Share
"Vi går papirløst!" synes å være utsagnet av vår tid. Banker og telefonselskaper minner oss om det, samtidig som vi legger til en ekstra avgift for papirerklæringer samtidig. Bedrifter legger inn interne notater om å gå papirløs, og du har sannsynligvis bestemt deg for å gjøre det selv når du ser på prisene på filskapene til hjemmekontoret din.
Å gå papirløs høres ut som en god ide på papir - ingen ordspill er ment. Men hva gjør det egentlig innebære? Hvilke aspekter av livet ditt kan du ta papirløs, og hvilke verktøy trenger du å gjøre det? Og hvilke fordeler vil du se?
I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du kan gå papirløs, for ekte, og forenkle livet ditt i prosessen. Her er måtene du kan begynne å redusere mengden papir du bruker, og sørg for at du enkelt kan finne dokumentene du trenger samtidig.
Fikk for mye papir? Slik slutter du å kaste bort trær.Å gå papirløs lyder skremmende. Det er en feiende uttalelse som banerer papir fra livet ditt for alltid. Unntatt, du trenger ikke å slutte å bruke papir helt for å begynne å gå papirløs. Du kan få mesteparten av fordelene med å gå papirløs mens du fortsatt holder papirkopiene av dokumentene du finner mest viktige.
Så hva går papirløs? Generelt bruker den bare digitale dokumenter i stedet for papirdokumenter. Det kan bety at du skanner hvert eneste papir du har, men det kan ganske enkelt bety noen enklere trinn - noe du sannsynligvis allerede gjør akkurat nå. Her er to enkle måter du kan "gå papirløs" i dag:
I dag tilbyr de fleste banker e-uttalelser-elektroniske versjoner av kontoutskrifter. Det som tidligere hadde tatt ark av papir, kan nå lastes ned og leses elektronisk, vanligvis i PDF-format.
Tidligere måtte du lagre papirerklæringene et sted, kanskje i et arkivskap eller en skuff. Etter noen måneder gå forbi, eller til og med et helt år, slår du opp med en stor bunke papir som må gå et sted. Og så er det de uunngåelige spørsmålene: Hvor lenge lagrer du dokumentene, og vil ikke alt det til slutt bare ende opp i søpla? Det føles bare unødvendig og sløsing.
I stedet for alt det, se på hvor enkelt du kan katalogisere og lagre digitale utsagn i PDF-form. Alt du trenger å gjøre er å laste ned e-setningen fra bankens nettside og arkiver den i en mappe på harddisken din - eller få den automatisk levert til din e-postboks. Enkel, enkel og effektiv.
Bare ordne e-setningene dine på datamaskinen din, og aldri bekymre deg igjen.Takket være å gå papirløs har vi en mye mer bærekraftig metode for å håndtere informasjon som dette langsiktige. Din e-setninger kan "hoper opp" som det var i flere tiår på harddisken, og de vil føre til at du ikke har noe problem eller frustrasjon. Å, og ikke glem at e-setninger er egentlig Lett å søke gjennom, også. Du kan utnytte datamaskinens innebygde søkefunksjonalitet, slik at du raskt kan målrette individuelle setninger. Jeg vil satse på at det er enklere enn å søke gjennom filskapet ditt.
Mens e-utsagn alene er en fantastisk besparelse, kombinere dem med online regning betalinger og du begynner virkelig å gå papirløs. I stedet for å motta en legion av papirregninger i posten hver måned, kommer elektroniske regningsopplysninger i din e-postboks og betales vanligvis direkte fra bankens nettside. Når du registrerer deg for betaling med online regning, kan du eliminere en annen stabel med papir fra livet ditt.
Sammen med elektroniske regninger har du sannsynligvis bare fjernet sjekker - en annen bruk av papir - fra din månedlige rutine? I stedet for å skrive ut en sjekk for hver regning, kan du bare betale regningene dine online etter at du har mottatt en e-postoppgave, og to stykker papir og de tilhørende konvoluttene behøves ikke lenger. Neste gang du trenger noen til å betale deg, kanskje i et garasjesalg eller i småbedrifter, kan du beholde dem fra å bruke papir ved å akseptere kredittkortbetalinger med Square og til og med e-poste dem kvittering i stedet for å skrive ut det.
Det er ikke bare i banken at papirløse fremskritt allerede er gjort. Se på populariteten til ebøker. Amazonas brede utvalg av Kindle-enheter, Barnes og Noble's Nook, og til og med Apples iPad med sitt brede utvalg av ereading-programmer, har alle vært suksesser i å ta e-bøker i vanlige. I de fleste tilfeller er ebøker mer praktiske og rimelige enn deres papirkomponenter. Du kan bære rundt hver bok på New York Times Best Seller's List uten å bryte ryggen din, og kan søke gjennom bøkene for å finne den passasjen du ønsket å sitere - begge fordelene ved å spare plass og søketid som du finner som den viktigste fordelen av å gå papirløs på noen måte.
Lesing er et område hvor du kanskje allerede har gått papirløs utilsiktet. Har du fortsatt en avis levert til inngangsdøren din hver morgen, eller leser du nyheten på nettet? Har du fortsatt magasiner i posten, eller abonnerer du på dem gjennom programmer du leser på en nettbrett? Eller har blogger, Twitter, Pintrest og annen elektronisk ekvivalent tatt plass til magasiner i livet ditt? Hva med tegneserier? Hvis du er en hardcore fanboy, kan du fortsatt ha papirkjertene for å holde den samlingen din uberørt. Men nå kan både mainstream og indie tegneserier leses digitalt. Alt vi pleide å lese på papir, er nå lettere å lese på en skjerm.
Overgangen til en papirløs verden skjer uten at vi selv prøver, synes det.
Å gå papirløs trenger ikke å være skummelt. Men som ordet sier, "kunnskap er makt". Så for å gi deg muligheten til å gå papirløs, er det de vilkårene du finner mest nevnt når du går papirløs, og hva de betyr for deg:
Rett utenfor flaggermuset må vi diskutere PDF-filer. De kommer til å komme opp igjen og igjen. Mange verktøy som er utformet for å hjelpe til i en papirløs livsstil, snakker om styring og manipulering av PDF-filer. Så, hva er de?
PDF står for Bærbart dokumentformat. PDF, som et filformat, ble designet for å brukes uavhengig av hvilken som helst maskinvare, programvare eller til og med operativsystem. Det er selvstendig. Alt som trengs for å vise innholdet i PDF-filen, er innebygd i det, inkludert teksten, skrifter og grafikk. Sluttresultatet er det nærmeste du får til en digital representasjon av et tidligere papirdokument. For dokumenter der sidelayout er spesielt viktig, er PDF den beste måten å gå på.
PDF-filer er en åpen standard, og de støttes av mange apper du allerede bruker, fra Microsoft Office og Apples iWork-apper til standardprogrammet til skanneren din. Adobe Acrobat er den mest kjente appen for å lage og lese PDF-filer, men det er langt fra den eneste appen som leser PDF-filer. Generelt bør nesten alle databehandlingsenheter kunne vise en PDF, og PDF-filer vil alltid se nøyaktig ut, uansett hvor du ser dem. Det gjør PDF nøyaktig hva det var ment å være: et virkelig bærbart dokumentformat.
Dette er en annen ting som høres komplisert og dyrt, men i virkeligheten er det ikke i det hele tatt. I sin enkleste form er et digitalt arkiv noe du allerede har: et system som lar deg lagre digitale filer i digitale mapper. Hvert moderne operativsystem har dette innebygde, det kalles ofte et filsystem. Du har sikkert brukt det uten å tenke på det i denne sammenhengen før.
Husk, våre digitale verktøy i dag er modellert etter deres analoge kolleger i går. Du kan bruke datamaskinens filsystem på samme måte som du bruker dine fysiske filskap: å lagre digitale filer i digitale mapper. Dette er hvor PDF-filer virkelig kommer til nytte. Selvfølgelig er du ikke begrenset til å bare lagre PDF-filer i disse digitale mappene. Det er en datamaskin som utnytter det. Du kan lagre bildefiler, lydfiler, til og med videofiler i samme mapper som dine PDF-dokumenter. Vanskelig å gjøre det med et arkivskap, er det ikke?
Hvis tanken på å kompilere ditt eget digitale arkiv fortsatt er skremmende, ta en titt på noen av de andre artiklene her på Computertuts +. De hjelper deg med å forstå hvordan du håndterer filer på en Mac, og hvordan du får mest mulig ut av å bruke Finder.
Som "PDF" er OCR et akronym bandied om det papirløse riket. Du vil se det på funksjonslister, du vil finne det oppmuntret i opplæringsprogrammer som denne. Men hva er det? OCR står for Optisk karaktergjenkjennelse. Det er en type programvare som lar datamaskinen "lese" skrive ut dokumenter og konvertere dem til datatekst. I stedet for statiske piksler som skannes i dokumenter, kan det bli søkbar, redigerbar datatekst. Dette utvider virkelig verktøyet og fleksibiliteten til det papirløse systemet. Det betyr at alle viktige papirdokumenter du allerede har, kan ha en digital fremtid.
Hvis du vil lære mer om OCR-programvare og få det til å fungere for deg, kan du se på de beste appene til OCR-dokumenter, og veiledningen om bruk av den nye Doxie-skanneren og dens app for dine OCR-behov.
Disse begrepene blir ofte betraktet som viktige fordeler ved utskifting av papirløsninger med digitale, men hver av disse funksjonene kan være litt forvirrende uten en ordentlig introduksjon. "Samarbeid", "deling", selv "synkronisering" betyr alle liknende ting. De fremhever fleksibiliteten som digitale filer har over sine papirteller.
Når noe er samarbeids det betyr at flere enn én person kan redigere det, ofte samtidig. En funksjon som dette er spesielt nyttig i kontormiljøer der flere enn én ansatt må redigere det samme dokumentet eller settet med dokumenter. Deling er liknende, men inkluderer vanligvis ikke sanntidsredigeringsfunksjonene som samarbeidsprogramvaren har. Når du kan dele et dokument, gir det bare dokumentportabiliteten, og programvare som inkluderer delingsfunksjoner bidrar til å gjøre det lettere å flytte bevegelige dokumenter og filer. Når noe inkluderer synkronisering selv om det betyr at dokumentportabiliteten skjer automatisk. Filer og dokumenter kopieres automatisk til en annen destinasjon. Det målet kan være et annet sted på din egen datamaskin, eller det kan være helt på en annen datamaskin. Det kan til og med være på en server et sted som er tilgjengelig via Internett.
Som et eksempel, når du redigerer et dokument samtidig med noen andre i Google Dokumenter, er det samarbeids. Send dem filen slik at de kan se eller redigere den selv er deling. Og lagring av filen til en delt mappe i Dropbox er synkronisering siden filen vil bli lagret automatisk til alle enhetene du bruker.
Samarbeid, synkronisering og deling av dokumenter, sammen med å kunne søke gjennom dem og enkelt arkivere dem uten å måtte kjøpe et nytt arkivskap, er alle fordelene med å gå papirløst. Men det er egentlig bare toppen av isfjellet.
Det er også miljøfordelene ved ikke å kutte ned trær, men datamaskiner og e-avfall er ikke den beste motstykket til det. I det minste er det plassbesparelser på kontoret din, og kostnadsbesparelsene på at du ikke trenger å skrive ut alt, siden du allerede har en datamaskin. Da er det fordelene med å kunne sikkerhetskopiere alle dokumentene dine enkelt og automatisk, noe som aldri ville vært mulig med papirdokumenter med mindre du gjør fotokopier av hvert dokument du har.
Og kanskje den beste fordelen er at du skal gå papirløs, du trenger ikke å slutte å bruke papir 100%. Du kan begynne å bruke e-setninger, ebøker og skannede PDF-eksemplarer av dine eldre dokumenter, samtidig som du fortsatt holder de viktigste papirkopiene du ikke føler deg komfortabel med å gi opp. Når du er vant til å kunne enkelt finne et hvilket som helst papirdokument og søke gjennom det på datamaskinen din, finner du det raskt vil å slutte å holde alt på papir.
Jeg har gitt deg en forklaring på hva det betyr å "gå papirløs", gikk deg gjennom teknologiene som ble brukt til papirløs, viste deg enkle måter å komme i gang, og ga deg noen av fordelene med å gå papirløs. Nå er det opp til deg. Ta det første skrittet, og når du forbereder dine skatter i år og rydder ut forrige års dokumenter, prøv å begynne å ta noen av papirene dine papirløs. Ved dette tidspunktet neste år vil det være et fjernt minne å holde papirkopier av alt.
Så, for å få mer ut av din nyskapede papirløse livsstil, sjekk ut våre andre Tuts + opplæringsprogrammer som hjelper deg med å gå papirløs:
ressurser
Grafisk Kreditt: Papirløst ikon designet av Baruch Moskovits fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua