Share
Så du har funnet en klient, fullført noe arbeid, og nå er det på tide å bli betalt. Flott! Det er den beste delen.
Fakturering kan imidlertid være en skremmende prosess for første gang. Du kan ha en rekke spørsmål du trenger besvart, for eksempel: Hvordan ser en profesjonell faktura ut? Hvordan kan du opprette en? Hvilken informasjon skal du inkludere?
Så i denne opplæringen begynner jeg fra begynnelsen og tar deg gjennom de grunnleggende trinnene for å skape en profesjonell faktura. Til å begynne med skal jeg definere en faktura, og så går jeg gjennom nøkkelbrikkene med informasjon du alltid bør huske å inkludere. Jeg skal avslutte med å snakke om hvordan fakturaen din skal se ut, og introdusere deg til noen nyttige maler og programmer du kan bruke.
Før vi starter opplæringen, hvis du leter etter en faktura mal som inneholder alle komponentene i en profesjonell faktura, kan du bla gjennom vår samling av faktura maler for å finne akkurat den rette for dine forretningsbehov.
La oss nå komme i gang med første del: Hva er fakturaen egentlig?
For å forstå hva en faktura er og hvilken hensikt den tjener, la oss se på et eksempel fra hverdagen.
La oss si at du går til middag på din lokale pizzeria. Du spiser til ditt hjerte innhold, og i slutten av måltidet bringer servitøren deg regningen (eller hvis du er i USA, får du sjekk-det er det samme!).
Regningen / sjekken lister alt restauranten ga deg, prisen på hvert element, og totalt hva du skylder. Når servitøren gir deg regningen, er det en høflig måte å si: "Du har kjøpt alle disse tingene fra oss. Nå er det på tide for deg å betale for dem. "
En faktura er akkurat det samme. Du har gjort noe arbeid for en klient, og nå må du bli betalt. Så du lister alt du har gjort, detaljere prisene, og gi det totale beløpet som kunden skylder deg.
Fordi du sannsynligvis ikke sender fakturaen direkte til en kunde og forventer kontanter i hånden, må en faktura også inkludere annen informasjon, for eksempel hvordan du betaler, hvor du skal sende den, når du skal sende den osv. Vi er ' Jeg går gjennom alt det i neste avsnitt. Men som en grunnleggende definisjon er det nyttig å tenke på en faktura som en regning for tjenester du har gitt.
Ren, profesjonell faktura mal fra GraphicRiver.Hovedformålet med en faktura er da å be om penger, men det tjener også andre formål.
For en ting fungerer det som en oversikt over transaksjonen for begge parter. Som jeg nevnte i min guide til grunnleggende bokføring, vil du ønske å henge på fakturaer som bevis på arbeidet du gjorde, og beløpet du belastet for det - både i skattemessig form og i tilfelle klienten senere kommer tilbake med spørsmål eller forespørsler for nytt arbeid. Betalingsbeviset er også viktig, men det er fakturaen som bryter ned detaljene om hva som ble gjort og hvor mye det koster. Klienten din vil motta en faktura av tilsvarende grunner.
En faktura er også viktig for å definere betalingsbetingelsene: Når du forventer betaling, hva skjer hvis betalingen er forsinket, og så videre. Det er mange forskjellige måter å be om betaling på, og jeg vil dybere mer dypt inn i de i neste opplæringsveiledning. Men uansett betalingsbetingelser du velger, er fakturaen viktig når du definerer dem tydelig fra begynnelsen (viktigst på forfall), og unngår unødig forsinkelse og forvirring..
Og til slutt tjener en rask, godt formatert faktura det formål å imponere kunden din. Det viser at du er organisert, effektiv og profesjonell. Det gjør det mer sannsynlig at du får betalt raskt, og det gode inntrykket du lager, kan til og med hjelpe deg med å få flere gjenta virksomheter fra den klienten i fremtiden.
Hvis du vil bli betalt raskt, er det avgjørende at fakturaen din inneholder all riktig informasjon. Hvis det ikke gjør det, må klienten spørre det, og det kan føre til forsinkelser som koster deg penger. En undersøkelse fant at 25% av små og mellomstore bedrifter hadde minst $ 5000 i måneden forsinket på grunn av faktureringsfeil.
Så i denne delen vil jeg liste alle nøkkelinformasjonene som en profesjonell faktura skal inneholde. Avhengig av bransjen du jobber med og hvilken type arbeid du gjør, kan det være noen spesielle ting du trenger eller vil legge til, og det er greit. Dette er en sjekkliste over grunnleggende elementer som alle fakturaer bør inkludere, og du kan alltid legge til ekstra ting basert på dine spesielle behov.
Ikke vær bekymret for nå om hvor hvert element skal gå - det blir klart når vi snakker om formatering i neste avsnitt.
Eventuell faktura bør inneholde virksomhetens navn, adresse, telefonnummer, e-post, nettside og logo. (Og hvis du er en del av et større selskap, gi spesifikk kontaktinformasjon til personen i selskapet som kunden skal kontakte med eventuelle spørsmål.)
Ikke glem å nevne klienten din! Det kan virke åpenbart siden du sender det til dem, men husk at dette også er en formell oversikt over transaksjonen, og kundens navn og adresse skal vises på den.
Opprett et referansenummer, slik at riktig faktura lett kan identifiseres ved spørsmål. Det spiller ingen rolle hva dette nummeret er - ofte baserer jeg min på datoen, f.eks. 08122015 (8. desember 2015). Du kan også enkelt nummerere fakturaene dine i rekkefølge, fra et tilfeldig nummer (eller fra 0001 hvis du ikke har noe imot å vise mangel på erfaring!).
Uansett hvilket nummereringssystem du bruker, må du bare sørge for at hver faktura du oppretter har et annet tall - hvis du lager to med identiske tall ved et uhell, kan det føre til en verden av forvirring.
Dette er en viktig basislinje - det etableres når du sendte fakturaen, og eventuelle betalingsbetingelser (for eksempel betaling innen 30 dager) starter fra denne datoen. (Merk: Du kan også inkludere et sted på fakturaen datoen da du faktisk gjorde jobben, men sørg for at faktura-datoen er mer fremtredende, fordi det er viktigere for prosessen med å bli betalt.)
Hvor raskt forventer du å bli betalt? Innen 30 dager er ganske vanlig, selv om det kan variere mye avhengig av type arbeid, dine behov og kundens forventninger. Jeg snakker mer om dette i neste opplæring, men for nå er det viktig å legge inn en forfallsdato på fakturaen din.
Dette er den viktige delen - hvor mye penger kunden skylder. Det skal være fremtredende på fakturaen. Du må også gi en oversikt over kostnadene, som vi ser neste.
Business faktura mal, tilgjengelig for kjøp fra GraphicRiver.Enhver faktura må inneholde grunnleggende detaljer om arbeidet du oppgav og hvor mye du lader for hver komponent.
Hvor mye detaljer å ta med, avhenger av hvor komplisert prosjektet var og hvordan betalingen var strukturert. Hvis det var et enkelt prosjekt med en enkelt, engangsbetaling ved ferdigstillelse, kunne det bare være en enkelt linje, for eksempel:
Visittkortdesign for XYC Corp: $ 500
Men hvis du har fullført flere prosjekter, eller et enkelt prosjekt med mange separate komponenter eller milepæler, bør du liste hver enkelt separat og vise prisen på hver enkelt. For eksempel:
Og hvis du lader etter timen, må du gi full detaljer om timene du jobbet, timeprisen din, og vis beregningen av totalen, for eksempel:
Visittkortdesign, 10 timer @ $ 50 / time: $ 500
Til syvende og sist er hensikten å sikre at kunden din forstår nøyaktig hvordan du kommer til det totale beløpet du har, og har ingen spørsmål.
Det er som i pizzeriaen: du vil ikke få en regning som sier bare: "$ 50". Du vil se hvor mye hver pizza og et glass vin koster, slik at du kan legge alt sammen og føle deg komfortabel at du betaler riktig beløp. På den annen side vil du ikke ha eller trenger en regning som bryter ned alt: "Gjør deigen, 50 cent. Legge til oliven, 75 cent ... "Bare inkludere hva kunden trenger å vite for å føle at kostnadene dine er rettferdige og nøyaktige.
Skatteinformasjon varierer mye for ulike deler av virksomheten og i forskjellige deler av verden, så jeg kan ikke dekke detaljer her, men hvis du trenger å belaste merverdiavgift eller annen form for skatt, bør du definitivt inkludere det på fakturaen din (du må kanskje også inkludere et skatte-ID nummer).
Og hvis du sender fysiske produkter, ikke glem å ta betalt for levering som en separat linje.
Hvordan skal kunden betale deg? Det er viktig å spesifisere dette, og å inkludere all informasjon kunden trenger. For eksempel skriver jeg normalt, "Vennligst betal med PayPal" og ta med min PayPal-ID på fakturaen. Du kan også tilby flere alternativer - det er mange andre betalingsprosessorer der ute, og bankoverføringer eller andre elektroniske overføringer er også et alternativ.
Bare vær sikker på å tilby minst ett alternativ som er mye brukt: med mindre du har et veldig sterkt forhold til en klient og gjør mange forretninger sammen, er det urealistisk å forvente at de skal registrere seg for en kjente betalingsprosessor bare for å spare deg for en få dollar i avgifter.
Dette siste elementet er ikke et must, men det er ofte en god ide å legge til flere vilkår og betingelser på fakturaen din, som en måte å oppmuntre til tidlig betaling. For eksempel kan du tilby rabatt for folk som betaler de første 10 dagene, eller du kan pålegge renter eller straffer på sen betaling.
Så nå for formatering. Hva skal fakturaen se ut?
For å forstå, la oss gå tilbake til vårt pizzeria eksempel. Hva ser regningen i en pizzeria ut?
I sannhet har du sannsynligvis sett alle slags. Hvis det er en grunnleggende slags pizzeria, kan det være bare en liste som er skrudd ned på servitørens notisblokk i ulastelig skravering, med summen på bunnen sirklet i penn. Hvis det er et vakrere sted, kommer det vanligvis pent inn eller trykt, med restaurantens navn, logo og kontaktinformasjon på toppen og en vennlig "takk" melding nederst.
Jeg er sikker på at du vil at virksomheten din skal bli sett på som stilig, ikke grunnleggende, så vi vil ignorere den krypte notisblokken ideen. Men akkurat som det ikke finnes et enkelt format for pizzeriaregninger, er det heller ikke noe foreskrevet format for forretningsfakturaer. Det er noen vanlige layouter, men det er stor variasjon i stiler. De viktige poengene er:
Vanligvis vises navn og kontaktinformasjon vanligvis høyst oppe, med kundens navn og adresse under, faktura nummer og dato i nærheten. Deretter tar detaljene i arbeidet opp det meste av siden, med totalmengden nederst, sammen med de andre detaljene som skatt, levering, betalingsalternativer, forfallsdato og andre vilkår.
Men ingen av dette er satt i stein. Så lenge du tar med all viktig informasjon tydelig, kan du bruke et profesjonelt utseende fakturaformat du liker.
Faktura design mal, tilgjengelig på GraphicRiver.Du kan komme i gang ved å bla gjennom en samling profesjonelle faktura maler for å se hva som er tilgjengelig. Du kan finjustere søket med merker som ren, moderne, bedriftskultur eller kreativ, og se hvordan designene varierer.
Et annet alternativ er å opprette fakturaen din med en fakturaprogram som Harvest eller regnskapsprogramvare som QuickBooks eller FreshBooks. Disse appene og programvarepakker vil vanligvis ha noen gode formater innebygd.
I denne opplæringen har du sett hva en faktura er, de viktigste elementene som skal inkluderes, og hvilken faktura som skal se ut. Du har sett en samling av maler som du kan bruke til å lage formatet du vil ha for bedriften din, avhengig av merkevaren.
Opprett fakturaen er imidlertid bare en del av prosessen. Hvis du vil vite hvordan du skal håndtere ting som å følge opp på ubetalte fakturaer og håndtere sen betaling, se min guide for å få betalt i tide. Og i en fremtidig opplæring vil jeg gå nærmere inn på betalingsbetingelsene du kan bruke for å oppmuntre til rask betaling.
Grafisk Kreditt: Fakturaikon designet av Alex Auda Samora fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua