Share
Det skjer til slutt - du har lansert din nye bedrift eller frilans-venture og endelig landet din første klient! Prosjektet er i, ideene høres bra ut, og ting går svømmende - men hva med å få betalt? Enten du har inngått en fast pris eller en timepris, må du formelt be om betaling for arbeidet ditt når prosjektet er fullført, med en faktura. Og mens tanken på å skape fakturaer kan virke skremmende for førstegangsreisende, er det faktisk ganske enkelt, og du trenger bare en grunnleggende skrivebords- eller nettbasert tekstbehandling for å komme i gang.
På samme måte som du forventer en regning etter at du har kjøpt en vare i en butikk, forventer en kunde en faktura som beskriver tjenestene som er gjort etter at du har jobbet med deg. Dette dokumentet gjør det ikke bare mulig for kundene å betale deg, men hjelper deg også med å holde kontoene dine i orden. Dessuten, når du har opprettet din første faktura, kan du ganske enkelt gjenbruke basisdokumentet som en mal for alle fremtidige prosjekter.
I denne opplæringen vil jeg vise deg hva en faktura trenger, og hvordan du oppretter profesjonelle tilpassede fakturaer som vil imponere kunder og få betalinger raskt, bare ved hjelp av bare Word eller en annen tekstbehandler du allerede har.
En faktura beskriver tjenester som tilbys eller produkter levert av en part til en annen, og angir betalingen til leverandøren. Uten det kan noen penger som utveksler hender mellom leverandøren og klienten ikke regnskapsføres - og det er viktig å regnskapsføre at det er viktig når du må bestemme hvor mye penger virksomheten din bringer inn, og hvor mye du blir beskattet. Dessuten kan kundene dine ha regnskapsgrupper som du kanskje ikke direkte samhandler med, og de trenger å vite hva de skal betale for, de skylder, og hvor mye.
Med en faktura er all denne informasjonen lett tilgjengelig, noe som gjør transaksjoner raskere og enklere. De er en av de små nødvendighetene til næringslivet.
La oss se på en prospektfaktura - presentert av en fotograferingstjeneste til et klærfirma for produktbilder - og forstå all informasjonen den inneholder:
Et eksempelfaktura.1) Din firmaidentitet
Dette gjør det enkelt å identifisere fakturaen din og lar deg presentere deg profesjonelt når du ber om betaling.
2) Firmaets adresse og kontaktinformasjon
Dette lar kunden din vite hvor du skal sende sjekker og korrespondanse, og hvor du skal henvende deg til spørsmål og tilbakemelding.
3) Faktura tittel, referansenummer og faktura dato
Fakturatittelen angir hvilket prosjekt kunden faktureres for, og gjør det enkelt å skille mellom andre fakturaer mottatt fra firmaet ditt. Referansenummeret gjør fakturaen lett å finne senere i både kundens og leverandørens databaser. Datoen for utstedelse av fakturaen er spesielt viktig, da den bidrar til å bestemme når betalingen forventes å bli foretatt.
4) Kundefirma navn og adresse
Dette gjør at klienten vet hvilken filial eller kontor fakturaen er adressert til.
5) Betalingsfrist
Denne datoen er basert på avtalen mellom leverandøren og klienten, og lar regnskapsførere vite hvor snart betalingen skal planlegges. Betalinger blir vanligvis forespurt ved mottak av fakturaen, innen en uke eller innen en måned, og dette feltet kan gjenspeile det.
6) Notater
Du kan bruke dette feltet til å kort beskrive prosjektet, nevne noen kontaktpersoner hos klientfirmaet, eller ta med eventuelle vilkår knyttet til prosjektet. I dette eksemplet faktura for et fotografering, nevner notatene at de digitale fotofilene skal leveres online i forskjellige formater som er egnet for utskrift og bruk av Internett.
7) Linjeposter
Her kan du presentere en detaljert oversikt over hva du fakturerer kunden din for, og inkludere detaljer som mengden leverbare produkter, prosjektutgifter påløpt, fakturerbare timer eller milepælsbetalinger for prosjekter med lengre tidslinjer. Det er viktig at disse elementene er beskrivende og lagt ut slik at de er enkle å lese (spesielt totalbeløpet), slik at kundene dine har minimal problemer med å behandle betalingen din.
8) Anmerkninger
Dette inkluderer detaljer om hvordan du vil motta betalinger, samt informasjon som ditt skatteregistreringsnummer. I enkelte jurisdiksjoner må du ha nummeret rett ved siden av skattebeløpet, så sørg for å sjekke med ditt lokale byrå før du designer fakturaen din.
9) Takk notat
Bare fordi du driver forretning betyr ikke at du må være klinisk. Takk kundene dine for deres virksomhet - det tar bare en setning i fakturafoten!
Enkelt, ikke sant? Du kan sette sammen denne fakturaen fra nå av på bare fem minutter, eller farten opp ting ved hjelp av en mal.
I stedet for å lage en komplett faktura hver gang, er det langt bedre å bygge en mal som du kan bruke på ny, bare ved å endre klientnavn og fylle ut linjeposter. La oss begynne med å opprette et nytt dokument, og legg til de nødvendige elementene som er vist i vår eksemplarfaktura, fra toppen:
En eksempelfaktura i Word.Pass på å bruke konsekvent typografi og gratis, profesjonelle farger i fakturaen din, så det ser ut som et kontinuerlig dokument og ikke et tilfeldig arrangement av forskjellige elementer.
Det er det! Lagre dette dokumentet som faktura mal, og lag kopier av det for å lage nye fakturaer hver gang, endre de nødvendige detaljene (kundens firmanavn, faktura tittel, faktura dato, faktura referansenummer og betalingsfrist) for de nye prosjektene. Når den nye fakturaen er ferdig, lagre den som en skrivebeskyttet PDF ved å velge Fil > Lagre som og velg PDF i filtypen (Microsoft Word) eller Fil > Last ned som > PDF (Google Dokumenter). Alt som er igjen er å feste det til en høflig e-post til kunden din.
Hvis du vil spare deg litt tid, kan du gå videre og bruke våre gratis, enkle å tilpasse faktura maler for Microsoft Word eller Google Dokumenter, tilgjengelig i vedlegg boksen øverst til høyre, bare endre de nødvendige detaljene og du er god til å gå!
Nå som du har lært å lage en faktura, kan du like enkelt lage et estimat, siden det bruker samme layout. Den eneste forskjellen er at et estimat inkluderer ordet "Estimate" i tittelen og kan ha flere forhold i Notes-avsnittet, og forklarer at kostnadene som følger med er veiledende og ikke endelige.
Selv om det er enkelt nok til å opprette en faktura ved hjelp av vår guide eller våre maler, kan du også velge å bruke en webapp for oppgaven. Og fakturabel er et godt valg som er enkelt å bruke og inkluderer en flott blanding av funksjoner. Registrer deg, legg til bedriftens detaljer og logo, legg til klientdetaljer og begynn å lage fakturaer bare ved å fylle ut noen felt som allerede er lagt ut for deg. Appen lar deg også lage estimater, konvertere estimater til fakturaer med ett enkelt klikk, spore bedriftens inntekt med enkle diagrammer, og opprettholde en database med klientkontakter, laste ned PDF-filer av fakturaene dine og til og med sende dem rett fra appen til din klienter.
Inkludering av fakturering i arbeidsflyten din hjelper kundene dine til å betale deg på tide, holde kontoene dine ryddige og ryddige, og hold kontoen din, og gir en profesjonell måte å lukke sløyfen når du fullfører et prosjekt - og det er også enkelt å dø, enten du velger å bruke en app eller dine egne tilpassede maler. I stedet for å måtte bekymre deg for å finne den perfekte faktureringsappen, kan du bare bruke en tilpasset mal gjennom trinnene i denne opplæringen, ved hjelp av tekstbehandlingsprogrammet du allerede bruker.
.
Accentsconagua