Share
Når prosjektet er over, er det egentlig ikke det.
Du kan puste et sukk av lettelse, men det er fortsatt mye å gjøre. Vi hører mye om hvordan du skal lande kunder, estimere og administrere prosjekter, men oppfølgingen ser ut til å bli glemt, og det er dette dette handler om..
I løpet av de neste flere innleggene vil jeg ta opp å bli organisert for oppfølging, oppfølgingsmøte, fakturering, og noen teknikker for å samle henvisninger og vitnemål. Dette gir deg noen ideer, slik at du ikke finner deg selv å trekke håret ut.
Prosjektoppfølging begynner med prosjektets start. Forhåpentligvis har du en slags jobbnummer system på plass. For eksempel er jobbnummerene mine opprettet slik at jeg vet datoen prosjektet ble startet, hvor det falt i måneds liste og klienten.
Et typisk prosjektnummer for arbeidet mitt ville være 1110-12 AB. De to første tallene er året. Neste kommer måneden. Etter det er roster nummeret etterfulgt av klienten. Så 1110-12 AB forteller meg at jobben ble startet i oktober 2011 og det var det tolvte prosjektet den måneden. Pluss jeg vet at det var gjort for Acme Bells & Whistles.
Med et system, er alt du trenger å gjøre, brann opp prosjektlisten, regnearket, finne jobbnummeret og trekk mappen ut av arkivskapet. Alt er der.
Når et prosjekt kommer inn og er bekreftet, blir det lagt til i prosjektlisten, som er et enkelt regneark. Deretter opprettes en fysisk jobbmappe med en skikkelig trykt etikett. Den har jobbnummer, klient og prosjekt tittel emblazoned på den.
Jeg bruker lommebøker fra den lokale kontorsleveransen, men ikke bare noen lommemapper. De jeg bruker, har en mengde info trykt på dem - prosjekt tittel, beskrivelse, oppgaveoppføring med et sted for datoer, et område for kundekontakter, telefonnumre, e-postadresser, notater og hvilke dokumenter som er vedlagt. Jo, de er litt dyrere, men vel verdt det. De redder meg potensielle hodepine nedover veien.
I prosjektmappen går alle papirbitene relatert til jobben. Disse inkluderer estimeringsskjema, forslag eller estimat, kontrakt, godkjenningsskjema, tidslogger, fakturaer, kvitteringer og slikt. Jeg har en filstativ for aktive prosjekter. Avsluttede prosjekter er poppet inn i det gode ole arkivskapet, kronologisk.
Hvorfor trenger du et system? Her skjer det som ofte skjer. Et par år går forbi og klienten gir deg en samtale. De har enten et spørsmål om deres konsert, trenger noen form for endring eller et lignende prosjekt. Uten et system på plass kan du gå litt borte av gal, forsøke å utvikle deg selv og finne ut hva du gjorde.
Med et system, er alt du trenger å gjøre, brann opp prosjektlisten, regnearket, finne jobbnummeret og trekk mappen ut av arkivskapet. Alt er der. Selvfølgelig min Avdeling for redundansavdeling krever at en digital mappe også beholdes og sikkerhetskopieres.
En annen grunn til å ha et system er at du over tid vil ha forespørsler om lignende prosjekter. Et godt vedlikeholdt system gir deg muligheten til å slå opp tidligere prosjekter med lignende spesifikasjoner. Du kan enkelt se hvor mye tid som var involvert, hva du fakturerte og eventuelle andre detaljer. Dette gir deg muligheten til å ta handling basert på fakta og ikke trekke tall ut av luften.
Jeg har gjort dette lenge, så jeg har mye data for å tappe inn for en rekke prosjekttyper. Mine anslag er rimelig spot på. Din vil også bli.
Med ditt prosjektnummer system på plass, er det på tide å komme deg ut og finne noe arbeid for å fylle alle disse mappene med kontrakter, innkjøpsordre og annen prosjektinformasjon. Når prosjektet er fullført og klienten din gjør den gode dansen, er det på tide å starte oppfølgingen. Dette begynner med et oppfølgingsmøte, enten offline for lokale kunder eller online for eksterne klienter.
Håndtering av oppfølgingsmøtet er gjenstand for neste avdrag i denne serien.
Accentsconagua