noen tvist senere, stopper dette folk fra å hevde at de ikke var klar over retningslinjene.
Når du har en advokat gjennomgå arbeidstakerhåndboken din, kan de anbefale deg å inkludere ekstra ordlyd, for eksempel at håndboken er en veiledning, ikke en kontrakt, og at fremtidig ansettelse ikke er garantert. Ordlyden vil avhenge av hvor du er basert og din spesielle situasjon, så sørg for å få individuell juridisk rådgivning.
Selv om en arbeidstakerhåndbok er et individuelt dokument for hvert firma som du sannsynligvis vil utarbeide, kan det sikkert hjelpe til med å starte med en mal for å jobbe fra. Så i dette avsnittet vil jeg lenke til noen nyttige ressurser for håndboksmaler for ansatte. Vi vil også se på noen ekte eksempler. Disse kan hjelpe deg med å skrive din egen småbedrift eller ansatthåndbok.
Det er ganske mange nettsteder der du kan finne ansattens håndbokmaler. For eksempel gir Human Resource Solutions i Storbritannia en gratis ansattshandbokmal på nettsiden sin. Dokumentet er 40 sider langt og ganske detaljert, så det ville være et godt utgangspunkt for å lage ditt eget dokument.
Eller, for noe mer personlig, prøv dette nettbaserte verktøyet fra Rocket Lawyer. I stedet for å gi en mal, kan du bygge ditt eget dokument på nettet ved å gi informasjon om bedriften din og retningslinjene du vil inkludere. Du må registrere deg for en gratis prøveversjon av Rocket Lawyer-medlemskap for å få tilgang til det endelige resultatet.
Det er mange flere maler og dokumentbyggere der ute. Prøv FitSmallBusiness, for eksempel, eller FormSwift. Bare vær oppmerksom på at noen av malene du finner online, er skreddersydd for reglene i bestemte land, så du må kanskje endre dem og / eller få juridisk råd hvis du er basert andre steder.
Husk også at jo mer personalisering du kan gjøre, desto bedre. Bruk maler som utgangspunkt, ikke ferdige produkter. Som du ser i et øyeblikk, kan en virkelig personlig håndbok være en svært effektiv måte å kommunisere med dine ansatte på.
La oss nå se på noen virkelige håndbøker fra ekte selskaper. Først, ta en titt på Rock Spring Farms arbeidshandbok, gitt på grunn av praktiske Farmers of Iowa. Det er en enkel håndbok for småbedrifter som forklarer litt om selskapet og går gjennom mange av de seksjonene vi nettopp har diskutert. Det er bare 12 sider langt og ganske lesbart, og det er også noen fine personlige detaljer - se siden "Team Secrets" på slutten.
Noen selskaper velger også å ta ting litt lenger. Denne artikkelen fra Nasdaq viser noen kule eksempler for å ta som inspirasjon.
For eksempel har video-spillutvikler Valve Corporation's håndbok den beste underteksten noensinne:
"Et fryktløst eventyr i å vite hva du skal gjøre når ingen er der og forteller deg hva du skal gjøre"
Det går så videre, i en fantastisk konversertone, for å gå gjennom hva det er som å jobbe på Valve. Det er noen retningslinjer og prosedyrer her, men det føles virkelig ikke som om du leser et policy dokument. Det føles som om du får en vennlig introduksjon til et sted som ville være morsomt å jobbe på.
Valve Corporation ansatt håndbok.Finansiell nettside The Motley Fool, derimot, går for en interaktiv, nettbasert "Fool's Rules", en slags lysbildefremvisning der du kan se videoer, klikk for mer informasjon på enkelte områder, og så videre. Igjen, det dekker noe av samme grunnlag som en tradisjonell håndbok, men på en mer kreativ måte, med stor vekt på verdier i bedriften.
Motley Fool online ansatt håndbok.I denne opplæringen har du lært alt om håndbøker for små bedrifter. Du har sett hva de er og fordelene med å ha dem. Du har lært om noen vanlige typer opplysninger som bedrifter inkluderer i sine arbeidstakerhåndbøker. Og du har sett noen gode eksempler på virkelige håndbøker for arbeidstakerne, samt noen maler du kan bruke til å hjelpe deg med å lage din egen.
Du er nå i god form for å begynne å skrive en ansatthåndbok for din egen virksomhet. Hvis du fant denne veiledningen nyttig, bør du også sjekke ut noen av de andre fra denne serien, der vi dekker småbedrifts HR-funksjoner i dybden. I den siste opplæringen så vi på lønn og fordeler, og i det neste tar vi opp trening og utvikling.
Registrer deg på vår Tuts + Business nyhetsbrev bruker skjemaet i sidefeltet, og du vil høre om fremtidige avdrag i denne serien, samt flere nye virksomhetsartikler hver uke.
Accentsconagua